Job sharing, ou compartilhamento de trabalho, é a prática de dois colaboradores dividirem um mesmo cargo, ou seja, dois indivíduos com habilidades e formações semelhantes ou complementares são encarregados de desempenhar as atividades que antes seriam encargo de uma única pessoa. E isso pode se dar por várias razões como quantidade de trabalho muito grande para uma pessoa só ou necessidade de equilibrar a vida pessoal e a profissional.
O job sharing é indicado tanto para cargos executivos como, por exemplo, dois analistas, ou até mesmo para postos de liderança. O importante é que a comunicação flua bem e que ambos consigam ajustar a divisão de tarefas e de responsabilidades de forma que não prejudique o fluxo de trabalho da equipe e da empresa como um todo. Saiba como isso pode se mostrar uma grande inovação em termos de futuro do trabalho.
O que você lerá neste artigo sobre job sharing:
- Benefícios do job sharing
- Como fazer o job sharing
- Como os líderes podem ajudar
- Modelos de job sharing
- Aprimore a gestão do trabalho através do compartilhamento de tarefas
Benefícios do job sharing
- Melhora na qualidade de vida
- Maior equilíbrio entre vida pessoal e trabalho
- Diminuição da carga de estresse
- Mais tempo livre para desenvolver outras atividades
Poder dividir o trabalho entre dois funcionários e passar menos horas no escritório é a maior vantagem dos programas de compartilhamento de trabalho. É o que mostra um artigo do Entrepreneur, indicando a melhora na qualidade de vida como um dos principais motivos para praticar o job sharing. Afinal, ao compartilhar suas demandas com alguém, você trabalha menos e pode aproveitar o tempo que sobra para fazer outras coisas. Lazer ou alguma atividade física, fazer um curso, dedicar à família ou, até mesmo, realizar outros trabalhos remunerados.
Segundo o artigo, alguns profissionais afirmaram que a necessidade de cuidar dos filhos ou de pais idosos é uma das razões pela qual é preferível trabalhar menos tempo e compartilhar um cargo. Também podem se beneficiar com o horário de trabalho reduzido e mais flexível aqueles que têm problemas de saúde relacionados ao estresse. Lotte Bailyn, professora de administração da Sloan School of Management do MIT, afirma em um artigo da Harvard Business Review que quem busca o job sharing deseja diminuir a nível de estresse em suas vidas. Afinal, a diminuição da carga de trabalho, assim como ter um tempo a mais para o descanso, podem colaborar de forma significativa para a melhora de um quadro de estresse crônico.
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Como fazer o job sharing
Agora que entendemos as muitas vantagens do job sharing, é hora de saber as melhores práticas na hora de dividir as tarefas e responsabilidades entre dois colaboradores. O que precisa ser feito é:
- 1. Escolher o parceiro ideal,
- 2. Decidir como vai ser da divisão de tarefas e
- 3. Se comunicar bem com sua dupla.
1. Escolher o parceiro ideal
Encontrar o parceiro certo para praticar o job sharing é vital, segundo este artigo da Harvard Business Review. Ao fazer essa escolha, certifique-se de ser alguém com quem você tenha uma boa relação no trabalho e com a qual tenha empatia. Além disso, você precisa ser capaz de trabalhar com alguém de quem possa discordar (sempre de maneira respeitosa) e conversar sem causar atritos. E, se você e seu parceiro tiverem habilidades, experiência e perspectivas complementares, melhor ainda.
2. Como dividir o trabalho
Em seguida, vocês dois precisam descobrir como dividir as tarefas de forma justa e correta, além de definir de maneira clara quais são as responsabilidades de cada um. Existem dois modelos comuns de divisão de trabalho: o modelo de ilhas e o modelo de gêmeos.
- No modelo de ilha, cada um assume a responsabilidade total por determinadas tarefas.
- Já no modelo de gêmeos, vocês compartilham as mesmas tarefas e dividem os dias em que cada um vai trabalhar nelas.
A forma de partilhar o trabalho dependerá muito da natureza dele e de quais preferências e habilidades cada um tem a oferecer para o cumprimento dos objetivos e entregas. O ideal é fazer testes para descobrir o mais adequado a vocês.
