Verdade seja dita, sem um gerenciador de projetos online, a maioria de nós começa o dia de trabalho navegando na internet, enquanto espera que alguém diga o que fazer. Enquanto isso, o número de problemas para resolver só cresce.
Agora pense em como todo esse tempo perdido poderia ser gasto fora do trabalho com exercícios físicos, leitura, estudos ou até mesmo dormindo um pouquinho mais.
Aliás, sabe onde você mais perde tempo no seu trabalho? Segundo estudo da McKinsey, é lendo e respondendo e-mails: 28% de toda a sua semana de trabalho. Mas, definitivamente, não pode continuar sendo assim.
O primeiro passo para a empresa que deseja ser produtiva é adotar tecnologias para modernizar a forma como o time trabalha. O e-mail já se tornou uma ferramenta antiquada para trabalho em equipe e, em seu lugar, o gerenciador de projetos online se tornou a grande arma secreta das equipes produtivas:
Quem são os profissionais mais produtivos?
Os profissionais mais produtivos que você vai conhecer na sua vida, são aqueles que planejaram com antecedência o que exatamente deveriam fazer e como fazer.
No entanto, é preciso reconhecer que a empresa tem papel fundamental de prover meios de tornar sua equipe a mais produtiva.
Por meio de ferramentas de gestão, especialmente de um gerenciador de projetos online, os profissionais podem definir a ordem de prioridade de suas tarefas, criar alertas para as agendadas, e também configurar quais se repetem de tempos em tempos.
A tecnologia automatiza todo esse processo, tornando os colaboradores muito mais conscientes e produtivos. Tudo o que profissional tem de fazer é clicar play para trabalhar.
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O que você vai ver com o uso de gerenciador de projetos online
Você poderá ver profissionais produtivos e ansiosos para resolver seus problemas, mas não os verá adiando uma atitude enquanto espera por ordens.
Pelo contrário, eles estão ocupados investindo as horas, que pouparam sendo produtivos, em atividades de alto impacto para a empresa.
Os 25 minutos fatais
A consultora de produtividade Helene Segura alerta que “sem estrutura e rodeado das mais inocentes distrações, um profissional leva até 25 minutos para retomar uma tarefa, um enorme desperdício”. E isso pode acontecer várias vezes ao longo do dia, quando a pessoa recebe uma nova demanda e tem de mudar de foco.
Ela faz ainda uma observação importante: “A neurociência nos diz que o cérebro leva em média 60 segundos para reiniciar quando alterna entre tarefas. Pense em quanto tempo perdemos quando não temos uma rotina estruturada”.
Você tem um problema
Felizmente ninguém tem de ser uma máquina que simplesmente não para de trabalhar. Até porque uma máquina inteligente não trabalharia assim, isso não é produtividade.
Leitura recomendada: Um guia para conhecer e alcançar a produtividade
A saída está em se conscientizar dos danos de não ter um planejamento, ou, mesmo tendo um, não respeitar as prioridades definidas e mudar o tempo todo de foco, tentando trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo.
Profissionais com sobrecarga de trabalho, com demandas de todos os lados, veem-se impelidos a alternar tarefas para entregar o máximo possível, o que é um erro.
Ferramentas como um gerenciador de projetos online são capazes de estabelecer a harmonia entre os times, uma vez que para abrir e receber tarefas é necessário ter permissão no sistema. Dessa forma, o fluxo de trabalho passa a ser extremamente intuitivo, e seguidores de uma tarefa podem compartilhar comentários e arquivos com seu responsável.
Os 20 minutos sagrados
Agora que você entendeu que um dia de trabalho não planejado cria mais caos do que resultados, você provavelmente vai querer organizar melhor seus compromissos e afazeres. E você quer dar um passo de cada vez.
O conselho de Stacia Pierce, especialista em carreiras de sucesso, é: “Tire 20 minutos para pensar e planejar. É o suficiente para você construir um plano de ações para o dia e para a semana bem bacana”. Depois, segundo ela, “use um timer para fazer mais em menos tempo. O tic-tac do relógio ou os números correndo irão te lembrar de manter o foco, ao menos no começo, enquanto você ainda está se adaptando a essa nova metodologia”.
E por falar em metodologias
Você sabia que existem várias para fazer gestão de projetos? Alguns profissionais usam metodologias ágeis, como o Kanban, que organiza as tarefas em três colunas, “a fazer”, “sendo feito” e “feito”, distribuindo-as para uma equipe multidisciplinar de forma a serem executadas rapidamente.
Já com a metodologia do Runrun.it, gestores indicam as tarefas de maior prioridade e seus colaboradores não ficam com dúvidas sobre o que é para ser feito antes.
A partir de uma série de informações configuradas no sistema, é possível saber em tempo real no que cada um está trabalhando, os custos de um projeto em um determinado período, o desempenho individual e em equipe e a estimativa real da entrega das tarefas e projetos.
Com os resultados assim tão detalhados, é muito simples reconhecer quem merece. Afinal, você sabe, recompensar é um dos segredos por trás das equipes mais produtivas.
Último lembrete
Nenhuma mudança de hábito acontece da noite para o dia, mas é da noite para o dia que o primeiro passo tem de ser dado.
Para criar uma estrutura sólida de produtividade, segundo Peirce, “você deve dominar o seu instinto de procrastinar, de se autossabotar, tendo em mente que a chave é dizer não para a vontade de se distrair a qualquer hora”.
Confira aqui algumas dicas incríveis para gerenciar seu tempo que, combinadas ao uso correto do gerenciador de projetos online, podem ajudar os profissionais a se tornarem referências em sua rede de relacionamentos.
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