Gerenciador de projetos: um guia para implantar essa ferramenta na sua empresa

Gerenciador de projetos: um guia para implantar essa ferramenta na sua empresa

Termo mais que presente nas rotinas empresariais, os projetos podem ser descritos, segundo o PMBOK® , como esforços temporários que são realizados com a intenção do alcance de objetivos específicos. Atualmente, em um mundo dinâmico em que as ideias de planos e propostas surgem de todas as esferas de uma organização, um gerenciador de projetos é indispensável para organizar todas as fases de desenvolvimento e acompanhar o progresso das atividades da maneira mais eficiente e simplificada.

Com a tecnologia avançando cada vez mais e as empresas adotando princípios da gestão 4.0 em suas culturas organizacionais, os gestores e líderes precisam estar habilitados a conduzir os múltiplos processos utilizando softwares e dispositivos virtuais. Esses programas agregam inúmeros recursos e widgets necessários para a supervisão e orientação das tarefas, mensuração da produtividade e principalmente, para estabelecer uma comunicação integrada e transparente em qualquer lugar, seja no escritório ou no trabalho remoto. 

Pensando nisso, nós do Runrun.it elaboramos um guia para explicar a você quais são as principais funções de um gerenciador de projetos, quais funcionalidades o tornam mais completo e os principais benefícios que esse software pode trazer para sua empresa, tornando o fluxo de trabalho mais fluido e produtivo.

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Gerenciamento de projetos: o que é?

Basicamente, o gerenciamento de projetos pode ser explicado como a aplicação de práticas, conhecimentos, habilidades e técnicas para a condução do projeto do início ao fim, com a intenção de que os objetivos programados na fase de planejamento sejam alcançados com sucesso. Outro ponto muito importante é o fluxo de caixa, afinal cuidar das entradas e saídas de sua empresa é fundamental! Sendo assim o gerenciamento funciona da melhor maneira possível.

A organização e as boas condutas de uma instituição dos projetos é detalhada pelo PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), um manual elaborado pelo PMI (Project Management Institute) para auxiliar as empresas a elaborar e estruturar os projetos de maneira adequada, de forma que cada processo possa ser administrado com nitidez, facilitando o controle das operações cotidianas. 

Dentro de uma empresa, essa responsabilidade de coordenação dos projetos é habitualmente distribuída para líderes e gestores de departamentos que, na maioria das vezes, precisam usar suas competências para gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo, ajustando os prazos de entrega e mantendo a comunicação transparente para evitar atrasos ou conflitos de informação. 

O gerenciamento de projetos se baseia em etapas fundamentais para seu funcionamento, que também chamamos de processos. Como cada uma dessas fases possui o seu grau de complexidade, esses processos são agrupados em áreas correlacionadas de conhecimento, o que facilita a inclusão dessas etapas no cronograma de projetos e facilita a sequência das atividades previstas na gestão de projetos

A função de um gerenciador de projetos

Como podemos perceber, a gestão de projetos é uma área robusta e de suma importância para o bom funcionamento de uma organização. Logo, é impossível pensar que os gestores sejam capazes de realizar suas atribuições sem o suporte de ferramentas práticas e usuais que favorecem a agilidade e a organização dos planos definidos em um só lugar. É aí que entra o gerenciador de projetos.

Presentes de uma era digital, esses softwares disponibilizam em seus sistemas operacionais uma ampla variedade de recursos que auxiliam na gestão do tempo, acompanhamento do trabalho remoto, controle de custos, gerenciamento e comunicação das equipes, e assim por diante. Em resumo, os gerenciadores de projetos reúnem as ferramentas em uma única plataforma, para que os usuários possam ter uma visão completa da sua rotina de trabalho. 

Sem dúvida, o grande benefício dos gerenciadores de projetos é a automação das atividades, que podem ser programadas para a realização de demandas específicas, ao mesmo tempo que geram relatórios e indicadores de desempenho, orientando uma tomada de decisão mais concreta, baseada em análises de dados, permitindo aos gestores que dediquem seu tempo as demandas mais importantes e a criação de novos insights e planejamentos para a empresa. 

