Por que perdemos prazos e como acabar com isso

Por que perdemos prazos e como acabar com isso

“Eu amo prazos!” Você jamais diria isso, certo? Na verdade, um certo maluco disse: Douglas Adams, a mente brilhante por trás de O Guia do Mochileiro das Galáxias. Mas ele se explica: “Eu amo o barulho que os prazos fazem quando vão embora”. Realmente, assim não dá para discordar. Mas como fazer uma gestão do tempo capaz de dar conta de tantos prazos? Pois o post de hoje é para você que se pergunta isso e já não sabe lidar com a sua lista de tarefas. Vá em frente!

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Por que perdemos prazos?

A Opera House de Sydney, um cartão-postal australiano, deveria ter sido concluída em 1963, por US$ 7 milhões. Mas só em 1973 é que foram inaugurá-la, em uma versão menor e que custou US$ 102 milhões. Daí você pensa: “até que eu não estou tão mal assim…” Mas é o mesmo motivo que causou o atraso na construção da Opera House que te impede de entregar suas tarefas na data: o Planejamento Otimista.

Temos a tendência de subestimar quanto tempo precisamos para acabar uma tarefa. Não nascemos sabendo fazer uma gestão do tempo incrível. O problema é que continuamos batendo cabeça, sem aprender a lição, porque não sabemos planejar e jogamos a culpa em fatores externos – colegas que interromperam, chefe que delegou tarefas demais, milhares de e-mails, reuniões, mais e-mails, sono, estresse e por aí vai.

Repare: quando você planeja seu dia ou sua semana, alguns prazos parecem longe e sob controle. Resultado: você só irá se mexer quando já não puder mais ignorá-los. E lá foi sua saúde pelo ralo, porque você não sabe nem por onde começar para consertar seu atraso… Tudo porque você foi otimista demais e se planejou sem considerar os imprevistos, as interrupções, e aquela vontade de jogar tudo pro ar.

>> Leitura recomendada: Dicas do planejamento à entrega de projetos

Como parar de perdê-los

Uma tarefa sempre irá tomar o tempo que você acha que levará para executá-la. Nunca menos. Mas, quase invariavelmente, mais. E é por isso que, por mais disciplinados que sejamos, precisamos de prazos para ser produtivos. Segundo a editora do NYMag, Melissa Dahl, “muitas vezes, nós só concluímos alguma coisa porque existe um prazo.” Pensando nisso, vamos às estratégias que você vai usar a partir de hoje para não perder mais nenhum na sua carreira:

1. Você terá uma semana de 3 dias. Planeje dentro dela.

A partir de hoje, planeje suas tarefas levando em conta que a sua semana vai até quarta-feira. Distribua todas as tarefas mais difíceis, importantes e que te pressionam (em termos de prazo) entre segunda, terça e quarta-feira. Só até quarta. Os outros dias você deixa em aberto. Tendo uma carga de trabalho mais leve na quinta e na sexta-feira, você conseguirá adaptar a sua jornada quando topar com os imprevistos, mas sem todo esse estresse que você passa hoje.

>> Leitura recomendada: Checklist para aumentar sua produtividade

2. Você precisará de tecnologia. Use um gerenciador de tarefas.

Agora que você já tem o planejamento da sua semana inteligente de três dias, passe todos os seus afazeres para o seu gerenciador de tarefas, porque será ele que organizará a sua rotina. Basta que você defina a data de entrega de cada tarefa para dois ou três dias antes do prazo otimista (é por causa dele que você se estressa, lembra?). A ferramenta traçará para você uma ordem de prioridade e também te avisará quando começarem as tarefas agendadas e as repetitivas. Aliás, o que é uma ótima ideia para quem vive com a impressão de que está esquecendo alguma coisa.

3. Você tentará se sabotar. Firme compromissos com outra pessoa.

“Eu solenemente prometo entregar esta tarefa às 5 da tarde”. Calma, não é exatamente assim que você precise fazer. Mas é por aí. Se você firma o compromisso só consigo mesmo(a), ninguém vai saber se você não o cumprir. Então, diga o seu dever em alto e bom tom para seu/sua líder ou colega que você admira e a sua vaidade estará em jogo. Você pode até se atrasar, mas não terá sido por falta de vontade – e isso já é um grande passo para começar a se tornar a pessoa mais produtiva que você conhece.

(Bônus) 10 vezes em que as coisas ficaram esquisitas no trabalho

A consultoria americana CareerBuilder conduziu uma pesquisa para descobrir os momentos mais insanamente improdutivos de profissionais que estavam fazendo qualquer coisa em vez de trabalhar. Estes são os melhores casos:

10. Um funcionário estava imprimindo fotos de animais, com os nomes de colegas do trabalho, e pendurando tudo pelo escritório. Que chato…
9. Um funcionário estava controlando um drone dentro do escritório. Básico, né?
8. Um funcionário estava dormindo no sofá do CEO :O
7. Um funcionário estava furando os pneus do carro de outro funcionário o.O
6. Um funcionário estava bebendo vodka enquanto assistia Netflix. #quemnunca
5. Um funcionário estava jogando videogame no celular, sentado no banheiro. Oi?
4. Um funcionário estava procurando uma noiva por correspondência. <3
3. Um funcionário estava numa câmara de bronzeamento artificial. (!!!)
2. Um funcionário estava tentando hipnotizar os colegas para pararem de fumar. Pense.
1. Um funcionário estava tomando banho de esponja na pia do banheiro. BANHO. NA PIA. DO BANHEIRO.

Você está mais perto do que nunca de esquecer de vez a época em que você perdia prazos. Afinal, você já entendeu como se planejar e agora só precisa encontrar a tecnologia certa para gerenciar suas tarefas e te deixar trabalhar em paz.

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