Ferramentas de gestão, Google e Produtividade têm tudo a ver

Ferramentas de gestão, Google e Produtividade têm tudo a ver

Um carro que não precisa de motorista, balões que vão à estratosfera espalhar internet pelo mundo, lentes de contato que medem a glicemia pela lágrima, para diabéticos. Adivinhe quem encabeça todos estes projetos… Sim, sim, o Google. Sem dúvidas, uma das empresas mais inovadoras e ambiciosas do planeta, que nos deixou curiosos a ponto de fazermos o seguinte questionamento: como eles dão conta de tudo isso? Trabalhar no Google é um sonho de muitos, mas que estratégias eles usam para se manterem produtivos e apaixonados? Você verá a seguir que quatro delas têm tudo a ver com ferramentas de gestão:

Gestão do Tempo > Produtividade > Rentabilidade. Saiba mais!

 

#1 DIÁLOGO
Use tecnologia para manter a equipe próxima

O Google tem uma verdadeira legião de fãs, formada inclusive pelas pessoas que trabalham lá. Mas não foi do dia para a noite que o império das buscas conquistou toda essa moral. Com escritórios espalhados por todo o mundo, a empresa teve de descobrir um meio para que as equipes pudessem se comunicar com rapidez sem perder a expressividade do contato humano. E a solução encontrada você conhece muito bem: o Hangouts, uma das ferramentas de chamadas de vídeo mais populares do mundo.

A grande vantagem de fazer uma chamada de vídeo, em vez de uma simples ligação, é que você está sendo assistido(a), e por isso tende a dominar sua tentação para checar o celular ou ter uma conversa paralela. Sem contar que você também consegue sentir se deve ser mais sério(a) ou aberto(a), conforme lê a linguagem corporal da outra pessoa. No entanto, na correria do dia a dia, nem sempre é viável fazer uma chamada de vídeo com outra pessoa ou equipe. Pensando nisso, foram criadas ferramentas de gestão que centralizam as conversas e os arquivos compartilhados, e permitem acessá-los a partir de qualquer computador, tablet ou celular com internet. Assim, as equipes de uma empresa mantêm o diálogo alinhado e a convivência harmonizada, exatamente como o Google idealizou.

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#2 TRANSPARÊNCIA
Elimine as panelinhas

Toda semana, cada pessoa que trabalha no Google deve preencher os seus Snippets. Eles nada mais são do que um resumo do que cada um realizou durante a semana e o que planejou para a próxima. Além de dar uma sensação de realização e estimular o hábito de planejar, o intuito é criar transparência – um conceito que diversas empresas adotam e poucas entendem de fato.

Funciona assim: qualquer pessoa pode acessar os Snippets de outra, quando sobra um tempinho, para ver se pode contribuir em algum projeto ou se pode convidar a somar forças alguém que está trabalhando numa ideia parecida. É o combate às panelinhas e às ideias que não vão adiante porque morrem assim como nascem: isoladas. É como numa ferramenta de gestão, em que todos podem ver no que o colega está trabalhando.

Já numa startup, caso seja este o seu caso, pode ser ainda mais simples, mas não menos crucial, encorajar essa transparência. A PicMonkey, por exemplo, adotou o que eles batizaram de “Daily Standup”, que são bate-papos diários durante os quais cada um compartilha três principais objetivos ou tarefas em que irá se focar, e seus empecilhos. Assim, alguém pode se candidatar para trabalhar junto e solucionar o quanto antes.

>> Leitura recomendada: + Manual para reuniões produtivas

#3 PRIORIZAÇÃO
Dome a sua caixa de entrada

Sabe aqueles e-mails que você definitivamente não precisava ter recebido? Até mesmo no Google, que inventou o Gmail, as equipes passam por isso às vezes. Mas quando acontece, a solução é simples: o sagrado botão Ignorar. Basta abrir o seu Gmail, selecionar o e-mail que você não quer mais acompanhar, clicar no botão “Mais” (na barra superior, ao lado do botão de Marcadores) e selecionar “Ignorar”.

Outra tática para você não perder tanto tempo com e-mails é definir a “caixa de entrada prioritária”, que mostra os e-mails importantes e não lidos no topo da lista. Basta abrir seu Gmail, clicar na engrenagem no topo à direita e selecionar Configurações. Em seguida, clique na aba Caixa de entrada, e no campo Tipo de caixa de entrada, escolha Caixa prioritária. Clique em Salvar alterações no pé da página e veja se seus e-mails não estão mais organizados agora.

Outra ideia é organizar seus e-mails por abas, clicando na engrenagem no topo, Configurar caixa de entrada, selecionar as abas Principal, Social, Promoções, Atualizações e Fórum, e por fim Salvar. Agora, caso você decida mudar profundamente, pode substituir o e-mail entre equipes por uma ferramenta de gestão de tarefas, onde você só recebe notificações sobre as tarefas nas quais realmente está relacionado.

#4 FOCO
Estipule metas antes das reuniões

“As reuniões no Google são significativas. Antes de acontecerem, todos já sabem seu objetivo e, antes de deixá-las, todos sempre sabem quais tarefas devem ser feitas e por quem”, conta Lisa Conquergood, uma ex-gestora da empresa. Ela acredita que essa forma é ainda mais importante em empresas pequenas e startups, onde é vital ser muito claro sobre quem deve cuidar dos próximos passos.

Afinal, Lisa conclui, “embora a vantagem de uma pequena empresa seja que todo mundo desempenha vários papéis e se empenha para fazer as coisas acontecerem, isso pode levar duas pessoas a começarem o mesmo trabalho ou, então, ninguém o fazer porque um pensou que o outro estava encarregado dele”.

E mais uma vez, a relação entre Google e ferramentas de gestão se revela bastante forte, já que o requisito para delegar tarefas por meio de uma ferramenta de gestão é configurar justamente quem pode delegar e quem pode receber. Isso evita que a velha cultura de pedir favores seja perpetuada e tire o foco dos profissionais no que de fato é a sua responsabilidade.

Guia completo para escolher uma ferramenta

Em empresas modernas, as ferramentas de gestão são as responsáveis por um modelo de gestão inteligente, que poupa os gestores de tarefas repetitivas, manuais e burocráticas ao automatizá-las. Confira o guia completo para escolher uma ferramenta de gestão.

Diálogo + Transparência + Priorização + Foco = ?

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