Foi manchete recente em todos os jornais, revistas e demais veículos: a partir de 10 de março deste ano, cerca de 30 milhões de trabalhadores brasileiros com FGTS inativo poderão realizar saques. De acordo com o governo, são mais de R$ 43 bilhões parados nessas contas; e o cálculo é que, desse total, R$ 34 bilhões serão sacados.
Ou seja, a medida promoverá uma tremenda injeção de capital na economia do país. E é claro que isso tem tudo a ver com você, gestor, já que sua empresa não pode ficar de fora das oportunidades que certamente vão surgir. Pensando nisso, elaboramos este artigo, com dicas e ferramentas que podem ajudar a aumentar a eficiência de suas entregas – e o aumento da rentabilidade de seus clientes.
Como vão funcionar os saques do FGTS inativo?
Antes, algumas palavras sobre o cronograma de pagamento. Porque muita gente acha que, a partir de março, já poderá sacar todo o montante; mas não é bem assim. De acordo com esta matéria do G1, as datas para retiradas serão as seguintes:
- Nascidos em janeiro e fevereiro: sacam a partir de 10 março
- Nascidos em março, abril, maio: sacam a partir de 10 de abril
- Nascidos em junho, julho, agosto: sacam a partir de 12 de maio
- Nascidos em setembro, outubro, novembro: sacam a partir de 16 em junho
- Nascidos em dezembro: sacam a partir de 14 julho
A Caixa Econômica Federal está preparando um site para tirar todas as dúvidas dos contribuintes. Aliás, a própria reportagem citada acima soluciona várias questões que foram surgindo.
Mais dinheiro + mais produtividade = mais negócios
A intenção do governo é, claro, movimentar a economia. Então, seja qual for o segmento de atuação da sua empresa, se você não considerar uma “força-tarefa” para a onda que vem aí, certamente vai perder oportunidades significativas. E isso implica entregar mais.
Faça o raciocínio conosco: se a população terá mais dinheiro para gastar, provavelmente vai consumir mais. Isso fará com que marcas invistam mais em publicidade, por exemplo; assim, caso você tenha uma agência, há o “risco” de ela ter mais projetos em andamento – e mais entregas a fazer no mesmo prazo.
Ah, você trabalha na empresa que é o anunciante? Melhor ainda: mais faturamento poderá fazê-lo aumentar a equipe, e muito possivelmente você terá que ter tudo organizado para receber a nova leva de profissionais.
Ou, ainda, você não tem nada a ver com marketing e a sua empresa é de TI? Imagine que seu cliente seja uma empresa de logística – as entregas provavelmente aumentarão e o sistema oferecido por você terá que suportar mais dados, terá mais bugs e o número de tickets aumentarão. Ter a casa organizada é a melhor maneira de evitar problemas quando a pressão aumenta.
Quais “problemas” você terá que enfrentar (problemas bons, ainda bem), e qual é a melhor forma para isso? Abaixo, damos algumas dicas:
1. Você terá que entregar mais por conta da maior demanda
Se você não está seguro o suficiente para contratar mais gente, terá que aumentar a eficiência da sua equipe. Comece priorizando as tarefas que têm mais impacto e deixe as mais fáceis para quando a cabeça estiver cansada. Mas, para entender o que tem mais impacto, você precisa saber qual é o cliente ou o projeto mais rentável.
Para isso, faça o trackeamento do tempo que sua equipe dedica a cada atividade, transforme em custos e depois confronte com o valor recebido. Será que aquele cliente que paga mais é o que traz mais lucros para a empresa? Para fazer essa conta de forma automática, use ferramentas com time tracking, como o Runrun.it.
2. A bagunça virou uma bola de neve bem no olho do furacão
Aquele projeto que estava parado por falta de verba voltou com toda força. Que bom! Só que você não sabe onde foi parar tudo o que foi decidido anteriormente, nem quem fez o quê. Afinal, já se passaram meses desde a última discussão sobre ele.