>> Leitura recomendada: A importância do planejamento tático

Modelos de gerenciadores de projetos

Por sua ampla gama de ferramentas integradas, hoje em dia, os gerenciadores de projetos podem (e devem) ser utilizados por praticamente todas as empresas, independentemente do porte do negócio. Isso porque os softwares atendem as necessidades mais básicas de organização das tarefas, até os departamentos de companhias que precisam gerenciar equipes com um grande número de colaboradores. 

Com as organizações abraçando as metodologias da gestão ágil com mais frequência, também aumentou a oferta de gerenciadores de projetos no mercado, inclusive segmentados para setores de atuação, como o marketing e vendas, por exemplo. As opções são diversas, indo dos modelos mais acessíveis e gratuitos aos mais completos, que atendem as necessidades de todas as esferas da instituição. 

No entanto, é válido sempre lembrar que antes de implementar um gerenciador de projetos e realizar o treinamento de capacitação para o uso da ferramenta, é preciso avaliar se o sistema escolhido corresponde às expectativas e amplia o leque de possibilidades quanto a sua usabilidade. Com o rápido avanço dos dispositivos tecnológicos, os softwares procuram incorporar novas particularidades para aprimorar a gestão dos projetos. Um exemplo é o próprio Runrun.it, que disponibiliza aos usuários o gráfico de Gantt, um recurso que permite a visualização da capacidade dos colaboradores, tornando a distribuição das tarefas mais justa e sem causar sobrecarga de trabalho

Os benefícios de um bom gerenciador de projetos

Quais são as funcionalidades essenciais de um bom gerenciador de projetos? Essa pode ser considerada a pergunta- chave antes de adotar um dispositivo com tais utilidades no ambiente de trabalho. Mais que um grande número de widgets e integrações, é possível presumir que o software realiza suas aplicações de maneira prática e eficiente, cumprindo o papel de auxiliar o profissional nas missões mais corriqueiras e sequenciais, além de proporcionar agilidade na entrega dos resultados. 

Considerando tais propósitos, elencamos a seguir os principais atributos que tornam um gerenciador de projetos em um sistema diferenciado e que merece ser adicionado nas rotinas da sua empresa.

Organização das tarefas

Primordial para que as empresas cumpram suas metas e prosperem em suas realizações, a gestão de tarefas possibilita uma porção de benefícios no dia a dia corporativo, desde o planejamento até a conclusão de um projeto. Sendo assim, contar com recursos que otimizem essa gestão é basilar em um gerenciador de projetos. 

Mais que oferecer a função, um bom software deve transformar a organização do fluxo de trabalho em algo simples, bem como propiciar a visualização de todas as demandas em uma só tela, facilitando a identificação das prioridades e o acompanhamento das atividades a cada etapa. 

>> Leitura recomendada: Como priorizar as tarefas com a Matriz de Eisenhower

Sendo assim, nada melhor que recorrer aos frameworks ágeis para ter uma gestão mais transparente. Um dos mais conhecidos é o kanban, modelo similar a um quadro ou painel, que organiza as tarefas em colunas, permitindo que as demandas sigam um caminho lógico rumo a sua entrega. 

Essa ferramenta, que foi atualizada para os meios virtuais, oferece uma visão completa de todas as equipes, permitindo o acompanhamento das atividades em tempo real e deixando à vista quais são os passos restantes para a finalização de um projeto. No Runrun.it, o kanban é totalmente acessível por meio da funcionalidade dos Quadros, que mantêm os princípios básicos do modelo original, deixando a comunicação mais transparente e os processos mais dinâmicos e ágeis. 

Imagem de tela do gerenciador de projetos, com 4 colunas com cards, representando o modelo kanban
O Quadros, a funcionalidade kanban do gerenciador de projetos Runrun.it, que fornece a visão do todo

Comunicação integrada

As mudanças ocasionadas pela evolução da tecnologia e também pela pandemia da COVID-19 aceleraram transformações e práticas já existentes, mas que eram vistas como tendências para o futuro, como o maior índice de empresas trabalhando no regime de  home office. Diante desse cenário, o alinhamento da comunicação dentro das corporações tornou-se ainda mais importante para a continuidade dos projetos e para evitar os ruídos de informação. 

Dito isso, os gerenciadores de projetos trazem em sua estrutura dashboards interativos, que permitem a troca de mensagens, o compartilhamento de arquivos e a visualização de métricas de desempenho. Nesses painéis virtuais, as informações são centralizadas em torno do que importa e os dados podem ser acessados em um simples clique na tela. 

