Por que é tão útil adotar um gerenciador de projetos online

Por que é tão útil adotar um gerenciador de projetos online

Qualquer projeto começa a ser gerenciado quando, além de perseguir um objetivo, alguém passa a liderá-lo. E esse objetivo só será conquistado depois de se chegar a um equilíbrio entre as duas pontas da corda: prazo e custo vs. recursos.

Projetos curtos e de baixo investimento não devem envolver semanas de planejamento. Da mesma forma, os complexos e altamente críticos demandam mais do que simples habilidades em gerenciamento, mas também ferramentas que facilitem a gestão.

Neste post vamos explicar para você, gestor de projetos, como ao adotar um gerenciador de projetos online, você potencializa e mantém sob maior controle o seu trabalho.

Mas por quê adotar um gerenciador de projetos online?

Uma pesquisa realizada em 2009 pelo PMI (Project Management Institute) com 300 empresas brasileiras de diferentes portes e setores, apontou que 67% delas não realizam todos os projetos planejados. Para 76%, o fracasso dos projetos é causado por falhas na comunicação. 71% apontam prazos descumpridos como fator que também prejudica o trabalho e 70% culpam alterações no escopo.

Ao adotar um gerenciador de projetos online você vai organizar e visualizar com muito mais praticidade:

  • As tarefas do projeto listadas por prioridade de entrega;
  • Data e hora de início, de entrega estimada e real entrega da tarefa;
  • O status da tarefa, como “revisando”, “em testes” ou “negociando”;
  • Os nomes dos responsáveis e/ou do supervisor da tarefa;
  • A porcentagem do projeto já concluída;
  • Comentários e anexos da tarefa, sem precisar de e-mails;
  • O histórico permanente de todas as informações trocadas sobre o projeto.

1. Antes de gerenciar

Faça uma pausa e reflita sobre algumas questões-chave, para delinear as estratégias (o que fazer) e as táticas (como fazer):

  • Qual o problema que nos motiva a criar e seguir com o projeto?
  • Quais são os benefícios esperados para as partes interessadas?
  • Quais são os riscos?
  • Quanto de soluções tecnológicas será preciso?
  • Quais colaboradores estarão envolvidos neste processo? Haverá gargalos?
  • E por fim, como os relatórios de produtividade serão processados?

2. Gerenciando

Faça um acordo entre todos os interessados (sócios, colaboradores, clientes) sobre os objetivos e benefícios do projeto. Eles devem ser envolvidos no projeto o quanto antes.

  • Delegue uma equipe de projeto cuja principal responsabilidade será ajudá-lo a acompanhar o planejamento e supervisionar a implementação do projeto, interagindo com desenvolvedores externos (consultores), administradores e membros.
  • Agora visualize todas as tarefas necessárias para atingir cada objetivo. Estipule um prazo e estime um custo para cada um. Depois, atribua as tarefas, que podem ser individuais ou para uma equipe toda.
  • Identifique todas as áreas de risco e considere que medidas tomar para minimizá-las.
  • Estabeleça metas realistas e mensuráveis. Você pode determinar objetivos do projeto (por ex.: automatizar os registros contábeis) e objetivos de negócio (por ex.: aumentar os lucros em 20%, reduzir os custos em 30%, aumentar a equipe em 10%).
  • Os resultados finais devem ser acordados em um processo de negociação entre a gerência do projeto e o cliente. Em geral, os valores de tempo, custo, qualidade e objetivo são definidos por contrato.

3. (Bônus) Modelo Canvas de Negócio

O Business Model Canvas é um mapa dos principais requisitos para começar um projeto ou até mesmo uma empresa. Como todo planejamento, deve ser flexível e revisado ao longo do tempo. Geralmente o canvas online é montado com a seguinte estrutura:

Infraestrutura

  • Parcerias principais: parceiros de negócio que complementam os outros aspectos do modelo de negócio.
  • Atividades-chave: as atividade mais relevantes para sua empresa, essenciais para que o modelo de negócios seja eficaz.
  • Recursos principais: recursos necessários para criar valor para o cliente e são considerados ativos da empresa. Podem ser humanos, financeiros, físicos ou intelectuais.
  • Estrutura de custos: os custos mais importantes inerentes ao projeto.

Oferta

  • Proposta de valor: o produto ou serviço oferecido no projeto, e por que se diferenciam de seus concorrentes. É a razão pela qual os clientes compram desta empresa e não de outra.

Clientes

  • Segmento de clientes: o público de interesse para os produtos e/ou serviços do projeto.
  • Canais de comercialização: o meio pelo qual a empresa fornece produtos e serviços aos clientes. Isso inclui a estratégia de marketing e de distribuição de uma empresa.
  • Relacionamento com os clientes: o tipo de relacionamento que terá com seus clientes.

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