Gerenciador de tarefas: 3 velhos problemas solucionados

Gerenciador de tarefas: 3 velhos problemas solucionados

Segundo apurou o National Center for Biotechnology Information, entre os anos de 2000 e 2013, nossa capacidade de prestar atenção a uma tarefa sem nos distrairmos caiu de doze para apenas oito segundos. Para você ter ideia, um peixinho laranja de aquário se mantém focado durante nove segundos. Nós sabemos bem que a culpa é dela, mas quem hoje em dia trabalha sem Internet? O preocupante é que, segundo esse estudo, um trabalhador checa seu e-mail em média 30x por hora. E você não deveria perpetuar esse modo obsoleto de trabalhar… A dica que eu posso dar é que você saberá resolver os seguintes problemas com um gerenciador de tarefas:

1. Não sei por onde começar

A) Abra seu bloco de notas ou o Word. Abriu? Liste todas as tarefas que você tem de entregar, não importa quando, conforme vai se lembrando. Satisfeito? Agora sim, priorize. Marque as tarefas para hoje, as tarefas para amanhã, até o fim da semana.
B) É hora de estimar um tempo necessário para cada uma. São oito horas de trabalho para distribuir entre elas, agora listadas por grau de importância e urgência.
C) Coopere com você: não trabalhe em duas ou três tarefas ao mesmo tempo, senão todo aquele tempo estimado para cada uma vai por água abaixo. Indo de uma em uma, você tem domínio sobre seus prazos e vê de perto se precisa delegar (se há mais urgência, menos importância) ou pedir apoio.

 

2. Tudo eu

A) A palavra equipe vem do norueguês “skipa” e quer dizer grande barco. Portanto, quando “estamos todos no mesmo barco”, é preciso haver gente para velejar, gente para consertar e gente para alimentar os navegantes. Diferente disso, naufraga. Ao se organizar com um gerenciador de tarefas, você não pode só delegar, e indiscriminadamente. Use a ferramenta também para passar o briefing e enviar links, comentários e transferir arquivos úteis para cumprir a tarefa.
B) É fundamental que haja permissão para pedir e receber tarefas. Mas o gestor não pode ser interrompido a todo momento para autorizá-lo ou negá-lo. A boa notícia é que seu gerenciador de tarefas resolve isso para você! Simplesmente configure quem pode delegar tarefas para quem. Mais formalidade e menos boca a boca.
C) Quando a tarefa é extensa e depende de fases, você pode delinear uma sequência de responsáveis. Assim que uma etapa for concluída, a tarefa será passada para o próximo envolvido da lista.

 

3. Os dados sumiram

A) Seu gerenciador de tarefas tem a cura para dois velhos e sérios problemas: demora para encontrar arquivos nas máquinas do departamento e a perda definitiva e repentina de dados. Dê preferência a uma ferramenta online e você terá um repositório de todas as tarefas já entregues e todos os arquivos e informações ligados a elas e compartilhados entre os colaboradores.
B) Outra facilidade que você não deve mais adiar: ter um campo de buscas para encontrar rapidamente tarefas já concluídas, onde você se lembra de ter guardado um documento, link ou acordo importante.
C) A qualquer hora, a partir de qualquer computador ou mobile. Um gerenciador de tarefas na nuvem permite acessar o sistema da empresa para criar tarefas novas para sua equipe, conferir sua lista de tarefas do dia seguinte até o andamento daquele grande projeto.

 

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