3. Aprimorar a comunicação
É essencial se comunicar de maneira eficaz se você deseja realizar o job sharing. Stew Friedman, professor de administração da Wharton School, escreve para a Harvard Business Review: “para que o job sharing funcione bem, ambas as partes devem zelosamente transmitir e buscar informações entre si.” E, para fazer isso, o olho no olho é sempre a melhor opção. Mas quando não houver essa possibilidade, é possível usar e-mail, ferramentas de chamada de vídeo ou telefone.
Além disso, é importante usar um software de gestão do trabalho para acompanhar o andamento dos processos. O Runrun.it, por exemplo, é uma boa opção para organizar as tarefas e o fluxo do trabalho de maneira compartilhada. Na plataforma, você verifica como o trabalho está avançando e quanto tempo você e seu parceiro investiram em determinada tarefa. Além disso, vocês podem discutir os afazeres e as responsabilidades de cada um nos comentários da tarefa.
>> Leitura recomendada: 5 problemas de comunicação que atrapalham o andamento da sua empresa
Como os líderes podem ajudar
Ao implementar o job sharing na sua empresa ou equipe, é essencial que o gestor ajude os colaboradores a trabalharem juntos. Existem algumas estratégias que os líderes precisam ter em mente para facilitar o fluxo de trabalho e ajudar os colaboradores que estão dividindo um mesmo cargo a concluir suas tarefas e entregá-las com qualidade. São elas:
- Avaliar o uso dos softwares na sua empresa e, se necessário, substituir os que podem estar tornando os processos mais burocráticos e morosos.
- Atribuir e delegar tarefas para a dupla de forma precisa, bem como definir claramente as metas de cada projeto.
- Empregar ferramentas em nuvem que armazenem dados e facilitem o compartilhamento de informações.
- Eliminar processos manuais que possam estar atravancando o fluxo de trabalho da dupla.
>> Leitura recomendada: Como tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente
Modelos de job sharing
Existem alguns modelos de job sharing que o gestor pode adotar na hora de combinar dois perfis de colaboradores para compor uma dupla. Ele pode unir uma pessoa com um perfil mais sênior a um perfil júnior ou, ainda, adotar o modelo de par de unicórnios. Vejamos mais sobre esses modelos a seguir.
Senior + junior
Nesse caso, um colaborar com uma função mais sênior trabalha em conjunto com um outro que tem o perfil mais júnior. A princípio, a partilha de tarefas e responsabilidades se dá de forma mais vertical, pois o sênior irá delegar algumas de suas tarefas para o júnior e organizar o fluxo do trabalho.
Entretanto, não se trata de uma via de mão única. A ideia é que o sênior possa partilhar seus conhecimentos, enquanto o júnior seja capaz de dar novas ideias e apresentar soluções criativas. Ele não será estagiário ou secretário, mas sim um colega com o qual o sênior irá contar na hora de tomar decisões e resolver problemas. Afinal, duas cabeças pensam melhor do que uma.
Par de unicórnios
Essencialmente, significa que dois colaboradores, com habilidades complementares, porém diferentes, trabalham juntos para realizar tarefas complexas. Além disso, essas habilidades geralmente são escassas em suas áreas de atuação – e justamente por isso eles são chamados de “unicórnios”.
Aprimore a gestão do trabalho através do compartilhamento de tarefas
Compartilhar tarefas e responsabilidades nem sempre é algo fácil de fazer. Se, na sua empresa, você está procurando implementar o job sharing, além de seguir as nossas dicas, usar um software de gestão do trabalho pode ser de grande ajuda.
Numa ferramenta como o Runrun.it, você poderá incluir e designar tarefas para as suas duplas e avaliar o andamento dos processos através de relatórios completos. Você poderá, inclusive, ver como a dupla está se organizando na divisão de tarefas – se cada um está realizando uma tarefa, ou se estão dividindo a mesma tarefa – e averiguar o tempo que cada um está investindo na sua parte do trabalho. Pronto para ter uma visão do todo? Faça um teste gratuito: https://runrun.it/
