Quais aplicações estão sendo mais usadas no mundo inovador das startups e empresas de tecnologia? Enviamos algumas perguntas para 15 executivos dos Estados Unidos e do Brasil para saber as ferramentas de gestão que estão tornando sua vida mais fácil. Pedimos também para eles darem um conselho para profissionais que estão com dificuldade em gerenciar suas equipes. O primeiro da lista não poderia deixar de ser o nosso CEO. Aproveitem e bom trabalho!
1. Antonio Carlos Soares, CEO e co-fundador do Runrun.it
“Posso parecer repetitivo, mas aqui na Runrun.it nós realmente usamos o Runrun.it na gestão dos nossos projetos, tarefas e fluxo do trabalho – principalmente os times de desenvolvimento e marketing. Além dele, usamos o Google Drive e algumas ferramentas de CRM brasileiras, como SenseData e Néctar. Aderir a serviços nacionais é importante porque temos um atendimento muito mais dedicado do que se contratássemos ferramentas estrangeiras. Para os dashboards com as metas de cada área, usamos o Geckoboard.”
Conselho: “Se você não mede o tempo e os custos de sua operação, você não consegue gerenciar nada. Portanto, é fundamental usar uma ferramenta para medir o tempo das tarefas e entender como os times são usados em cada projeto e cliente, e também a velocidade de evolução dos projetos.”
1. Runrun.it – gestão de projetos, tarefas e o fluxo de trabalho
2. SenseData – gestão de clientes
3. Néctar – gestão de prospects
4. Google Drive – gestão de documentos
5. Geckoboard – gestão à vista
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2. Ian Naylor, CEO e fundador do AppInstitute
“Alguns dos sistemas mais importantes em que nós confiamos são o Intercom, Slack, Aircall e o Google Docs/Drive. E, no momento, o Intercom é o mais imprescindível para o relacionamento com os clientes, para vendas e marketing. Mais recentemente, contratamos um sistema extremamente simples chamado CharlieHR, de gestão de pessoas, para manutenção de informações pessoais, pedido de férias, entre outras demandas.”
Conselho: “Para as pessoas com dificuldade em gerenciar qualquer área da empresa, meu conselho é não ter medo de testar novos softwares. Eles tornam a nossa vida muito mais fácil. Você pode se assustar com o preço de alguns num primeiro momento, mas o tempo que eles nos economiza cobre os custos.”
6. Intercom – comunicação com clientes
7. Slack – comunicação com a equipe
8. Aircall – telefonia
9. CharlieHR – gestão de RH
3. Jason Monte, Senior Account Executive da Brolik
“Aqui usamos o Slack, para a comunicação com o time todo. Antes, usávamos o HipChat para isso, mas era um pouco limitado. Além disso, usamos o Pivotal Tracker com o Taiga, para o desenvolvimento ágil dos projetos.”
Conselho: “Não force o uso de uma solução se ela parecer muito boa num primeiro momento. Ferramentas funcionam melhor se o time aceitá-las de forma orgânica.”
10. HipChat – comunicação
11. Pivotal Tracker – agile
4. Shannon Dejong, CEO da House of Who
“Atualmente estamos sistematizando os processos com clientes, principalmente o primeiro contato. Para isso usamos alguns approaches sugeridos pelo eMyth, de Michael Gerber. Para organizar nossas demandas, usamos Google Apps e o Dropbox – junto com o QuickBooks, para controle financeiro. Recentemente, começamos a usar o Hubspot CRM, que é gratuito, para nos comunicar com os clientes.”
Conselho: “Faça reuniões semanais com a equipe para alinhar as maiores prioridades e expectativas. Além disso, zere sua caixa de entrada e use uma ferramenta de gestão para delegar tarefas para o time. Por fim, separe pelo menos dois dias por semana para o trabalho super estratégico.”
12. G Suite – gestão diversa / colaboração
13. Dropbox – armazenamento de arquivos
14. QuickBooks – gestão financeira
15. Hubspot CRM – gestão de clientes
5. Melissa Jakes, CEO e fundadora da RESCUE Event Planning
“Usamos o Groupme quando fazemos gravações ao vivo em eventos. Esse app ajuda a conectar a equipe mais rapidamente do que se tivéssemos que ligar ou enviar mensagem. O JoinMe usamos para reuniões de planejamento.”
Conselho: “Sua equipe seguirá um líder organizado. Então se você é um CEO ou um gerente pouco organizado, todos passarão a ficar confortáveis com a bagunça e a achar que ela é normal. Usar a tecnologia pode te ajudar a ficar nos trilhos e não perder prazos.”
