O que você vai ler neste texto sobre indicadores de produtividade:
- Mas afinal, o que são indicadores de produtividade?
- Primeiros passos: planejando metas e estabelecendo tarefas
- Como construir indicadores de produtividade?
- Quais são os indicadores de produtividade que eu posso aplicar na minha empresa?
- Indicadores de produtividade e eficiência na prática
- Focando no que realmente importa
- Runrun.it para manter os indicadores sob controle
Pode fazer a pesquisa informal: pergunte a amigos e familiares como anda a vida. A maioria certamente dirá algo como “anda, não, como corre a vida: estou trabalhando muito!”, ou “trampando que nem louco(a)”, ou ainda “não paro por um segundo”, coisas assim. A julgar por essas afirmações, o brasileiro em geral trabalha sem parar. Mas aí vem outra pergunta, bem mais delicada: será que esse todo esse trabalho traz resultados à altura? Ou melhor, será que é produtivo? Só poderá responder com propriedade quem levar indicadores de produtividade muito a sério, aplicando-os ao próprio dia a dia, ou ao cotidiano da organização em que atua. O resto será na base do chutômetro.
Porque é fato: o que mais se vê por aí é trabalho que não leva a nada. Ou que não faz muita diferença para os objetivos reais de uma companhia. Tanto que, recentemente, um levantamento realizado pela Fundação Getulio Vargas (FGV), mostra que o Brasil não vai muito bem, quando se fala em produtividade no trabalho. De acordo com a pesquisa, um empregado brasileiro produz, em média, US$16,80 por hora trabalhada. Esse resultado nos coloca na 50ª posição, de uma lista que analisou 68 países. Para termos uma ideia, os trabalhadores alemães (que ocupam a 5ª posição no ranking), produzem quase quatro vezes mais do que os brasileiros (US$64,40), trabalhando cerca de 340 horas a menos.
O resultado brasileiro pode estar ligado a inúmeros fatores políticos, sociais e econômicos que interferem diretamente no cotidiano das empresas e na vida dos colaboradores. Por isso é importante acompanhar de perto como anda a sua empresa. Ou seja: com o perdão do trocadilho, tudo indica que os indicadores de produtividade são mais necessários do que nunca. E se você chegou a este post, deve estar em busca daqueles que podem realmente otimizar a sua “correria do trabalho”, dando sentido e propósito a ela.
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Mas afinal, o que são indicadores de produtividade?
Existem vários fatores que você pode avaliar na sua empresa, envolvendo a qualidade, capacidade, competência e lucratividade, por exemplo. Esses indicadores são os KPIs. KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator (KPÍ’s), ou apenas Indicadores de Desempenho. Também são conhecidos como KSI, ou Key Success Indicator. São indicadores que você elege como fundamentais para avaliar qualquer processo de sua gestão.
Ou, ainda: são os indicadores que você, como gestor, vai definir para acompanhar a evolução das operações. Assim, você evita se perder em meio a uma quantidade absurda de relatórios e dados que não levam a lugar algum. É por meio desses indicadores que você manterá o foco para ir atrás das metas.
Dessa forma, os indicadores de produtividade fazem parte dos KPIs. Eles são a ferramenta que você vai utilizar para avaliar se investimentos e recursos alocados estão gerando os resultados esperados, de acordo com os objetivos traçados e se os processos estão funcionando de maneira eficiente. Dessa forma, os gestores podem identificar oportunidades, que podem ser uma vantagem; e as falhas, que trazem prejuízos.
Primeiros passos: planejando metas e estabelecendo tarefas
Você já deve saber que, como líder, uma parte crucial do seu trabalho é estimular as pessoas a trabalharem naquilo que realmente faz a diferença. É compreender que tipos de tarefas são prioridade no turbilhão de demandas diárias.
Os indicadores de produtividades são particulares para cada negócio, ou seja, se você quer medir seus resultados e a eficiência da sua equipe precisa escolher os fatores que são mais relevantes para a sua empresa. Uma agência de publicidade então vai levar em conta a quantidade de peças ou campanhas que são feitas ou entregues por mês; uma agência de marketing digital a quantidade de ebooks, posts para redes sociais e landing pages criadas por mês; e uma empresa de tecnologia a quantidade de sites desenvolvidos, de chamados resolvidos ou aplicativos entregues por mês. Da mesma forma, é possível estabelecer que XX horas por semana devem ser investidas em determinado cliente por equipe.
Assim, o primeiro passo é traçar um bom planejamento, que mostre claramente, e a todos os colaboradores envolvidos, como é a produção atual e quais são as metas a serem alcançadas pela empresa no curto, no médio e no longo prazo. Para isso, você pode e deve contar com metodologias como gestão à vista, de que falamos aqui no blog.
Com as metas estabelecidas, você deve então estabelecer qual trabalho deverá ser realizado para que sejam alcançadas. Geralmente, isso levará a reuniões entre os membros de cada equipe, nas quais serão discutidas as estratégias para cumprir os objetivos.
Resumindo, os primeiros passos para construir indicadores de produtividade são:
- Mapear os dados do cenário atual da empresa;
- Definir indicadores que possam melhorar os resultados;
- Definir metas para esses indicadores, no curto, médio e longo prazo;
- Deixar essas metas claras,
- Envolver os colaboradores no planejamento para o atingimento das metas.
