O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual que te ajuda a planejar e executar projetos com eficiência, pois permite o acompanhamento das tarefas na forma de um cronograma, facilitando o entendimento de prazos de entrega e da capacidade da equipe.
A ideia fundamental da ferramenta é ser ágil e intuitiva: todos os responsáveis por um projeto conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e a que pé está o trabalho.
Para saber mais sobre as vantagens da ferramenta, acompanhe o nosso artigo e, para ouvi-lo, é só clicar no player abaixo:
- Como surgiu o gráfico de Gantt?
- O que é o gráfico de Gantt?
- Os usos do gráfico de Gantt
- [TEMPLATE] Como criar uma planilha de Gantt
- Como utilizar o Gantt no Runrun.it
- Benefícios do Gráfico de Gantt
- Adote o Runrun.it para a gestão do seu projeto
Como surgiu o gráfico de Gantt?
A história do gráfico de Gantt, também conhecido como diagrama de Gantt, tem dois inícios: o primeiro é no final do século 19, com o economista e engenheiro polônes Karol Adamiecki.
Ele inventou uma maneira de visualizar o gerenciamento de projetos de forma interdependente e chamou o recurso de harmonograma. No entanto, a inovação foi engolida pelas barreiras linguísticas (polonês e russo) e não recebeu prestígio internacional.
Enquanto isso, no início do século 20, o engenheiro norte-americano Henry Gantt desenhou um gráfico de barras capaz de ilustrar o cronograma de um projeto.
Porém, como tudo era feito à mão, a inovação não foi bem aceita pelo setor privado, porque consumia muito tempo e qualquer mudança no planejamento exigia retrabalho.
Ainda assim, a ferramenta foi usada pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial e isso garantiu prestígio ao método, o que foi bastante útil quando os primeiros computadores pessoais começaram a surgir no final da década de 1980, uma vez que as empresas passaram a ter a automação necessária para usar o gráfico de Gantt.
Justamente esse alinhamento de fatores que favoreceu o uso do gráfico em grande escala nas décadas seguintes. Foi necessário um século para que ele fosse de fato usual no dia a dia, mas isso também garantiu tempo de maturação para o desenvolvimento da ferramenta.
Para que serve o gráfico de Gantt?
Desde o início, o gráfico de Gantt foi pensado para ser usado no gerenciamento e na execução de projetos.
Com a digitalização das empresas, o modelo de Gantt passou da sua versão manual para a virtual, como o que é encontrado dentro do Runrun.it.
Com a tela de visualização da funcionalidade, você encontra as informações essenciais para entender a que passo está um projeto e o que ainda precisa ser feito, como:
- Tarefas – atividades que compõem cada etapa;
- Responsáveis – pessoa ou equipe responsável pela execução de cada tarefa;
- Tempo – data de entrega e esforço necessário para a execução de tarefas ou etapas;
- Status – representa o estágio atualizado de cada tarefa (ex. backlog, execução, revisão);
- Capacidade – mostra automaticamente o esforço pela disponibilidade de cada colaborador.
>> Leitura recomendada: Como se planejar e evitar a sobrecarga dos times com o cronograma e indicador de capacidade do Runrun.it
Os usos do gráfico de Gantt
A utilização do gráfico de Gantt online apresenta diferentes benefícios para a gestão de projetos, principalmente por descomplicar o acompanhamento das atividades e auxiliar a delegar tarefas com clareza e equilíbrio.
Algo que facilita a compreensão das equipes quanto ao seu uso é o formato que remete a um cronograma, indicando a duração total prevista para o projeto e quanto tempo será aplicado para concluir cada etapa.
A seguir, vamos te mostrar quais são as principais aplicações do diagrama de Gantt no trabalho.
Acompanhamento de tarefas
Grandes projetos são na maioria das vezes vistos como complexos pela grande quantidade de atividades que precisam ser feitas até a sua entrega.
Pelo seu modelo visual, o gráfico de Gantt permite que todas as tarefas sejam listadas e organizadas de maneira cronológica, para que você enxergue as interdependências existentes entre as atividades.
Visualizar as demandas na planilha de Gantt torna possível o entendimento de quanto tempo será necessário para concluir uma tarefa. Dessa forma, você consegue definir de que maneira será feito o acompanhamento da evolução da atividade (por semanas ou dias).
A vantagem de utilizar um software de gestão como o Runrun.it é o ajuste automático do status e desenvolvimento do projeto. Logo, seja qual for a mudança necessária, a plataforma atualizará os prazos e progressos do projeto, deixando as novas informações à vista de todos.
Definir prazos de entrega
Por ter características semelhantes a de um cronograma, o gráfico de Gantt ajuda a estipular quais serão as datas de início e finalização de cada tarefa, além de facilitar a visualização de quais atribuições estão interligadas, estabelecendo uma sequência lógica de execução.
A visão gerada pelo método Gantt dá um maior entendimento de quais são as ações principais e qual é o volume de entregas que está previsto para determinado período.
Dessa maneira, é possível criar prazos mais condizentes com o esforço exigido por cada tarefa e até mesmo encontrar maneiras de otimizar o tempo investido, seja por meio do foco nas atividades prioritárias ou na criação de força-tarefa para entregar atividades interligadas.
Distribuição de responsáveis
A missão de delegar tarefas é algo que envolve a compreensão da disponibilidade de cada membro da equipe para realizar uma atividade no tempo desejado.
O gráfico de Gantt presente no Runrun.it aumenta a visão dos gestores acerca da capacidade de execução dos profissionais do seu time. Isso porque além de facilitar a alocação dos responsáveis para cada atividade, o recurso mostra como está a agenda da pessoa indicada para a realização do trabalho.
