Integrante do grupo de técnicas e metodologias de organização na gestão do trabalho, o diagrama de afinidades é um elemento quase indispensável quando pensamos em reuniões que envolvem a troca de informações e ideias como o brainstorming e o kick off dos projetos.
Conhecida por outras nomenclaturas como método KJ e método LP (Language Processing), a ferramenta visa categorizar conhecimentos, percepções e insights pelo grau de afinidade entre elas, formando assim um conjunto de propostas relacionadas.
A funcionalidade do diagrama de afinidades é vista principalmente em equipes de marketing, que lidam com a criatividade e inovação em suas campanhas e precisam de um fio condutor para alinhar os tópicos levantados nos momentos de planejamento.
O uso do método é recomendado para projetos de longa duração, que envolvem grupos multidisciplinares e precisam de um certo período para amadurecer.
Por isso, neste artigo vamos contextualizar as aplicações do diagrama de afinidades no contexto profissional, explicando quais são as etapas necessárias para a criação da ferramenta e como ela pode complementar técnicas já consolidadas no ambiente de trabalho.
- Como surgiu o diagrama de afinidades
- O propósito do diagrama de afinidades
- Quando adotar o diagrama de afinidades
- Como criar um diagrama de afinidades
- Organize sua criatividade com o Runrun.it
Como surgiu o diagrama de afinidades
A coletividade faz parte da essência do ser humano e isso pode ser facilmente visto no meio profissional, por exemplo quando realizamos trabalhos em equipe.
A verdade é que o modelo colaborativo funciona por meio da identificação de objetivos e propostas em comum, ou seja, afinidades. São elas que incentivam a cooperação, já que a intenção final é a mesma.
Já por essa amostra, conseguimos perceber que um diagrama de afinidades é um recurso bastante útil para criar sinergia em torno de um tema, auxiliando na composição de campanhas e planejamentos estratégicos.
Contudo, esse instrumento não surgiu nos ramos administrativos, nem do marketing: foi na antropologia, mais especificamente nas pesquisas de campo realizadas pelo japonês Jiro Kawakita (1920-2009).
Como etnógrafo, Kawakita precisava catalogar as informações coletadas em seu trabalho, de forma que seus estudos pudessem relatar com coerência o comportamento das comunidades visitadas e assim, conseguisse despertar o olhar social para as necessidades da população local.
Portanto, o diagrama de afinidades foi criado a partir de associações qualitativas dos depoimentos coletados. Ou seja: as entrevistas que coincidiam eram agrupadas dentro do mesmo espectro, facilitando a sintetização das ideias.
Com a posterior documentação do processo de organização feito por Kawakita, o diagrama de afinidades passou a atrair a atenção de profissionais de outras áreas, sobretudo as de inovação e marketing, que viram o potencial de utilizar a ferramenta na gestão de projetos.
O propósito do diagrama de afinidades
O diagrama de afinidades funciona como uma representação visual dos tópicos e opiniões levantados em uma reunião de negócios, em um brainstorming ou mesmo uma pesquisa com os clientes.
Portanto, assim como o mapa mental, o diagrama de afinidades simplifica a correlação de ideias, facilitando o alinhamento e estruturação de planos de ação e consequentemente, melhora o fluxo de trabalho.
Basicamente, o diagrama de afinidades possibilita que:
- Ideias, soluções, dados e informações sejam categorizados em projetos;
- Sejam identificados vínculos e conceitos em atividades mais complexas;
- Os registros qualitativos sejam estruturados e organizados;
- As equipes trabalhem em conjunto com objetivos comuns;
- A criatividade seja despertada intuitivamente.
Ou seja, a ferramenta ajuda na identificação de pontos de melhoria para futuros lançamentos, prioriza a estruturação das etapas sequentes e funciona como solução para driblar o bloqueio de criatividade.
Quando adotar o diagrama de afinidades
A princípio, no contexto corporativo, o diagrama de afinidades parece ser um recurso muito mais indicado para agências e departamentos de marketing, que precisam ordenar as sugestões propostas pela equipe com o briefing pedido pelo cliente.
Porém, a metodologia se aplica a outros cenários e setores de uma empresa, como as equipes de desenvolvimento do produto e de customer experience, pois o diagrama de afinidades funciona com um detector de dúvidas e problemas, favorecendo a criação de respostas e estratégias mais assertivas.
Associado aos princípios do design thinking, o uso do diagrama de afinidades funciona como uma forma de enxergar outro ponto de vista, seja dos parceiros, consumidores ou dos próprios membros da equipe envolvida na tarefa.
Sendo assim, a convergência de ideias acontece de forma intuitiva e lógica, desbloqueando as referências das equipes criativas mesmo no home office, que podem trabalhar com o diagrama de afinidades virtualmente.
Isso é possível uma vez que, como demais técnicas já consolidadas, o diagrama de afinidades tem versões digitais que podem ser usada como complemento às plataformas que centralizam a gestão do trabalho, como o Runrun.it
Junto ao software de gestão, a criatividade e a inteligência de dados ficam acessíveis em um só lugar, com todas as informações essenciais disponíveis aos envolvimentos, o que serve de estímulo para a aparição da disrupção criativa.