16. GroupMe – comunicação
17. JoinMe – planejamento
6. Kostis Mamassis, CEO e fundador da Megaventory
“Como estou em constante movimento, minhas ferramentas de gestão têm que estar disponíveis na nuvem – através de um navegador. Você pode me achar trabalhando remotamente em uma praia, durante uma viagem, em minha escrivaninha… em qualquer lugar, então usar os apps certos é crucial para mim. Como desenvolvedor, o GitHub é o máximo para mim e minha equipe. Ele ajuda a organizar os lançamentos do meu produto e também a correção de erros. Na gestão de tarefas e projetos, eu gosto de usar as melhores práticas que envolvem o desenvolvimento ágil.
A última melhoria que incorporamos foi o Inline Manual, um sistema que cria step guides dentro do meu app – essencial para o meu público, que não é heavy user de tecnologia. Já vimos ótimos resultados em termos de aquisição de clientes.”
Conselho: “Escolha as ferramentas com cuidado e tenha certeza de que todas as pessoas da equipe estão confortáveis em usá-las. Comunicação é a chave do sucesso para todo time, então você precisa ter certeza de que ela acontece da forma mais suave possível.”
18. Github – controle de versão (para TI)
19. Google Calendar – gestão de turnos, demonstrações e a agenda da equipe
20. Inline Manual – criação de guias passo a passo dentro de apps
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- Metodologia ágil: um presente da indústria de software para a gestão
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7. Bryan Clayton, CEO da GreenPal
“Para guiar o desenvolvimento e a gestão do nosso produto, usamos um framework chamado problema/solução Canvas para identificar os três principais problemas e como vamos resolvê-los na semana.”
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8. David Cox, CEO da LiquidVPN Inc.
“Eu tenho colaboradores em seis países. Para conversar com eles, criei uma sala no Slack para cada projeto e integrei com o HipChat para reuniões de grupo e compartilhamento de tela. Para armazenar a documentação dos projetos, compartilhar arquivos e discutir ideias, usamos o Confluence. E o GitHub para gerenciar o código do nosso software, além de desempenhar um papel na automação da infraestrutura. Recentemente, começamos a usar Dataloop (que mudou de nome para Outlyer) para monitorar nossa infraestrutura e vamos implementar o Zendesk para atendimento e suporte ao cliente.”
Conselho: “Quando você cria uma equipe, procure por pessoas com alguma expertise que você não tem. Escute sobre suas experiências e suas dicas. Pergunte sobre ferramentas que eles usaram.”
21. Confluence – compartilhamento de conteúdo
22. Outlyer – monitoramento de servidor
23. Zendesk – atendimento ao cliente e sistema de tickets
9. Victoria Heckstall, CEO da Giveaways 4 Mom
“Eu preciso saber que minha equipe, que está em fuso horários diferentes, está trabalhando no prazo – para isso eu uso o Slack. Para gerenciar meus negócios e as contas dos meus clientes nas redes, uso o Sprout Social. Com o OnlyPult eu consigo agendar posts no Instagram do meu computador. Uso também o Evernote para deixar minhas ideias organizadas. E mais duas ferramentas para gerenciar as redes sociais: CoSchedule e TweetDeck.
24. Sprout Social – gestão de redes sociais
25. OnlyPult – programação de posts no Instagram
26. Evernote – organização de pensamentos e notas
27. CoSchedule – programação nas redes sociais (antes dos posts serem publicados)
28. TweetDeck – programação de twits e interação com seguidores no Twitter
10. Andrei Toma, fundador da HOMEPOD
“Para a gestão de nossos projetos, usamos a metodologia ágil com MSP (provedor de serviços gerenciados); para gerenciar a comunicação e o trabalho da equipe, usamos Slack; e para planejar, Revit.”
29. Revit – BIM (Modelagem da Informação da Construção)
11. Jon’ll Boyd, dona e CEO da Completely Yours Events
“Com o crescimento do empreendedorismo e dos millenials entrando no mercado de trabalho, estamos vendo muita da nossa comunicação feita por reuniões virtuais em plataformas online como Zoom, chats no GroupMe e Facebook Messenger. Como a maioria do nosso staff trabalha remotamente, a tecnologia tem nos ajudado a nos manter unidos e motivados. Usamos Google Apps para trabalhar de forma mais efetiva – mais precisamente o Calendar e o Hangouts.”
Conselho: “Refletir sobre o estilo de gestão e ter certeza de que você está constantemente engajando e motivando sua equipe, enquanto nutre seus talentos e cria um ambiente produtivo para eles prosperarem.”
30. Zoom – videoconferência
31. Google Hangouts – mensagens e videochamadas
12. Andrew Schrage, CEO and sócio da Money Crashers
“Uma boa forma de gerenciar o trabalho é usar uma “to do list” diária. Faça a sua com três categorias em mente – uma para coisas que precisam ser entregues no dia, outra para tarefas que você precisa distribuir para a equipe e outra para pequenas tarefas que você pode trabalhar em dias mais tranquilos. O que não for entregue no dia pula para a lista do dia seguinte. Eu não uso nenhuma ferramenta para isso, mas me mantenho bem próximo do meu time para garantir que eles estão trabalhando e num alto nível de qualidade.