Logo, não há a necessidade da troca de materiais importantes em canais paralelos, como o e-mail, uma vez que tudo o que o gerente precisa está visível na plataforma. Esse modelo de acompanhamento minimiza as chances de retrabalho, já que o líder pode monitorar cada detalhe e oferecer a assistência de que sua equipe necessita, com rapidez e precisão. 

Essa funcionalidade também favorece o engajamento dos colaboradores, pois todos eles podem enxergar as métricas projetadas e celebrar momentos especiais para a empresa. Com o Runrun.it, além da interação nos comentários das tarefas, os usuários podem compartilhar suas experiências no mural de notícias e parabenizar os colegas pelos resultados obtidos. 

Leitura recomendada: Ferramentas de comunicação para auxiliar a comunicação da sua empresa

Gerenciamento do tempo e da produtividade

Não há como negar que alcançar ótimos níveis de produtividade é um anseio de todo profissional. A partir dos dispositivos automatizados, os gerenciadores de projeto incorporaram esse recurso ao seu arsenal de funcionalidades, fazendo com que a supervisão das atividades se tornasse mais assertiva e menos intuitiva. 

Hoje, diante de um novo contexto social, sabemos o quanto as cobranças excessivas motivadas pelos padrões de produtividade podem ser prejudiciais aos colaboradores, afetando diretamente o desempenho individual e o trabalho em equipe. Por isso, os softwares adaptaram o método de avaliação, primando por distribuir informações qualitativas e não quantitativas. 

Um exemplo já mencionado aqui é o gráfico de Gantt, disponibilizado pelo Runrun.it. Essa ferramenta cria uma tela de visualização que envolve as informações essenciais para entender a que passo está um projeto e o que ainda precisa ser feito. Além disso, ela ajuda os coordenadores e líderes a identificar a capacidade de cada membro de sua equipe, delegando as tarefas de maneira justa e equilibrada. 

Tela da visão de cronograma de projetos do Runrun.it

Outro aspecto necessário para a gestão do tempo que é encontrado nos gerenciadores de projetos são os cronogramas. Basicamente, esse mecanismo é um aliado do planejamento empresarial, pois determina quando uma tarefa será iniciada e qual é o seu prazo de conclusão. Sendo assim, é possível identificar com antecedência eventuais atrasos e corrigi-los no meio do caminho, para que a realização de um projeto como um todo não seja afetada.

No Runrun.it, o cronograma de projetos é interativo e está alinhado com o indicador de capacidade, permitindo alocar o tempo da sua equipe de acordo com a disponibilidade de horas de cada um. Para saber como ele funciona é só assistir o vídeo abaixo: 

 

Análise de dados

A cultura de dados é uma realidade para as empresas atualizadas com as tendências e que desejam acompanhar os resultados e o alcance de suas metas de maneira mais racional. Essas informações utilizadas para análises são coletadas a partir de indicadores de produtividade, KPI’s e metodologias de gestão que compilam informações e dados relevantes por meio de dispositivos e widgets programados para objetivos específicos. 

Logicamente, os gerenciadores de projetos trouxeram mais esse atributo para seu hall de soluções e cada um permite a criação de filtros e padrões únicos que são transformados em relatórios gerenciais. Tais documentos são essenciais para a rotina dos líderes, que precisam tomar decisões importantes com frequência. O Runrun.it, por exemplo, oferece dados a seu dispor por meio de uma variedade de relatórios, tais como “Custos”, “Horas por projeto”, “Horas disponíveis” e “Esforço por tipo de tarefa”, o que torna o hábito de gerenciar uma equipe mais estratégico. 

Um gerenciador de projetos completo

Reconhecido pelo G2 Crowd, site norte-americano especializado na avaliação de ferramentas, como o software mais fácil de usar do mundo, o Runrun.it é o seu parceiro ideal na hora de gerenciar os projetos. 

Criado com o objetivo de facilitar a rotina dos gestores, o sistema fornece indicadores de maneira automática e conta com um painel de controle interativo, favorecendo o acompanhamento das atividades na mesma tela, trazendo praticidade e agilidade para os seus projetos. Crie sua conta e experimente grátis: http://runrun.it.

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Conteúdo mencionado

https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok

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