Criando um diagrama de afinidades
Para elaborar um diagrama de afinidades, é importante ter atenção a todas as fases, para que a ferramenta entregue o resultado esperado.
No entanto, é importante salientar que o uso do diagrama de afinidades não é recomendado para projetos de curta duração. Isso porque o método requer um período de tempo maior, o que geralmente não é viável em demandas frequentes, que possuem informações mais resumidas e maior nível de prioridade no cronograma de projetos.
>> Leitura recomendada: Priorização: dicas para você focar no que importa
A seguir, explicamos as principais etapas para você criar um diagrama de afinidades. Confira:
Identificação do tema
Seja uma campanha de lançamento, uma pesquisa de satisfação ou uma reunião de planejamento, é essencial que o tema do encontro seja nítido para todos os envolvidos.
Se o assunto ainda parece pouco compreensível, é preciso centralizar as ideias principais em torno desse propósito. Pense em quais são os objetivos e metas da ação e elabore perguntas para descobrir essas respostas.
Existem outras ferramentas que podem auxiliar nesse processo, como a Matriz 5W2H, que irá esclarecer as razões para a criação da demanda, como ela será realizada, quem são os responsáveis e qual é o prazo pretendido para a entrega.
Distribuição de responsabilidades
Como em outros planos realizados na gestão, é recomendável que exista uma liderança à frente para elaborar um diagrama de afinidades.
Essa responsabilidade geralmente é atribuída ao profissional idealizador do projeto ou que possui maior familiaridade com o tema.
Esclarecido esse ponto, a pessoa com esse papel irá fazer a gestão do trabalho de criação do diagrama de afinidades, desde delegar funções para os membros do grupo até a escolha dos elementos que irão compor a ferramenta.
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Estabeleça um formato para o diagrama de afinidades
O diagrama de afinidades é flexível para ser feito em diferentes modelos de trabalho, seja no presencial, jornada híbrida ou no home office.
Sendo assim, o diagrama de afinidades poderá ter sua representação física e digital. No escritório, o ideal é que seja escolhido um espaço para a composição do método, sendo as paredes e quadros os mais convencionais.
Ainda nesse ambiente de trabalho, a liderança terá de providenciar o material para que sua equipe trabalhe: post-its, canetas, cartões, fita adesiva e outros demais utensílios que devem tornar o diagrama mais visual.
Já no contexto online, existem plataformas próprias para a construção de fluxogramas interativos e cativantes em conjunto, como o Miro e o Lucidchart.
A partir da seleção de qual ferramenta digital será utilizada, será necessário estabelecer qual colaborador ficará encarregado de atualizar o diagrama de afinidades, bem como qual será o canal de comunicação oficial do projeto.
Para que as informações não sejam perdidas no caminho, vale utilizar o Runrun.it, que facilita o armazenamento de arquivos, materiais e ainda favorece o compartilhamento das referências com pessoas de fora da plataforma, por meio da funcionalidade do usuário convidado.
Brainstorming
O brainstorm é um reunião em que todos os participantes do projeto debatem e expõem suas principais contribuições e ideias para as atividades que serão tomadas.
Esse encontro é bastante interativo e estimula o processo criativo. Nesse momento, o tema precisa estar bem claro a todos para que as propostas não fujam do foco.
Essa troca de impressões será coletada e organizada no diagrama de afinidades, sendo que os insights serão distribuídos nas respectivas categorias.
Organização de ideias
Essa coleta e separação de descobertas e sugestões é um dos pontos chave do diagrama de afinidades. Para facilitar a organização, é válido selecionar formas e cores diferentes entre as divisões.
O método de classificação segue alguns preceitos, com a afinidade, a semelhança, a dependência, a proximidade e assim por diante.
A partir do momento em que o diagrama de afinidades vai ganhando forma, surgem as subdivisões e grupos, que são devidamente nomeados e sinalizados, para tornar as relações entre os assuntos nítidas e acessíveis a todos.
A aplicação do diagrama de afinidades
Finalizada a etapa de coleta de informações, é chegado o momento de analisar qualitativamente as opiniões, sugestões e dados inseridos no diagrama de afinidades.
De maneira lógica, a próxima fase se destina a estabelecer os paralelos entre os grupos e a sintetizar as ideias propostas, com clareza e objetividade.
A ligação visual por meio de linhas e setas sintetiza as relações percebidas no diagrama, de forma que uma rápida visualização no programa já basta para compreender as respostas para os desafios e definir quais recomendações podem ser aproveitadas em projetos relacionados.
Organize sua criatividade com o Runrun.it
Como você pode perceber, o diagrama de afinidades é um método prático e funcional que facilita a sua gestão do trabalho, assim como o Runrun.it
Completo e fácil de usar, o Runrun.it torna possui recursos automatizados que auxiliam na organização das tarefas, projetos e equipes.
Ideal para diferentes segmentos empresariais, o software de gestão agrega as funcionalidades em uma só tela, favorecendo o acompanhamento dos processos e o compartilhamento de informações.
Isso sem falar que você pode ver e organizar todas as suas atividades no kanban, um framework ágil e visual, onde os usuários não perdem seus projetos de vista e ainda prioriza os jobs de forma rápida e intuitiva.
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