O que é preciso para ser uma boa ou um bom gerente de projetos? “Difícil dizer. Cada empresa define o papel desse profissional de uma forma diferente, e há diversos ramos de atuação. Você pode trabalhar em equipes enxutas ou numerosas, podendo desde controlar o orçamento e o cronograma dos projetos até realizar um leque de funções operacionais.” No entanto, para o consultor estratégico Brett Harned, que disse o que você acabou de ler, apesar das dificuldades que se impõem à definição do perfil de um(a) gerente de projetos, há competências inerentes a todos. A seguir, você confere quais.
Informação e Motivação: As competências essenciais
Criar um plano de projeto realista, estimar tempo e esforço corretamente, lidar com planilhas sem perder o foco, essas são todas habilidades que você, quando é uma boa ou um bom gerente de projetos, apresenta. São habilidades fáceis de aprender. Existem cursos, textos, e mesmo pessoas da área podem ajudar com isso. Mas, o primordial para o papel de gerente de projetos, afirma Harned, é a competência de manter seu trabalho organizado e sua equipe alinhada em informações e feliz com o que faz.
Ser uma boa ou um bom gerente de projetos está enraizado na capacidade de “navegar águas turbulentas e quietas com o mesmo grau de esforço e com a mesma facilidade”. Se pudéssemos colocar os pré-requisitos para controlar projetos num gráfico de pizza de quatro fatias, diríamos que uma fatia representa a perícia e o conhecimento técnico, e as outras três fatias representam a inteligência emocional do gerente.
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A estrutura democrática da boa comunicação
“Nunca fui fã da expressão ‘people person‘ (que é como se diz de alguém que ama interagir com outras pessoas)”, Harned confessa. Mas o ponto não é que ele seja introvertido, e sim porque nunca conheceu alguém que preferisse conversar com uma planta ou com o cachorro, ele brinca. Alguns gerentes de projetos podem acabar se autodeclarando “people persons“, por crerem que basta gostarem de falar, e explicar, e simplificar as coisas, mas…
Onde entra a parte de ouvir o outro, de deixar a equipe falar, de facilitar que falem o que pensam? Ser uma boa ou um gerente de projetos passa, inevitavelmente, por conversar cara a cara com as pessoas, sobre uma variedade de assuntos, inclusive os mais delicados, e reconhecer que, dentro de um time, nem todos se comunicam da mesma forma. Logo, chegar a uma estrutura que favoreça o diálogo aberto é, mais do que uma vantagem, um pré-requisito para um projeto não durar nem custar mais do que deve, ou, em muitos casos, um requisito para ele não fracassar.
Para facilitar o desenvolvimento da sua carreira de gerente de projetos, propomos que você aprenda a Regra dos 3 As: Abraçar a equipe, Alinhar expectativas e Acompanhar o status dos projetos. Veja o que isso quer dizer:
A) Abraçando sua equipe
Conhecer a sua equipe parece uma missão de outro mundo às vezes? Talvez você possa traduzir sua tarefa da seguinte forma: entender a forma como trabalha (seu ritmo, sua forma de buscar informação, e de organizar essa informação) e a forma como se comunica (gostam de trabalhar sozinhas ou em dupla, preferem diálogo face-a-face ou não problemas com mensagens?).
Trabalho e Comunicação. Assimilar essas duas variáveis é abraçar sua equipe, porque é o que a tornará mais segura, mais confiante e motivada uma equipe a cumprir metas e prazos básicos, para em seguida, se interessar e perseguir formas de se superarem a si mesmas. “É preciso ser um camaleão para fazer isso acontecer”, Harned compara.
Elaborar um plano de comunicação para a equipe pode ser útil, mas se existe algo que lançará todos os esforços por terra é forçar uma estrutura de comunicação que não combina com as expectativas do time – ou de cada time, se você lida com mais de um. Se não há envolvimento das outras pessoas.
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B) Alinhando expectativas
Diversos gerentes de projetos iniciam os projetos sem esclarecer as expectativas sobre metas, orçamento, cronograma e, acima de tudo, sobre o nível de esforço necessário. Tocar ponto por ponto é que muitos chamam, embora nem sempre saibam o que significa, de alinhamento de expectativas. Da mesma forma que deve acontecer, imagino, quando você está trabalhando com um cliente, é preciso alinhar expectativas no início do projeto, no que chamamos de escopo.
