Fluxo de trabalho é um sistema organizado de atividades padrão, cujo objetivo é transformar processos em produtos, serviços ou informações. A definição de workflow pode parecer um pouco técnica, mas na prática ela facilita e muito a visualização e divisão das tarefas de um projeto.
A boa notícia é que os fluxos de trabalho podem ser automatizados, melhorando a distribuição de tarefas e a gestão de processos.
Neste artigo sobre fluxo de trabalho, vamos falar sobre como você pode melhorar a automatização das tarefas e quais são os benefícios dessa aplicação. Você também pode ouvir o post no player abaixo, sem interromper suas atividades para uma leitura. Confira!
- O que é fluxo de trabalho?
- Vantagens da automatização do fluxo de trabalho
- Como definir o fluxo de trabalho
- Usando os Runrun.it para criar fluxos de trabalho
- Benefícios de um fluxo de trabalho estruturado
- Comece a automatizar o seu fluxo de trabalho com o Runrun.it
O que é fluxo de trabalho?
Conhecido também por workflow, o fluxo de trabalho nada mais é que uma sequência estruturada de processos que são realizados dentro dos departamentos.
Esse sistema detalha as rotinas de trabalho, descrevendo quais são as etapas a serem percorridas e atividades que precisam ser cumpridas durante a execução dos projetos.
Sendo assim, os fluxos de trabalho facilitam as atribuições de demandas para cada responsável, ajudam a organizar listas de tarefas e agrupam atividades semelhantes de maneira lógica, para que o ritmo de entregas permaneça ágil e contínuo.
Hoje, um fluxo de trabalho pode ser otimizado pela automação, principalmente pelo uso de gerenciadores de tarefas que transformaram a forma como executamos nossas atividades.
Vantagens da automatização do fluxo de trabalho
A tecnologia trouxe muitos benefícios para o mercado de trabalho, incluindo desenvolvimentos em inteligência artificial na gestão, que estão transformando a forma com que trabalhamos.
Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe TI ou a escolha de uma solução já existente.
Imagine que o sistema desenvolvido pelo seu time de TI apresente falhas. Isso poderá gerar atrasos, já que a necessidade de ajustes nos processos será maior. Isso não só trava o fluxo de trabalho, como afeta diretamente a produtividade da equipe, que poderia estar usando o tempo em outras tarefas.
>>Leitura recomendada: Gerenciador de tarefas: para que serve em 9 dicas!
Gestão com menos burocracias
Se os processos não estão bem registrados, o aprendizado é lento e complexo, já que a empresa pode perder muito tempo reproduzindo os mesmos erros.
E se a documentação acontece com muita burocracia, os funcionários se perdem nos processos e os gestores gastam mais tempo cobrando a documentação do que analisando e tomando decisões fundamentadas.
Para alcançar esse equilíbrio, existem ferramentas que permitem um grande salto na gestão do trabalho como mencionamos no ebook Automação e Transformação Digital.
Mas, se você chegou até aqui, não está pensando mais sobre se vai ou não automatizar, mas sobre como implementar uma ferramenta. Certo?
Para descobrir novas maneiras de facilitar os processos do fluxo de trabalho na sua gestão, assista ao nosso webinar abaixo:
Como definir o fluxo de trabalho
Cada segmento, empresa ou equipe deve possuir um fluxo próprio e que seja capaz de se adaptar às necessidades, sem engessar, nem deixar o trabalho livre demais.
Aqui vão algumas dicas que podemos dar para você que está pensando em como construir o seu fluxo para depois automatizá-lo:
- Reveja os processos atuais: se você já possui alguns passos definidos, esse é o momento de repensá-los. Para isso, se reúna com a sua equipe, escute-os e depois pondere o que é relevante.
- Defina um objetivo: Qual o seu propósito? Ganho de performance dos colaboradores? Evitar desperdício? Aumentar a rentabilidade de cada projeto? Reúna os objetivos para que durante a transição esse norte não se perca.
- Interno ou externo? O fluxo de trabalho que você está criando é para departamentos internos, ou impactam diretamente no seu cliente? Tenha isso em mente na hora de priorizar, ou adicionar um processo ao fluxo.
Usando o Runrun.it para criar fluxos de trabalho
Depois de elaborar o seu fluxo de trabalho, veja a seguir como utilizar o Runrun.it para implementá-lo e automatizá-lo.
1) Divida o trabalho em etapas
Para montar o seu fluxo de trabalho, você pode fracionar o projeto em blocos menores para mapear o caminho ideal. É a hora de rever organogramas, assim como os job descriptions e o fluxograma das demandas e projetos da sua empresa.
Para você entender na prática, vamos explicar como isso acontece dentro do Runrun.it. Na ferramenta, todas as tarefas podem ser encontradas nos Quadros Kanban, funcionalidade que permite duas opções para que você visualize o todo: Kanban e o Gantt.
