Tudo que a sua agência mais quer é criar uma campanha genial (e premiada) capaz de reter o cliente e atrair a atenção de novos. Mas basta conquistar o novo cliente para a insegurança recomeçar. O quanto ele está pagando é proporcional ao quanto ele demanda de vocês? Deveria ser simples responder, mas, se não é, já até sei por quê. Vocês ainda mensuram os gastos usando um sistema obsoleto, e o nome dele é planilha manual. Além de não ser nem um pouco produtivo, usar sistemas passíveis de falha humana não costuma ser bem visto aos olhos do cliente. Por isso, o primeiro passo para sua agência evoluir e se tornar impecável na gestão de suas contas é adotar uma gestão de custos digital. Veja como funciona:
É o fim da incerteza na agência
Não poderia ser mais simples. Tudo que você, gestor e gestora, precisa fazer é tomar apenas uma decisão: escolher uma ferramenta de gestão de projetos avançada e com timesheet automático. Ela entregará nas suas mãos relatórios de custos que mostram os esforços investidos pelo Atendimento, o Planejamento, a Mídia, a Criação, todos os times, para cada cliente. E como essa ferramenta mede tudo isso?
Simples: todas as demandas que hoje são feitas por e-mail passam a ser feitas em forma de tarefas, que ficarão armazenadas dentro da ferramenta. Basta que cada colaborador(a) dê play para trabalhar, pause para descansar e entregue a tarefa quando a concluir. Os relatórios mensuram todo o tempo trabalhado e ainda comparam com o tempo que foi orçado com o cliente.
Por que relatórios em vez de planilhas?
Sua agência não precisará mais vender seus serviços baseando-se numa estimativa de consumo de horas dos recursos. Em vez disso, os gestores podem acompanhar, em tempo real, a execução do fluxo de trabalho, em todas as equipes, e saber se os custos planejados estão certos, muito certos ou bem errados.
Em suma, a partir dos relatórios, que já saem prontos para serem apresentados para o cliente, você conseguirá se planejar para cortar custos, pedir mais verba ou identificar por onde sua rentabilidade está escorrendo. É o fim da velha sensação de que o cliente paga bastante, mas dá tanto trabalho, que você nem tem mais certeza se ele dá mesmo lucro.
Gestão de custos digital = Credibilidade
Um passo à frente, o que pode encantar os seus clientes é permitir que eles saibam onde exatamente estão investindo seu dinheiro. Basta adicioná-los como usuários da ferramenta e eles ficarão a par dos gastos de cada etapa das suas campanhas e ações promocionais. Fornecer essa informação é como ostentar um selo de credibilidade e transparência e é essencial para a sua agência preservar o cliente e demovê-lo da ideia de abrir concorrência.
Lembre-se de que quanto mais importante a agência for para o cliente, mais ele vai pagar pelos serviços prestados. E se antes o grande desafio era comprovar para ele o que a diferenciava das outras opções do mercado, não será mais. Uma ferramenta de gestão de custos digital informará todos os números e dados de que as lideranças na agência precisam para manter sua equipe e seus clientes com um sorriso no rosto.
Pare de perder dinheiro
A redução de custos é sem dúvida a maneira mais rápida e mais fácil de melhorar a rentabilidade do seu negócio. Confira neste artigo as formas mais comuns de perder dinheiro mesmo com uma gestão de custos.
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