>> Leitura recomendada: Descubra como transformar suas estratégias em resultados com o OKR
Como construir indicadores de produtividade?
As metas foram definidas e a estratégia de trabalho, estabelecida? Hora de encontrar os indicadores de produtividade que vão revelar se esse trabalho é efetivo.
Para tanto, você precisa fazer um cálculo muito simples. Suponhamos que você lidere uma equipe numa agência digital, e que sua meta seja, por exemplo, aumentar o número de posts produzidos e publicados semanalmente para seus clientes. E é importante lembrar que a definição da meta é específica para cada empresa, embora deva sempre ser centrada na otimização dos recursos como tempo e mão de obra.
A meta depende de uma avaliação sobre o que vem sendo feito que esteja abaixo dos padrões mínimos aceitáveis, de modo que possa se tornar um processo mais eficiente. Para saber mais sobre esse processo, leia este artigo sobre gestão por resultados.
Mas lembre-se: aumentar a produtividade não significa aumentar a produção e sim melhorar os processos, medir os resultados e otimizar os recursos físicos e humanos, da melhor forma possível.
>> Leitura recomendada: Retrabalho: como combater este temível vilão
Quais são os indicadores de produtividade que eu posso aplicar na minha empresa?
Os indicadores funcionam através da comparação dos dados. Ou seja, você sabe qual é a situação atual e também aonde você quer chegar. Para acompanhar essa evolução, você pode usar 5 indicadores de produtividade.
1. Produção por período (hora/dia/semana/mês)
Aqui você pode medir o quanto foi produzido em um determinado período de tempo, seja por uma máquina industrial ou por uma equipe de criação ou de desenvolvimento.
Para medir o tempo que uma demanda demora para ser concluída você vai precisar de uma planilha de horas trabalhadas, assim você consegue obter todos os dados necessários para formular seus indicadores. Para resultados ainda mais precisos, use um timesheet ou sua versão evoluída – um timesheet automático.
Com os resultados, você pode mensurar a capacidade de produção da sua equipe, se isso está de acordo com o esperado e quais estratégias podem ser elaboradas para melhorar esse indicador.
2. Tempo ocioso
Se você controla o tempo que as demandas levam para serem concluídas, fica fácil saber se a sua equipe está com tempo ocioso e como você pode distribuir as tarefas e projetos de uma maneira mais efetiva, para evitar que o tempo ocioso atrapalhe a produtividade.
3. Entregas no prazo
As entregas feitas dentro do prazo podem mostrar vários dados interessantes, como a capacidade que a sua equipe tem de cumprir prazos, se todos os processos estão funcionando e caminhando na direção correta. No futuro, eles podem ser atrelados aos índices de satisfação do cliente com os serviços prestados pela sua empresa.
4. Capacidade de produção
Saber qual a capacidade de produção da sua equipe vai te ajudar a entender em que nível está a sua produção e como você pode começar a evoluí-la.
5. Tempo de resposta
Você tem um tempo máximo para responder às demandas dos seus clientes? E para realizar as entregas? Do outro lado, seus clientes têm um prazo para aprovar as tarefas? Medir o tempo de resposta vai te ajudar a entender se o SLA acordado com outras áreas ou clientes está sendo cumprido.
A princípio parece que são muitos dados e informações que você precisa ficar de olho e organizar em relatórios e gráficos. Usando o Runrun.it, você consegue ter mais controle sobre as demandas, além de conseguir visualizar seu andamento e usar relatórios gerenciais para acompanhar se as tarefas foram entregues no prazo, a produtividade da equipe e as horas trabalhadas por colaborador.
>> Leitura recomendada: Métricas de marketing: saiba para onde olhar para descobrir se sua gestão vai bem (ou não)
Indicadores de produtividade e eficiência na prática
Focando no que realmente importa
Para completar, uma reflexão sobre as reuniões de hoje em dia: é comum que durem muito mais do que deveriam, dispersando o time do foco e causando improdutividade.
Assim, uma boa alternativa para incrementar a eficiência é reduzir drasticamente o número de reuniões – ou otimizá-las. Este artigo traz dicas imperdíveis para você obter reuniões produtivas.
Além disso, o uso de uma ferramenta de gestão como o Runrun.it faz toda a diferença. Porque é por meio dele que você consegue formalizar a comunicação, elegendo pautas prioritárias e estabelecendo limites de duração de tarefas (neste caso, reuniões).
Runrun.it para manter os indicadores sob controle
Na verdade, a ferramenta faz diferença para que você também monitore os indicadores de produtividade da sua organização. Porque, com ele, você será capaz de saber em qual tarefa realmente seus colaboradores estão trabalhando, e deixar bem claro aquilo que é prioritário para o desenvolvimento da companhia, levando em consideração os índices mais adequados.
Afinal, o Runrun.it é uma ferramenta que foi criada por gestores e destinada a gestores, e que tem como objetivo tornar o trabalho muito mais fácil, fornecendo indicadores de produtividade automáticos.
Por meio de um sistema de organização e priorização de tarefas, é muito simples definir o que é mais importante. Além disso, nossos relatórios irão mostrar quem tem rendido melhor, quais são os clientes que têm consumido maior tempo do trabalho da organização, e até mesmo quais são as equipes que suportam ou não as demandas que recebem.
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