Não seria muito mais produtivo se você tivesse tudo registrado em um sistema de gestão em vez de deixar guardado no caderno, no e-mail, nas pastas do seu computador e na memória (o mais falho de todos os repositórios)? A organização das informações e a hierarquia dos dados traz facilidade na hora de tomar decisões. Além disso, se você não tem controle de quem está fazendo o que, como vai delegar mais tarefas para a equipe? Lembre-se: colaboradores sobrecarregados rendem muito menos.
Aliás, se a sua gestão é toda feita “na mão”, com planilhas e e-mails, sugerimos a leitura deste post com 6 motivos para você substituir o e-mail por um software de gestão.
3. Tenho que contratar mais gente! E agora?
Conseguir bons talentos é difícil. Tem gente que fica meses procurando por um profissional qualificado. E se você estiver na bagunça do item anterior, os novos contratados demorarão um tempo até que se informem sobre processos, conceitos e números importantes para a execução de suas tarefas. Só que você tem pressa porque o cliente (ou a diretoria) sempre quer tudo para ontem…
O ideal seria que você soubesse as atividades diárias de todos da equipe, seu fluxo de trabalho, as entregas-chave e o desempenho, até para pedir ajuda na hora de ensinar os novos colegas. O controle da equipe, neste caso, torna-se fundamental para eles se sentirem seguros e motivados no novo trabalho. Sem um processo organizado, você pode acabar contratando mais gente e entregando menos.
O controle de todas as pontas da operação de sua equipe (ou empresa) proporciona um processo de melhoria contínua. Ou seja, se organizar pode demandar um certo tempo, mas seus resultados tendem a ser cada vez mais animadores. Leia mais sobre ferramentas para aplicar a gestão de qualidade.
Dicas para a gestão diária
Aproveitamos para separar uma série de pequenas estratégias que podem te ajudar a aumentar a produtividade, usado o mesmo tempo e os mesmos recursos:
Uma boa checklist sempre ajuda
Por mais ultrapassado que pareça, realizar uma checklist continua sendo uma das formas mais eficazes de se aumentar a produtividade. Em meio a tantos recursos modernos e diante da evolução de celulares e smartphones, o hábito de realizar uma checklist só atualizou, ganhando novos formatos tecnológicos.
Aliás, o próprio Runrun.it é prova disso. A ferramenta possibilita inserir uma checklist dentro da tarefa para te ajudar a se organizar ainda mais no dia a dia. É um recurso que permite a divisão da tarefa em passos, etapas, componentes, etc. Dá uma olhadinha neste artigo sobre a checklist que vem nas tarefas.
Para tornar um hábito, é necessário sensibilizar os colaboradores sobre a importância da ferramenta. Todos devem entender que o controle de tarefas vai deixar o trabalho mais ágil e de evitar retrabalho e até o esquecimento de atividades. Assim, é preciso criar uma cultura para que todos atualizem a ferramenta e os dados permaneçam sempre fidedignos. A partir do momento que todos estiverem comprometidos com o uso, o dispositivo se tornará realmente essencial e facilitará a sua vida.
Para saber mais sobre checklists, não perca este artigo: Quer aumentar a sua produtividade? Então faça uma checklist. E o primeiro item deve ser a leitura deste artigo
Planeje as tarefas
Descreva quais são os projetos prioritários no momento e destrinche as atividades que precisam ser desenvolvidas, os responsáveis por cada uma deles e seus respectivos prazos. Se algumas tarefas serão desenvolvidas de forma simultânea, isso precisa ser destacado para que nada seja esquecido.
O que deve ser feito deve ser descrito de forma bem objetiva, para que a ferramenta funcione de forma ágil para o gerenciamento. As atividades podem começar com um verbo no infinitivo para indicar com precisão o que precisa ser feito. “Reunir a documentação completa de todos os fornecedores”, por exemplo, ou “confirmar o pagamento de taxas e multas”.
