Como planejar e executar projetos com o gráfico de Gantt?

Como planejar e executar projetos com o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é uma ferramenta que te ajuda a planejar e executar projetos, porque permite uma visualização simples das tarefas da sua equipe. A ideia fundamental da ferramenta é ser ágil e intuitiva: todos os responsáveis por um projeto conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e a que pé está o trabalho. Além disso, o gráfico de Gantt pode ser bastante útil para gerenciar equipes remotas, pois coloca todos na mesma página sem a necessidade de inúmeras reuniões e trocas de e-mail.

Para saber mais sobre as vantagens da ferramenta, acompanhe o nosso artigo:

 

Como surgiu o gráfico de Gantt?

A história do gráfico de Gantt tem dois inícios: o primeiro é no final do século 19, com o economista e engenheiro polônes Karol Adamiecki (1866-1933). Ele inventou uma nova maneira de visualizar o gerenciamento de projetos de forma interdependente. Ele chamou o recurso de diagrama. No entanto, a inovação foi engolida pelas barreiras linguísticas e não ganhou prestígio internacional, já que Adamiecki publicou artigos somente em polonês e russo.

Enquanto isso, no início do século 20, o engenheiro norte-americado Henry Gantt (1861-1919) desenhou um gráfico de barras capaz de ilustrar o cronograma de um projeto. No entanto, como tudo era feito à mão, a inovação não foi bem aceita pelo setor privado, porque consumia muito tempo e qualquer mudança no planejamento exigia retrabalho

Contudo, a ferramenta foi usada pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial e isso garantiu prestígio ao método, o que foi bastante útil quando os primeiros computadores pessoais começaram a surgir no final da década de 1980, uma vez que as empresas passaram a ter a automação necessária para usar o gráfico de Gantt.

Foi justamente esse alinhamento de fatores que favoreceu o uso do gráfico em grande escala nos anos 1990. Foi necessário um século para que ele fosse de fato usual no dia a dia, mas isso também garantiu tempo de maturação para o desenvolvimento da ferramenta.

Para que serve o gráfico de Gantt?

Desde o início, o gráfico de Gantt foi pensado para ser usado para gerenciar e executar projetos. E isso significa que a ferramenta cria uma tela de visualização que envolve as informações essenciais para entender a que passo está um projeto e o que ainda precisa ser feito, sendo que esses dados são em geral:

  • Tarefas – atividades que compõem cada etapa; 
  • Responsáveis – pessoa ou equipe responsável pela execução de cada tarefa;
  • Tempo – data de entrega e esforço necessário para a execução de tarefas/etapas;
  • Status – representa o estágio atualizado de cada tarefa (ex. backlog, execução, revisão).
 

Dá para entender porque um gráfico de Gantt feito manualmente era quase inviável devido ao trabalho que exigia. Afinal, são muitas informações e geralmente o processo envolve várias pessoas. Inclusive, atualmente há ferramentas específicas para o Gantt, como o próprio Runrun.it

Com um software de gestão como o Runrun.it você pode escolher se quer visualizar os projetos no formato kanban ou Gantt. A plataforma ainda conta com um indicador de capacidade, que serve para você automaticamente medir o esforço pela disponibilidade de cada colaborador.

>> Leitura recomendada: Como se planejar e evitar a sobrecarga dos times com o cronograma e indicador de capacidade do Runrun.it

Quando o gráfico de Gantt é útil?

Por mais que o gráfico de Gantt traga vários benefícios para o seu fluxo de trabalho, ele pode não ser a ferramenta ideal para equipes que lidam com tarefas ongoing ou atividades mais simples, que não necessitam de todo um planejamento para serem executadas. 

Mas, para projetos mais longos e complexos, o Gantt se torna um recurso útil para organizar a rotina de trabalho da sua equipe garantindo que tudo seja feito dentro do prazo e sem sobrecarregar ninguém. Como o Gantt te mostra todas as tarefas de um projeto, você não cai na armadilha de distribuir demandas com deadlines próximos para a mesma pessoa. O gráfico justamente te ajuda a antecipar esses problemas de planejamento. 

Além disso, você consegue definir quais tarefas são prioridade no projeto e quais atividades são auxiliares. Tendo isso em vista, você e a sua equipe podem tomar decisões mais assertivas caso haja algum imprevisto. Com essas informações mais visíveis, fica fácil definir prazos realistas para a rotina do seu time. 

