Gráfico de Gantt: desde o começo do século passado, uma poderosa ferramenta de gestão de projetos

Gráfico de Gantt: desde o começo do século passado, uma poderosa ferramenta de gestão de projetos

Uma ferramenta de mais de cem anos, mas que continua absurdamente útil: assim é o gráfico de Gantt, que está entre as estruturas mais usadas na gestão de projetos no mundo. Esse fato se torna ainda mais notável se pensarmos na quantidade de softwares e soluções online dedicados a realizar essa tarefa.

Mas qual será o segredo? O que tanto o gráfico de Gantt tem a agregar para você e sua equipe? Bem, são muitos os motivos pelos quais a ferramenta permanece extremamente atual. Agora vamos entender cada um, explicando porque ele pode se tornar um grande aliado quando o assunto é gerenciar projetos com eficácia, mantendo a equipe focada naquilo que deve ser feito.

O que é o gráfico de Gantt?

Trata-se de uma ferramenta criada às vésperas da 1ª Guerra Mundial pelo engenheiro mecânico norte-americano Henry Gantt. Desde então, o gráfico de Gantt vem sendo usado para trabalhos em equipe no mundo todo, por facilitar o acompanhamento e a gestão de grandes projetos.

Na vertical do gráfico de Gantt, ficam listadas as etapas ou tarefas do projeto. E, diante de cada uma delas, coloca-se o tempo necessário para sua execução, na forma de barras horizontais. Além desse tipo, também é possível criar um gráfico de Gantt com as tarefas de cada colaborador, ou ainda, dos seus clientes.

Depois de comparar os prazos com o real status das etapas ou tarefas, o próximo passo é avaliar os custos, com base nos recursos necessários para concluir todas elas. Este nosso artigo traz tudo o que você precisa saber sobre como funciona o gráfico.

Agora, confira porque a ferramenta pode ser tão útil para o seu dia a dia:

1. É intuitivo: todos embarcam juntos

Já dizia Leonardo da Vinci: “Simplicidade é a maior sofisticação.” E simplicidade é com o gráfico de Gantt. A ideia fundamental da ferramenta é absurdamente simples e intuitiva: pegue uma linha do tempo, defina os recursos e pinte retângulos para as atividades e suas durações. É isso. Todos entendem numa rápida olhada, e conseguem embarcar nos projetos descritos ali. Aliás, o gráfico de Gantt pode ser imensamente útil para gerenciar equipes remotas. Veja como neste nosso artigo.

2. É claro: facilita a comunicação entre líderes e liderados

Um gráfico de Gantt também pode funcionar como uma espécie de ponte entre colaboradores e gestores. Como é intuitiva e fácil de ser compreendida, a ferramenta “fala a linguagem” de todos os níveis de uma organização.

E este é um dos principais atributos do gráfico. Porque, você sabe: se quiser gerenciar e medir a execução de projetos – e se quiser que esses projetos atinjam os objetivos -, uma ferramenta apropriada é indispensável.

3. Reduz um “fardo” ao produzir relatórios diretos

Atendo-nos ao nível da execução, dificilmente encontraremos colaboradores que adorem produzir relatórios. E claro que, do ponto de vista dos gestores, esses relatórios são fundamentais para a gestão do projeto.

E como os gráficos de Gantt são facilmente utilizáveis pelos colaboradores, e altamente apreciados pelos líderes, constituem uma ótima ferramenta para relatar o progresso de um projeto. Esse processo ajuda a mitigar riscos ao longo do desenvolvimento, já que você tem um amplo panorama da execução e consegue perceber eventuais obstáculos.

>> Leitura recomendada: Novos relatórios do Runrun.it – Para suas decisões serem baseadas em dados precisos

4. Aumenta a eficiência ao documentar as melhores práticas

Ao utilizar consistentemente o gráfico de Gantt para visualizar e monitorar o cronograma de um projeto, você passará a documentar e incorporar melhores práticas de gestão. E isso é especialmente útil quando novos projetos chegam, ou quando os times são alterados, para que o que foi bem feito antes continue assim.

Gráfico de Gantt no Runrun.it

No Runrun.it, é possível utilizar o Gantt para ter várias visões, como por responsável, por cliente, por projeto e por equipe. Veja o exemplo:

gráfico de gantt - runrun.it

As informações fornecidas pelo gráfico permitem analisar prazos, atrasos e remanejo responsáveis. Você poderá questionar se algum colaborador está sobrecarregado, se algum projeto está comprometido ou se algum cliente não está ganhando a devida atenção. Com esses dados em mãos, não há por que hesitar.

>> Leitura recomendada: Imprevistos são inevitáveis. Mas, com um bom gerenciamento de riscos, os danos podem ser minimizados

Para finalizar, um único problema

Diante de tantas vantagens, há um empecilho relacionado ao gráfico de Gantt: ele precisa ser feito e constantemente atualizado à mão. Isso vai na contramão do seu objetivo de melhorar a transparência entre líderes e equipe e agilizar a tomada de decisões.

Por isso, o ideal é que você use um sistema automatizado de gestão de projetos na sua empresa para gerar o Gantt e os outros vários relatórios, como os de custos e horas disponíveis.

Gestão de projetos automatizada

Sim, isso existe. É como se um sistema fizesse a parte burocrática do seu trabalho, sem por isso roubar seu emprego. Afinal, as decisões estratégicas ainda cabem aos gestores e é justamente para terem mais tempo de reflexão e análise até chegar a elas que existem softwares de gestão de projetos.

O Runrun.it é um desses sistemas, e está presente em centenas de milhares de empresas de todo o planeta. Aliás, os exemplos acima são todos de relatórios Gantt do Runrun.it e comprovam que os gestores podem ter todos os dados de que precisam para acompanhar o status dos projetos. Experimente o Runrun.it grátis e sinta a diferença: http://runrun.it

Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Confira aqui nosso guia para gestão de projetos: o que é, como fazer, metodologias, gráfico Gantt, os melhores cursos, blogs e muito mais. Reunimos alguns dos conceitos fundamentais e oferecemos uma série de dicas, para você entender a teoria e transformá-la em prática. Acesse.

 

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