Guest-post escrito por Gustavo Paulillo, CEO da Agendor*, empresa desenvolvedora de um aplicativo para web e mobile, que ajuda milhares de equipes a organizar e aumentar as vendas diariamente.
Dizem os especialistas de RH que todo executivo ou empreendedor de sucesso passa por um momento da carreira que é decisivo: abandonar o operacional, aprender a delegar e se tornar um líder de verdade, aquele que pratica a gestão estratégica.
Muitos chefes só se tornam líderes quando deixam de ser “apagadores de incêndio” e passam a ser as pessoas que orientam as ações de forma mais macro.
Tornam-se pessoas que inspiram pelo exemplo, têm paciência de ensinar, confiança em delegar, cuidado ao acompanhar, prazer em elogiar e não tem medo de orientar e criticar (sempre em particular), se necessário.
E o objetivo dessa jornada de confiar aos outros aquilo que você sabe fazer tão bem (desenvolvendo-os e capacitando-os para isso) é uma só: focar seu tempo cada vez mais em uma gestão estratégica de alto nível e deixando a “mão na massa” confiada a outros líderes de nível gerencial e suas equipes.
Para isso, a automatização de tarefas é uma dessas companheiras que ninguém pode deixar de lado. E por três motivos:
- É possível automatizar atividades que só tomam tempo, seu e de sua equipe.
- Você pode criar quadros de acompanhamento (integrando aplicativos, por exemplo), ter acesso a mais dados em tempo real e compartilhar com seus funcionários de forma colaborativa.
- A tomada de decisão será facilitada e mais ágil com informações confiáveis e acessíveis remotamente por todos.
Portanto, vamos apresentar nesta postagem algumas dicas de como automatizar tarefas repetitivas e coletar informações online no seu dia a dia de trabalho em quatro áreas fundamentais, abrindo espaço para a gestão estratégica que você deve desempenhar com maestria:
4 dicas de gestão estratégica que todo líder precisa conhecer
Com ajuda da tecnologia e da automação, sua jornada diária de trabalho pode ser muito mais produtiva e assertiva. Veja a seguir quatro maneiras de fazer isso e imprimir um caráter mais estratégico à sua gestão.
1. Gestão estratégica da produtividade
Fazer mais com menos, atingir suas metas empregando menos recursos, ser mais rápido em suas entregas sem sacrificar a qualidade. Fácil de falar, difícil de fazer…
Qual o segredo para gerir estrategicamente seus recursos e conseguir que você e sua equipe sejam mais produtivos?
Existem várias teorias e métodos sobre o assunto, da famosa técnica de Pomodoro ao aclamado GTD (Getting Things Done).
Mas o que queremos destacar hoje é um conceito menos divulgado, a Teoria do Fluxo, desenvolvida pelo professor Mihaly Csikszentmihalyi, em que se afirma que as pessoas podem mergulhar em um estado profundo de produtividade se oito condições forem obedecidas:
1. Definir objetivos claros.
2. Muito foco e concentração.
3. Gradual perda da autoconsciência.
4. Atingir um estado de percepção alterada do tempo.
5. Feedbacks em tempo real do desempenho (parte importante!).
6. Trabalho a ser realizado compatível com suas habilidades.
7. Perceber-se no controle da tarefa.
8. A tarefa em si já é uma recompensa.
Perceba que para entrar no superprodutivo “estado de fluxo”, as condições são muito semelhantes ao que algumas pessoas sentem ao participar de um vídeo game: feedback e recompensa em tempo real por uma tarefa que se está controlando bem. O tipo de coisa que automação pode proporcionar!
2. Planejamento e organização
A teoria do fluxo pode até ser um pouco curiosa, mas ser produtivo em alguma coisa (independentemente do método) sem saber por que e como isso vai ajudar a empresa, não vale nada.
Parafraseando o mestre Drucker: não há nada mais improdutivo que ser produtivo em algo que não precisava ser feito!
A resposta para isso é saber planejar. E, nesse contexto, uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos é fundamental.
Além de tecnologia e automação, algumas dicas podem ajudá-lo bastante a gerenciar seus projetos:
- Comunicação: use plataformas e aplicativos que ajudem sua equipe a estar sempre em contato, em tempo real e de onde estiver.
- Metodologia de gestão estratégica: nem tudo que funciona com uma equipe funciona com outras, o mesmo vale para segmentos de negócio e empresas. É preciso definir a melhor maneira de lidar com a sua equipe e planejar seus passos.
- Gestão de pessoas: confie em sua equipe. Se não for possível, capacite-a ou acrescente novos profissionais. Um líder que pode confiar em sua equipe só consegue isso porque seus profissionais também confiam nele e em sua liderança.
- Tecnologia: esse é o tema de nosso próximo tópico: automatize o que é repetitivo e não agrega valor. Use a tecnologia para se comunicar melhor.
3. Automatização
Falamos em diversos momentos sobre a necessidade de acesso a informações ágeis, confiáveis e em tempo real.
Ao usar um sistema automatizado de gestão, seja integrado ou fracionado em módulos, como RH, finanças, projetos, operações, vendas etc., o gestor terá acesso a painéis de controle e poderá tomar decisões e corrigir os rumos com muito mais facilidade, além da integração das equipes, da transparência de informações e da rastreabilidade proporcionadas.
>> Leitura recomendada: Os melhores aplicativos de gestão gratuitos
4. Automação de vendas
Sem dúvida um sistema de controle comercial automatizado só pode trazer benefícios para esta área.
Com ele, é possível ter um cadastro centralizado de informações, manter o controle do processo, compartilhar informações com os vendedores, alocar os recursos com mais assertividade e permitir que todos saibam como está o desempenho, podendo eles mesmos tomar decisões para alcançar suas metas.
Além disso, o gestor poderá identificar o desempenho da equipe não apenas em termos de quantidades ou valores vendidos, mas de outros parâmetros, como telefonemas feitos, reuniões e visitas agendadas, propostas enviadas, negociações etc.
Por fim, é possível gerenciar um funil de vendas e manter notificações e alertas para que sua equipe não esqueça de nenhum compromisso ou ação que possa levar o cliente para mais perto do fechamento de um negócio.
Sem dúvida: para uma gestão estratégica eficiente, conciliar a tecnologia de automação com a experiência pessoal é fundamental. Use e abuse da tecnologia!
*Com o app Agendor, você centraliza o cadastro de clientes, acompanha as vendas em andamento e extrai relatórios detalhados para analisar os resultados de seu negócio.
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