Eu uso Rescue Time, que mostra as tarefas que estão demorando mais, Dropbox para salvar e compartilhar documentos importantes. Também usamos Mind42 para organizar as ideias, Universal Password Manager para lembrar de todas as senhas e o AntiSocial, que ajuda a diminuir as distrações online.”
Conselho: “Existem várias ferramentas, fontes e apps para melhorar a organização e a gestão de suas equipes, e para seu uso pessoal. Sua melhor aposta é testar uma parte delas e então escolher as que trazem mais benefícios para a sua empresa.”
32. Rescue Time – rastreamento de tempo gasto em sites e plataformas
33. Mind42 – organização de ideias e brainstormns
34. Universal Password Manager – salva senhas de todos os sites e aplicações
35. AntiSocial – bloqueia sites e outras fontes de distrações online
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13. Álvaro Amâncio Barbosa, sócio-diretor comercial da Klipbox
“Usamos Slack para comunicação e, para cada área da empresa, utilizamos sistemas diferentes. Para desenvolvimento, utilizamos o Bitbucket. Na área comercial, o RD Station (automatização de fluxos de emails e gerenciamento de todas as atividades de marketing), Pipedrive e Meetime. Na área administrativa, o Iugu (plataforma de pagamento integrada à nossa plataforma e permite que enviemos automaticamente todas as cobranças aos clientes e eles podem pagar via boleto e cartão de crédito) e Contabilizei (contador online). Realmente é essencial no dia a dia de qualquer pequeno empreendedor que queira crescer. Já o Bitbucket hospeda nossos projetos de desenvolvimento e nos ajuda a gerenciar as entregas e versões do código da nossa plataforma.
Recentemente descobrimos o aplicativo Aussi, rede onde podemos trocar experiência, receber sugestões em problemas que estamos enfrentando e até consultoria com especialistas. Estávamos com um problema de gestão financeira e um amigo nos indicou. Conversamos com quatro empreendedores que já haviam passado por problemas parecidos e nos ajudaram a encontrar uma solução.”
Conselho: “Antes de testar a primeira ferramenta que você encontrar na internet, pergunte para outros empreendedores que já tiveram dificuldades parecidas. Provavelmente, eles já gastaram tempo testando e aprenderam bastante a respeito. Além disso, empreendedores geralmente são muito solícitos para ajudar.”
36. RD Station – automação de marketing
37. Pipedrive – CRM
38. Meetime – ligações pela web e gravação
39. Iugu – automação financeira
40. Contabilizei – gestão contábil
41. Aussi – conecta especialistas
42. Bitbucket – hospedagem e controle de versão
14. Gustavo Ellero, COO da INSANE – Estratégia e Comunicação
“Utilizo muito o pacote Google para empresas. E-mail, agenda, drive, planilhas, documentos, entre outros. Isso faz com que eu esteja interligado com minha equipe de trabalho de uma forma muito ágil. Para mim, o grande desafio é fazer do meu mobile a extensão do meu posto de trabalho, já que estou sempre envolvido em reuniões e demandas diversas, e mantendo contato com minha equipe de trabalho. Portanto, apps de comunicação direta, como Google Hangouts, WhatsApp e o Messenger do Facebook são essenciais.”
Conselho: “Foco! Os apps e sistemas servem como um facilitador do seu trabalho, mas quem os direciona, abastece e analisa é o profissional. Portanto, você pode ter os melhores sistemas de gestão, mas se você não tem foco para desenvolver o seu trabalho, será só mais um sistema inutilizado e o seu desenvolvimento, juntamente com o da sua equipe, continuarão com performance baixa e, provavelmente, custo alto. O que pode levar seu negócio ao fracasso.”
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15. Lívia Mangini e Ana Gomes, sócias-diretoras da Magnólia Comunicação
“Usamos Google Apps e ainda usamos muito Skype. Para nos comunicar com os produtores quando estão em campo, usamos o Whatsapp. E uma ferramenta útil é o Waze, para saber o horário que temos que sair para uma reunião com o cliente em função do trânsito. Já o Evernote é perfeito para captar inspirações para brainstorm.”
Conselho: “Dedique algum tempo pesquisando ferramentas de gestão e controle. Dá trabalho, leva tempo, mas o resultado é perceptível a curto prazo. Sites dedicados a empreendedores, como Endeavor, costumam ter boas dicas. Sua rede de contatos também pode te ajudar, aproveite quando estiver com amigos e familiares para compartilhar experiências e pedir dicas.”
43. Waze – para prever a hora exata para ir a reuniões externas
44. Endeavor – site de empreendedorismo