Aumentando a produtividade por meio de jogos
A gamificação tem se tornando cada vez mais viável para todos os portes e segmentos de negócios. Ao contrário do que muitos pensam, estratégias de gamification podem ser tão efetivas quando direcionadas à stakeholders, como quando feitas para os clientes finais.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Aberdeen Research, a gamificação como forma de aumentar a produtividade pode tem os seguintes benefícios:
- Fomentar o reconhecimento por performance;
- Estimular a competição dentro da equipe;
- Aprender e desenvolver novas habilidades;
- Oferecer oportunidades de promoção dentro da empresa;
- Garantir incentivos financeiros por resultado.
Um exemplo desse processo: para solucionar as longas filas de espera em seu Help Desk, a Omnicare, empresa norte-americana de Health Care, decidiu criar uma solução de gamificação para melhorar a eficiência dos funcionários. Foi estabelecida uma série de conquistas que os analistas poderiam obter, com base em desafios no início de cada turno. Os analistas bem-sucedidos nos desafios eram recompensados em um curto espaço de tempo.
Este artigo tem tudo o que você precisa saber sobre gamificação e produtividade: Como aumentar a produtividade no trabalho jogando
Engajando o time para produzir mais
Além dessas metodologias, há diversas formas de alinhar a equipe em torno do aumento da produtividade necessário para aproveitar as oportunidades de saques (e investimentos) do FGTS inativo.
Já falamos sobre algumas delas aqui no blog. Um exemplo é a gestão à vista, por exemplo que você conhece neste artigo: Um por todos, todos por um: a gestão à vista como forma de engajar equipes e aumentar produtividade.
E outra forma é usar os inevitáveis conflitos entre seus colaboradores para estimulá-los a produzirem mais. Este artigo conta mais sobre o assunto: Como trabalhar em equipe: usando a tensão criada entre colaboradores para produzir mais.
A palavra dos experts
Às vezes, ficamos apenas no plano das ideias, sem olhar para a vida prática de fato. Por isso, além de conhecer as metodologias e ferramentas acima, é fundamental que você saiba o que têm a dizer os especialistas em alta produtividade. Vamos lá:
Maura Thomas, especialista em produtividade no trabalho, autora de Personal Productivity Secrets:
“Pare de gastar todos os seus esforços procurando um equilíbrio perfeito. Às vezes, quanto mais nos esforçamos para encontrá-lo, mais sobrecarregados nos sentimos. A busca pelo equilíbrio eventualmente passa a ser fonte de estresse. E se você parasse de tentar equilibrar tudo, e apenas aceitasse que as coisas estão constantemente em movimento, e que pode nunca haver um equilíbrio perfeito?”
Brian Scudamore, CEO da O2E Marcas:
“Sempre que eu me sinto procrastinando, eu ligo o cronômetro do celular por quinze minutos. Então, comprometo-me a me focar exclusivamente sobre a tarefa que estou realizando, por esse período de tempo. Ao fazer isso, crio a dinâmica de sempre querer continuar mesmo depois que o cronômetro parar”.
Lori Cheek, fundador e CEO da Cheekd e Anthony Iannarino, presidente da Solutions Staffing:
“Depois de ter um pequeno negócio por quase cinco anos, aprendi que a melhor maneira de fazer as coisas de forma eficiente é agendando tudo. Coloque até mesmo a menor das tarefas em seu calendário e, se você não terminar, continue realocando até que você possa marcá-la como concluída. Por vezes, pode parecer que você tem pouquíssimo tempo livre e que sua agenda está transbordando, mas uma vez que você começar a dar check nas coisas da lista, vai se sentir muito produtivo(a).”
Neste artigo, você conhece outras dicas de experts em aumento de produtividade: 10 experts contam seus truques para aumentar a produtividade no trabalho.
A ferramenta que é sinônimo de produtividade
Como dissemos lá em cima, o Runrun.it foi criado para você e seus colaboradores produzirem mais. Com a solução, você não apenas pode elaborar checklists e organizar prioridades, como também consegue administrar o andamento das tarefas e controlar os custos de cada projeto.
Ou seja, é o princípio da produtividade elevado a uma nova potência. Tudo para que sua empresa esteja pronta para as oportunidades que vêm por aí, com os saques do FGTS inativo. Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it