A clareza de informações ainda permite que o seu cliente compreenda os prazos de entrega estabelecidos, pois você consegue mostrar a trajetória das etapas para concluir uma entrega.

Por isso, a ferramenta pode ser útil no seu dia a dia a partir das seguintes práticas que ela oferece:

1. Facilita a comunicação entre gestor e equipe

Um gráfico de Gantt também pode funcionar como uma espécie de ponte entre colaboradores e gestores. Como é intuitiva e fácil de ser compreendida, a ferramenta “fala a linguagem” de todos os níveis de uma organização.

2. Reduz a necessidade de relatórios diretos

Como os gráficos de Gantt são facilmente utilizáveis podem servir como uma ótima ferramenta para relatar o progresso de um projeto sem a necessidade de produzir relatórios. Além disso, a visualização automática e ágil ajuda a mitigar riscos ao longo do desenvolvimento, já que você tem um amplo panorama da execução e consegue perceber eventuais obstáculos.

3. Aumenta a eficiência ao documentar as melhores práticas

Ao utilizar consistentemente o gráfico de Gantt para visualizar e monitorar o cronograma de um projeto, você passará a documentar e incorporar melhores práticas de gestão. E isso é especialmente útil quando novos projetos chegam, ou quando os times são alterados, para que o que foi bem feito antes continue assim.

>> Leitura recomendada: Sobrecarga de trabalho: um problema que a sua empresa pode aprender a contornar

Benefícios do gráfico de Gantt

Se você e a sua equipe lidam com projetos que encaixam com a proposta do gráfico de Gantt, mas estão na dúvida se vale a pena adotar a ferramenta na rotina, confira a seguir algumas das vantagens do recurso para tomar essa decisão:

Identificar gargalos

Quando você começa a usar o gráfico de Gantt, uma das primeiras coisas que chama a atenção é a interdependência das tarefas, que é quando uma atividade precisa ser concluída para outra começar. Essa visualização fácil permite que você identifique gargalos que atrasam as entregas. Ao detectar os motivos, fica mais simples de resolvê-los e reduzir os prazos sem impactar na qualidade do trabalho. 

Gestão do tempo mais eficiênte 

Se um colaborador está com tempo ocioso porque concluiu a sua parte na tarefa\etapa antes do prazo previsto ou está esperando alguém terminar o seu trabalho para ele começar o dele, você consegue alocar melhor a disponibilidade desse colaborador de maneira mais assertiva. Com o Runrun.it você ainda tem a informação de quanto tempo é necessário para concluir uma atividade, então, você faz essa distribuição sem sobrecarregar ninguém e nem encavalar as demandas.

Atribuir responsáveis pelas tarefas

Nós já falamos neste artigo que com o gráfico de Gantt do Runrun.it você tem duas medidas: capacidade de execução e tempo de uma tarefa. Essas duas informações te ajudam a definir melhor os responsáveis por cada atividade. Além disso, quando você monta o gráfico de Gantt consegue construir o escopo do projeto com mais clareza, o que pode motivar os colaboradores a escolherem uma ou outra demanda a partir do objetivo definido. Dessa forma, você delega tarefas por interesse e disponibilidade.

Acompanhar o andamento

Uma das vantagens mais reconhecidas do Gantt é o acompanhamento do projeto em uma só tela. Visualizar o status de cada tarefa ainda facilita a organização da agenda da sua equipe e você consegue atualizar o cliente com mais agilidade e assertividade. Além disso, centralizar essas informações em um lugar pode diminuir as interrupções sobre a que passo anda uma entrega. Afinal tudo vai sendo atualizado automaticamente e nas reuniões com a sua equipe você pode focar mais nos direcionamentos do trabalho do que em prazos.  

Adote o Runrun.it para a gestão do seu projeto

Se a sua empresa conta com projetos longos e curtos, o software de gestão Runrun.it pode ser ideal para as duas propostas. Isso porque a ferramenta facilita o acompanhamento e execução de projetos, permitindo que os gestores façam todo o planejamento dentro da própria ferramenta, desde planejar, delegar tarefas, direcionar os colaboradores e se comunicar durante o desenvolvimento da atividade. 

Além disso, poder preservar todo o fluxo de informações em um lugar ainda agiliza a tomada de decisões para planejamentos futuros, pois você consegue se guiar sobre o esforço que cada tarefa necessita. Crie sua conta gratuita agora: https://runrun.it

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