Se não houver uma documentação específica para descrever o escopo do projeto, convém criá-la. “Nem todo ambiente de trabalho é formal a ponto de demandar um escopo para cada projeto. Tudo bem, mas alguma forma de escopo ajudará fornecer a você e à equipe diretrizes, ou expectativas do que é preciso entregar”, recomenda Harned. “Sente-se com sua equipe e seus clientes no início de todo projeto, e revisem o escopo em conjunto com o cronograma. E, muito importante, explique os níveis de esforço que as tarefas vão demandar”.
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C) Acompanhando o status
Um dos fundamentos da boa comunicação de um(a) gerente de projetos é acompanhar o status dos projetos regularmente. Reuniões breves, toda segunda-feira por exemplo, e relatórios ao fim de cada semana são inestimáveis para acompanhar as próximas etapas, alocar os responsáveis pelas tarefas, e analisar os riscos do projeto. Harned indica usar um relatório de status semanal sobre orçamento, “e você nunca mais terá aquela conversa desconfortável pedindo mais tempo ou dinheiro para concluir o projeto”.
“Assim que sentir a necessidade, reserve um tempo para falar sobre o que está acontecendo, as atribuições de cada pessoa. Com clientes, uma boa prática é enviar detalhes do projeto por escrito, semanalmente, por meio de um relatório de status. E, se o tempo permitir, faça uma ligação para comentá-lo”, recomenda. Isso ajuda a reforçar a mensagem e fortalecer a relação. Como gerente de projetos, você descobrirá como se comunica com os vários tipos de personalidade presentes na sua equipe e entre os clientes. Pode ser por mensagem, tête-à-tête, um misto de ambos.
Há entregas de qualidade inferior prejudicando as próximas? Mudanças de escopo à vista? Cronograma impossível de cumprir? Check-ins regulares com a equipe podem evitar transtornos. Na dúvida, lembre-se que, quando se trata de alinhar expectativas, não há nada de errado em se repetir, para garantir.
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Humildade! Não é sobre você, é sobre sua equipe
“Ser parte de uma equipe de projeto pode ser divertido e criativo, mesmo do lado gerencial da coisa. Você terá que verificar o andamento, os próximos passos, fazer ligações urgentes, convocar reuniões onde nem sempre a equipe inteira estará presente – afinal, sua equipe precisa de tempo em suas mesas ou em campo para trabalhar”, destaca Harned.
Inevitavelmente, haverá momentos de percalços, em que serão postas novas ideias, novas exigências, novas perguntas. Prossiga com cautela. Se um cliente, parceiro ou membro da equipe chegar para você com qualquer uma dessas coisas, convém se rever os requisitos do projeto – recomenda. A documentação do escopo não é sempre o principal, mas é importante estar aberto sobre qualquer ideia. E mais que isso, como gerente de projetos, você deve saber quando envolver a equipe para ajudar na conversa e no processo de tomada de decisão.
Por exemplo: Se o cliente está solicitando algo que envolva design ou desenvolvimento, chame as pessoas responsáveis. Eles podem ajudar a responder à pergunta, e possivelmente até fazê-lo melhor do que você. Pense “sou apenas gerente de projetos” não como se fosse incapaz, mas reconhecendo que você é gerente de projetos, e não diretor de design, desenvolvedor e gerente de projetos, tudo ao mesmo tempo. Dar o tom certo a este “apenas” é ser honesto(a) sobre sua experiência.
Por último, você é fã da sua equipe?
Um(a) gerente de projetos nunca deve responder às dúvidas de um projeto completamente só, a menos que assim tenha sido previamente documentado por uma questão específica de restrição de orçamento, escopo ou diretriz. Afinal, sua equipe é formada por especialistas em suas áreas, responsáveis por responder a perguntas do seu campo de domínio. Seu trabalho está muito ligado com saber quando perguntar a eles sem ficar no caminho do seu trabalho.
“Você pode não ser uma cheerleader por natureza, mas cada projeto precisa de um líder que domine os processos”, Harned salienta. Uma boa ou um bom gerente de projetos mantem toda a equipe alinhada em informações e motivada. Cronograma, prazos e resultados são fundamentais, mas um(a) gerente de projetos que motiva traz um verdadeiro valor ao projeto. “Seja aquela pessoa que diz: ‘Nossa, isso é bem legal. Bom trabalho!'” Seja fã da sua equipe, celebrando suas vitórias e a incentivando a fazer o mesmo entre si”, indica.
Ao mesmo tempo, não tenha medo de ser o único a dizer à equipe: “Vocês pensaram sobre x, y, z?”. Se você é uma boa ou um bom gerente de projetos, conhece todos os aspectos do projeto, e se antecipa a perguntas ou preocupações que o cliente possa ter. Além disso, demonstra apoio ao time, ao projeto e que você está realmente envolvido(a), e não somente preocupado(a) com o básico do básico.
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