No Kanban, cada uma das colunas representa uma etapa do fluxo de trabalho. Sendo assim, é possível detectar se a atividade já foi iniciada e em qual fase do processo ela se encontra. Ao selecionar essa opção, você acompanha o progresso dos jobs de ponta a ponta em tempo real, mantendo todo o time na mesma página.
Já com o Gantt, você consegue mensurar o esforço necessário para as entregas e distribuir as demandas sem gerar sobrecarga de trabalho.
2) Otimize a gestão do tempo
O timesheet é um exemplo clássico: deve ser ágil e simples de se usar, para que o registro de tempo dedicado a cada atividade não seja ainda mais trabalhoso.
O Runrun.it conta com timesheet automático, uma forma intuitiva de dar play, pause e entregar as tarefas. Isso em um sistema integrado que ajuda a ordenar as prioridades e indica o status de cada atividade.
A partir dessa automação, a plataforma compila todas as informações do fluxo de trabalho, permitindo que você cruze os registros que mostram detalhes como o tempo investido por cliente, fazendo que o gestor se baseie de forma analítica em dados concretos.
Outro aspecto valioso que essa métrica proporciona é a identificação de gargalos no fluxo de trabalho, fazendo com que os processos que interrompem as atividades sejam revistos e reorganizados.
>> Leitura recomendada: Gestão à vista como forma de engajar equipes e aumentar produtividade
3) Overview and review
A visão geral oferecida pelo Runrun.it é de suma importância para o planejamento e tomadas de decisões que serão feitas futuramente.
Além dos dados fornecidos pelo timesheet, é possível gerar relatórios na plataforma a partir dos indicadores de produtividade e eficiência, facilitando a mensuração de esforços por tarefa, alocação de pessoas no fluxo de trabalho, tempo investido por etapa, gestão de custos por cliente e a projeção entre os projetos orçados e realizados.
4) Use a tecnologia a seu favor
Sistemas na nuvem permitem atualizações em tempo real e a colaboração de equipes remotas. A automação do fluxo de trabalho elimina aquele vai-e-vem interminável de e-mails, mensagens em grupos de Whatsapp, ligações ou reuniões improdutivas.
Usar o Runrun.it é uma boa alternativa aos processos manuais e excessos de canais de comunicação. A ferramenta conta com funcionalidades que centralizam a informação em um só lugar, dando a visibilidade do projeto a todos os membros da equipe.
Um exemplo claro dos recursos oferecidos é a opção da criação automática de tarefas com os formulários. Na funcionalidade, é possível montar um questionário personalizado para solicitar as informações essenciais para a realização junto a clientes, parceiros ou mesmo colegas de trabalho.
Outra aplicação do Runrun.it que otimiza o fluxo de trabalho é o usuário convidado, que permite a aprovação de materiais e campanhas junto a pessoas externas à plataforma.
Com um clique você consegue compartilhar arquivos, tarefas e projetos com clientes de forma segura.
Tudo isso funciona de maneira bastante intuitiva e fácil de ser executada, desde a solicitação feita pelo cliente até a aprovação da entrega do projeto, através de um fluxo de trabalho ágil e que não interrompe o workflow da sua equipe.
Benefícios de um fluxo de trabalho estruturado e automatizado
Agora que você já sabe o que é um fluxo de trabalho e quais são os primeiros passos que você pode seguir para automatizá-lo em sua empresa, confira abaixo 10 benefícios desse processo:
- Queda na taxa de erros
- Aumento na qualidade do produto ou serviço final
- Crescimento da produtividade da equipe
- Menos burocratização
- Aproveitamento dos recursos já existentes
- Redução de custos
- Comunicação mais eficiente
- Gestão do tempo inteligente
- Gestão de retrabalho
- Informações centralizadas em um único lugar
Comece a automatizar o seu fluxo de trabalho com o Runrun.it
A automação do fluxo de trabalho gera resultados surpreendentes na gestão de tarefas, organização de atividades, distribuição de demandas e comunicação com a equipe. Com o Runrun.it, os benefícios são ainda melhores. O fluxo de trabalho do Runrun.it permite que você automatize a gestão da equipe sem burocratizar.
Você vai conseguir acompanhar o andamento dos seus projetos em tempo real, através de Dashboards, obter relatórios gerenciais com poucos cliques e definir exatamente qual fluxo de trabalho deve ser percorrido por uma demanda.
Faça um teste grátis e comece a automatizar o seu fluxo de trabalho com o Runrun.it: https://runrun.it
Links mencionados:
https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/four-success-factors-for-workforce-automation
https://www.nintex.com/blog/workflow-secrets-successful-companies/ https://www.forbes.com/sites/forbescommunicationscouncil/2018/04/13/14-ways-to-document-communications-processes-for-faster-easier-growth/#3b7bbdaa4455