Por exemplo, ao visualizar na tela a sinalização que um usuário já possui diversas atividades previstas na semana, os gestores podem repassar a atividade a outro profissional ou revisar as prioridades do período, de forma que todos tenham uma jornada equilibrada e sem sobrecarga.
>> Material recomendado: O Lifelong Learning para Delegar tarefas
Comunicação com equipes e clientes
O cronograma Gantt também pode funcionar como uma espécie de ponte entre gestores e colaboradores. Como é intuitiva e fácil de ser compreendida, a ferramenta fala a linguagem de todos os níveis de uma organização.
Como são fáceis de utilizar, os gráficos de Gantt também reduzem a necessidade da produção de relatórios, já que o progresso dos projetos é visualizado em tempo real pela equipe e por clientes, inclusive no formato percentual.
[Template] Como criar uma planilha de Gantt
A popularização do gráfico de Gantt entre as empresas muito se deve a sua estrutura, que pode ser replicada em planilhas e em softwares de gestão.
Assim como todos os gráficos, o diagrama de Gantt tem base em dois eixos: no vertical, são listadas as atividades que serão executadas, enquanto o horizontal mostra o tempo de início para cada tarefa.
Com essa configuração, a planilha de Gantt ganha aparência similar a um cronograma, onde cada barra é uma tarefa, sendo que seu tamanho representa a duração prevista para a execução.
Ainda há opção de diferenciar por status utilizando colorações e formas diferentes, indicando assim quando a tarefa foi entregue no prazo idealizado, se atrasou ou se está paralisada, criando um gargalo no fluxo de trabalho.
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Como utilizar o diagrama de Gantt no Runrun.it
Saber criar o modelo de Gantt em planilhas é um ganho para sua gestão, mas melhor ainda é ter esse recurso totalmente automatizado integrado na sua plataforma de gestão.
No Runrun.it, o Gantt é uma das opções visuais que os gestores possuem para fazer o acompanhamento das tarefas em tempo real, delegar tarefas de acordo com a capacidade da equipe e aprimorar as previsões de entrega.
Para utilizar o recurso, basta clicar na aba Quadros da plataforma e selecionar o gráfico de Gantt. Nessa tela, você escolhe a forma como quer agrupar as tarefas (cliente, projeto, alocados, etc) e indicar quais são as atividades que deseja visualizar no momento.
No diagrama, você planeja seu cronograma de ações, apontando a data de início e conclusão para cada etapa, ajustando a duração conforme for a necessidade.
Assim como no Kanban, é possível criar novas tarefas e estabelecer pré-requisitos entre elas, definir filtros de visualização e ordenar as atividades conforme a prioridade que elas ocupam em sua lista de afazeres.
O grande diferencial do Runrun.it é o gráfico de Capacity, onde cada cor simboliza a disponibilidade que um profissional do seu time tem para ser responsável por uma nova ação, como demonstrado na imagem abaixo.
Benefícios do gráfico de Gantt
Se você e a sua equipe lidam com projetos que encaixam com a proposta do gráfico de Gantt, mas estão na dúvida se vale a pena adotar a ferramenta na rotina, confira a seguir algumas das vantagens do recurso para tomar essa decisão:
Identificar gargalos
Quando você começa a usar o gráfico de Gantt, uma das primeiras coisas que chama a atenção é a interdependência das tarefas, que é quando uma atividade precisa ser concluída para outra começar.
Essa visualização fácil permite que você identifique gargalos que atrasam as entregas. Ao detectar os motivos, fica mais simples de resolvê-los e reduzir os prazos sem impactar na qualidade do trabalho.
Gestão do tempo mais eficiente
Se um profissional está com tempo ocioso porque concluiu a sua parte na tarefa ou etapa antes do prazo previsto ou está esperando alguém terminar o seu trabalho para ele começar o dele, você consegue alocar melhor a disponibilidade dessa pessoa de maneira mais assertiva.
Com o Runrun.it, você ainda tem a informação de quanto tempo é necessário para concluir uma atividade, então, você faz essa distribuição sem sobrecarregar ninguém e nem encavalar as demandas.
Acompanhar o andamento
Uma das vantagens mais reconhecidas do diagrama de Gantt é o acompanhamento do projeto em uma só tela. Visualizar o status de cada tarefa ainda facilita a organização da agenda da sua equipe e você consegue atualizar o cliente com mais agilidade.
Centralizar essas informações em um lugar também pode diminuir as interrupções sobre a que passo anda uma entrega.
Afinal, tudo vai sendo atualizado automaticamente e nas reuniões com a sua equipe você pode focar mais nos direcionamentos do trabalho do que em prazos.
Gestão de equipes remotas
A disposição visual do diagrama de Gantt favorece o entendimento das informações pela equipe, sem ambiguidade, o que sem dúvidas diminui a troca de mensagens por outros canais, já que tudo pode ser visto na mesma página.
Além disso, para os gestores há uma maior praticidade de organizar a agenda da equipe ao longo do projeto sem sobrecarregar ninguém e eles sabem no que o colaborador está trabalhando.
>> Leitura recomendada: Use o gráfico de Gantt no home office
Adote o Runrun.it para a gestão do seu projeto
Se a sua empresa conta com projetos longos e curtos, o software de gestão Runrun.it pode ser ideal para as duas propostas. Isso porque a ferramenta facilita a execução e o acompanhamento de projetos, permitindo que os gestores façam todo o planejamento dentro da própria ferramenta, desde planejar, delegar tarefas, direcionar os colaboradores e se comunicar durante o desenvolvimento da atividade.
Além disso, poder preservar todo o fluxo de informações em um lugar ainda agiliza a tomada de decisões para planejamentos futuros, pois você consegue se guiar sobre o esforço que cada tarefa necessita. Crie sua conta gratuita agora: https://runrun.it
