Existem dois tipos de problema no mundo: o problema ruim e o bom. E o que seria um problema bom? Provavelmente, o seu é. Se você chegou a uma fase madura da sua carreira e seu escritório de advocacia está prosperando, seu problema bom é justamente estar atarefado(a), tentando manter nos eixos todo o fluxo de petições, casos, processos e contratos que não são poucos. Por outro lado, você deve estar enfrentando um outro problema, que é nada bom: o fato de você não saber exatamente o destino do dinheiro e do tempo da sua equipe de advogados, auxiliares e estagiários. Mas, nada de drama… Aqui está como nós recomendamos que você aja em sua gestão para se livrar dessas aflições e fazer seu escritório de advocacia continuar crescendo.
1. Faça um diagnóstico estratégico
Solucionar todos os problemas de uma vez infelizmente não está em suas mãos. Isso significa que você deverá exercitar sua habilidade de priorizar. Caso você ainda não tenha um compilado de todos os problemas que sua equipe e você enfrentam no escritório, convide o pessoal para uma reunião de brainstorm, ou solicite que todos preencham uma planilha com suas dificuldades. É provável que você identifique problemas como:
• Recebo e-mails demais da equipe;
• Clientes ligam o dia todo para saber do andamento dos seus processos;
• Falta criar um banco de dados com jurisprudência e teses jurídicas;
• Reuniões de planejamento são constantes e nem sempre são produtivas;
• Erros de peticionamento são corriqueiros;
• Não há mais espaço para as pilhas de pastas com peças processuais e contratos;
• Não foi prospectado um número expressivo de clientes novos.
Não precisa perder a calma diante dessa lista de problemas. Enxugue-os e deixe no máximo cinco de cada área, que podem ser: Produção Jurídica, Relacionamento com Cliente, Finanças, Diretoria, entre outras.
Uma ótima ideia é hierarquizar essa lista, do problema mais grave (1) para o menos grave (5) e inserir todos em uma planilha. Assim, vocês conseguem visualizar por onde devem começar a resolver.
2. Transforme o diagnóstico em metas
Hora de pôr o seu diagnóstico estratégico em prática, isto é, definir metas para todas as áreas do escritório, desde os sócios até os estagiários. Mas atenção: para uma meta ser inteligente, ela deve ser bastante específica no número que se busca alcançar e no prazo ou período em que ele deve ser alcançado. Assim, é possível acompanhar o seu avanço ao longo do tempo e tomar providências.
Exemplos de metas específicas são:
• Reduzir em 50% os erros de peticionamento até o final do trimestre;
• Elevar de 5 para 15 a média mensal de aquisição de clientes nos próximos 3 meses;
• Aumentar em 25% a produtividade de todas as áreas em dois meses.
Maravilha! O próximo passo você já deve saber qual é. AÇÃO! É o momento de listar todas as tarefas necessárias para atingir as metas estipuladas e distribuí-las entre o time.
3. Distribua as tarefas e oriente sua equipe
A forma mais prática de fazer isso é adotando um sistema inteligente de gestão de tarefas e tempo. A cultura do “todos fazem um pouco de tudo” é natural quando se trata de um escritório menor. No entanto, quando o escritório cresce e o trabalho e a equipe aumentam, é preciso que cada um conheça bem suas responsabilidades. Afinal, ter duas pessoas realizando a mesma tarefa é tudo que você não quer.
Por isso, o ideal é que o seu escritório de advocacia contrate um software de gestão por meio do qual seja possível distribuir e priorizar tarefas e mensurar o tempo investido em cada tipo de tarefa. Sejam elas recorrentes, como visita ao fórum, cadastro de clientes, processos e contratos, e reunião com o cliente, ou mais complexas, como a atualização do banco de dados de teses jurídicas, treinamento dos estagiários, estudo de caso e petições.
Assim que implementar o sistema de gestão para organizar e distribuir as tarefas, oriente sua equipe que aquilo não se trata de um meio de pressionar por resultados. Na realidade, cada profissional agora poderá comprovar o quanto trabalha e ser reconhecido por isso. Isso sem contar que o cliente que decide contratar seu escritório, e não outro, espera ver vantagem, e uma delas, que você pode apresentar a ele é a possibilidade de saber como as horas da sua equipe de advogados e estagiários são investidas para oferecer a ele um atendimento superior.
4. Acompanhe o trabalho da equipe e mensure os gastos
Mais do que distribuir as tarefas e poder mensurar quanto tempo e dinheiro seu cliente demanda do seu escritório, você poderá acompanhar, sem sair da sua mesa, o que cada um está fazendo. Tudo por meio de um relatório de atividades atualizado em tempo real. Ao menos, é assim que funciona para quem usa o Runrun.it – o software brasileiro adotado em mais de 150 mil empresas e escritórios de mais de 130 países.
Afinal, a última coisa que vocês precisam é de mais trabalho. Pelo contrário, vocês precisam se tornar as pessoas mais produtivas que conhecem para manter o escritório em ascensão, atraindo novos clientes e casos, sem com isso atrair mais desordem e estresse. Gostou da ideia e deseja ter todo esse controle agora? Experimente o Runrun.it grátis: http://runrun.it
