Um dos maiores problemas enfrentados pelos gestores é falta de definição sobre o tamanho real dos projetos que serão executados pela sua empresa – já que dependendo do tipo de serviço seu projeto pode mudar de direção (e de tamanho) a qualquer momento. A confusão que isso pode gerar não se limita somente à expectativa sobre o que foi acordado entre as duas partes. A própria organização dos serviços fica comprometida, bem como a percepção do valor do trabalho realizado. A gestão usando um software pode ser a saída para o projeto fluir.
Para te ajudar com isso, listamos cinco pontos em que um software pode te ajudar a enxergar quais projetos são rentáveis:
1. Conheça os seus custos
O primeiro passo é preciso conhecer os custos exatos do seu serviço, seja você autônomo ou gestor de um escritório. Coloque no papel todos os compromissos financeiros que existem na sua prática – os fixos e os variáveis.
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2. Defina a produtividade da sua equipe
Descobrindo o custo do seu escritório, o próximo passo será definir o valor mínimo de produção de cada um dos envolvidos diretamente na produção dos projetos, de modo que o mês feche com um saldo positivo.
Para isso, é necessário calcular quantas horas de cada colaborador será disponibilizada para o projeto. Calcule também quanto custa a sua hora – e, a partir disso, avalie quantas horas você terá que dedicar ao trabalho. Você pode fazer essas contas através de uma planilha ou de forma automática usando um software de gestão de tarefas, como o Runrun.it.
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3. Determine a quantidade de horas dedicadas ao projeto
Determinando as horas de trabalho é possível medir e administrar a qualidade da sua produtividade. Terminando o trabalho antes do tempo, a produtividade pode ser considerada boa. E se o trabalho não ficar completo a tempo, você pode descobri de onde está vindo o problema. Em quais tarefas você ou a sua equipe dedicou mais tempo?
4. Calcule o valor do projeto
Quem faz a gestão de custos de um projeto deve cuidar basicamente de três etapas: o planejamento, o orçamento e o controle dos custos. Mas não importa em qual delas você esteja, sua missão é sempre a mesma – entender de onde os gastos vêm. O problema é quando o projeto se estende além do previsto e a origem dos custos fica cada vez mais nebulosa. E não tem que ser assim. Não mesmo. Organize suas despesas em categorias para não ter essa dor de cabeça, e use a ajuda da tecnologia para registrar as horas investidas em cada tarefa de cada projeto.
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5. Controle sempre seus trabalhos e produção
Procure uma forma de mensurar sua produtividade, seja anotando em um papel as horas trabalhadas ou adotando uma técnica mais automatizada. Com esse controle, todos ganham e o cliente fica ainda mais satisfeito quando percebe que o escritório trabalha com clareza e, acima de tudo, com honestidade. Ter essa consciência estratégica certamente tornará sua equipe mais capaz, pois os pequenos processos cotidianos podem gerar economia de recursos e tempo.
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