Você sabe, cada segundo em sua agência é precioso. Então, por que não ganhar em produtividade automatizando alguns processos para o seu time entregar mais e melhores resultados? Imagine se o Atendimento pedisse alterações para a Criação de uma forma mais organizada e os prazos fossem mais realistas? Ou que ninguém mais precisasse preencher timesheet porque um gestor online produz esse relatório de forma automática? Tudo isso vale tanto quanto um Leão de Ouro, né? Poucas horas investidas usando esse tipo de ferramenta para se planejar reverterão em horas muito mais produtivas para todas as áreas da agência.
Primeiro é preciso parar para organizar as ideias, as tarefas e os projetos, agrupando tudo o que for necessário. Depois, cadastrá-las no sistema, sendo cada tarefa para um responsável. Isso evitará o caos que pode virar um monte de demanda chegando de forma desestruturada. É difícil começar, nós sabemos. Por isso, separamos cinco reais benefícios do uso de um gestor online e como ele pode ajudar a melhorar a relação entre sua agência e seus clientes, e a rentabilidade das campanhas!
1. Automatização das tarefas
Se o criativo chegou à agência e ficou enrolando porque não sabia a qual tarefa se dedicar primeiro, agora não tem mais desculpa. Com um gestor online, ele terá uma lista de demandas em seu nome e saberá suas prioridades. Além disso, se o cliente mudar o briefing de um dia para o outro, basta incluir mais um número determinado de tarefas no projeto e o gestor online fará o cálculo de quanto tempo a mais será necessário.
2. Transparência e fim dos conflitos
Quando outras áreas ou o cliente precisarem estar a par do que está acontecendo, basta dar uma olhada no andamento da tarefa ou do projeto em questão. Tudo o que compartilharem, de comentários a arquivos, fica registrado de forma organizada. Dessa maneira, é mais fácil cobrar por compromissos firmados. Além de acabar com o “disse-me-disse” e com as informações desencontradas.
3. Mensuração de gastos
Não é nada viável continuar cuidando do orçamento da campanha usando planilhas que precisam ser constantemente atualizadas manualmente. Para trabalhar em alguma demanda, basta dar play na tarefa da qual você é responsável. Os recursos são mensurados automaticamente pelo sistema a partir daí e você é capaz de acompanhar em apenas alguns cliques, quanto, em dinheiro e em horas, seus projetos custaram.
4. Melhora do fluxo de trabalho
Atualmente, as tarefas são delegadas por todos e para todos, atrapalhando o foco e os prazos. Além disso, não há indicação do que é prioridade e os dados dos projetos estão todos espalhados pelos computadores das equipes, dificultando a geração dos mais variados relatórios. Com um gestor online, a comunicação entre todas as áreas fica visivelmente mais clara e efetiva. A Criação saberá o volume de trabalho a ser realizado e quanto vai durar cada etapa. Para a Diretoria, ajudará a avaliar se os recursos alocados para determinados clientes e campanhas estão de acordo com a rentabilidade dos mesmos para a agência.
5. Promoção da cultura digital
Ao encorajar todos as áreas da agência a experimentar uma nova forma de gerenciamento, você verá as equipes, de diferentes departamentos, falando a mesma língua e, consequentemente, trazendo melhores resultados. É uma mudança que veio para ficar. Neste caso, o e-mail deixa de ser a principal ferramenta de trabalho entre os profissionais. Todo o diálogo e os dados compartilhados ficam salvos online no sistema. Assim, vocês podem trabalhar até com pessoas do outro lado do mundo, caso necessário.
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