Truques de gestão do tempo para centros de serviços compartilhados

Truques de gestão do tempo para centros de serviços compartilhados

Quem trabalha em centros de serviços compartilhados nem sempre consegue explicar de primeira o que sua área faz. Afinal, são muitas atividades que apoiam os principais processos do negócio, mas não são seu core business – como comunicação interna e externa, recursos humanos, financeiro, jurídico, TI, logística… Tudo para gerar eficiência, uma vez que se internaliza o que poderia ser terceirizado. Não resta dúvida de que gerenciar todas essas atividades demanda uma ótima estratégia de gestão do tempo. Travis Bradberry, autor do best-seller Emotional Intelligence 2.0, afirma que, na realidade, pessoas hiperprodutivas são aquelas que aproveitam ao máximo o tempo no trabalho sem qualquer esforço adicional. Animador, não? Então confira seis truques que ele indica para adotar a partir de hoje:

1. Não passar duas vezes pela mesma tarefa

Hiperprodutivos têm um hábito em comum: resolvem os problemas por completo assim que eles aparecem. Por isso, a dica é não adiar telefonemas, reuniões e tarefas de que você pode cuidar na hora em que eles surgem – ou não hora em que estão planejadas para serem executadas. Dessa forma, você não gasta sua energia e seu tempo duas vezes com a mesma atividade. Não pense que tudo bem voltar a fazer aquilo depois se algo passar despercebido. Não é bem assim. Afinal, você é capaz de se dedicar a uma novidade e aprender mais se estiver livre de tarefas antigas.

2. Só ir pra casa depois de planejar os próximos passos

As pessoas mais eficientes que você conhece provavelmente são aquelas que sempre parecem concluir seu trabalho, mesmo que passem por um turbilhão de compromissos e imprevistos, certo? Pois saiba que um dos principais segredos por trás desse foco e dessa competência toda é que elas planejam o que precisam fazer no dia seguinte, antes de deixar o escritório, a agência ou o banco – diz Bradberry. As mais apaixonadas pelo que fazem chegam a começar a trabalhar no dia anterior, para diminuir sua ansiedade. Esta não é uma solução para todos, mas se quiser tentar, tenha em mente o próximo truque de produtividade:

3. Adicionar um prazo a cada tarefa

Uma lista de tarefas é muito útil para você garantir que não vai esquecer nada, mas ela pode te enganar se for simples demais. Se tudo o que ela te diz é o número de tarefas que precisa fazer, mau sinal. Porque você desejará entregar todas antes de ir embora e, se não conseguir, se sentirá frustrado(a). Ela deveria, na verdade, te mostrar como distribuir suas horas de trabalho com inteligência.

Para isso, adicione prazos à cada tarefa da sua lista. O resultado é que você evitará procrastinar ou cair na tentação de fazer mais de uma tarefa por vez, porque sabe quanto tempo tem. Mas entenda que não faz sentido estipular novas metas para o dia seguinte, como vimos no item 2, se você não confere como está se saindo. Pare no meio do seu dia e olhe criticamente para o que fez até agora. Se perceber que está atrasado(a) ou fazendo um trabalho de má qualidade, é hora de rever, mais do que sua gestão do tempo, o seu objetivo de carreira.

4. Dizer “não” com a consciência tranquila

Quanto maior sua dificuldade em dizer “não”, maior é a chance de sofrer por estresse e ansiedade. Mas atenção: “não” é “não”. Evite usar frases como “não tenho certeza se posso”, “não posso agora, mas depois sim”. Você está autorizado(a) a dizer que não pode trabalhar no que não é sua prioridade. O que está longe de significar que você deva se isolar na sua mesa. Prestar um favor de vez em quando mostra à sua equipe que você pensa no todo e também cria condições para pedir ajuda. Mas, retomando o seu direito de negar, lembre-se do grande poder que tem a boa educação: você pode dizer o que quiser na vida, desde que diga com educação.

5. Delegar o que não precisa do seu tempo

Pessoas especialmente produtivas não têm problemas em passar o trabalho adiante. Em outras palavras, eles sabem que não são os únicos competentes da empresa e confiam no potencial dos colegas, para que possam se concentrar em seu próprio trabalho. Mas, de acordo com Bradberry, não é inteligente abusar do poder de delegar tarefas. O importante é identificar qual “incêndio” realmente vale a pena ser apagado, porque é estratégico, e qual só vai atrasar a agenda da pessoa. E quando transferir a responsabilidade, não deixe de dar as orientações. Você delegou justamente para tirar a tarefa do seu caminho, mas se for malfeita, vai acabar encontrando-a de novo. E daí sua gestão do tempo vai pelo ralo.

6. “Comer alguns sapos”

“Coma um sapo vivo como a primeira coisa da sua manhã e nada pior acontecerá para você no restante do dia” (Mark Twain). “Comer um sapo” é o mais eficiente antídoto para a procrastinação, e a maior parte das pessoas produtivas sabem disso. Em outras palavras, gaste a sua manhã com uma tarefa que demanda um alto nível de concentração e que não seja algo pela qual você morra de amores. Checar seu e-mail, por exemplo, é um grande sapo. Faça disso um hábito – Bradberry recomenda – e você verá como consegue eliminar, senão todos, vários sapos do seu dia antes do almoço. Além disso, lembre-se de que olhar seu e-mail a cada notificação é um comportamento ansioso e nada maduro, que só toma seu foco. Que fazer? Que tal organizar suas mensagens em grupos de interesse, criar alertas para contatos importantes ou mesmo configurar uma resposta automática em casos específicos? 🙂

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