Expectativas alinhadas, prioridades estabelecidas: conheça a metodologia de pilha e seus benefícios

Expectativas alinhadas, prioridades estabelecidas: conheça a metodologia de pilha e seus benefícios

A falta de tempo é, definitivamente, um mal das empresas do século XXI. Correria, compromissos mil, vários colaboradores para gerenciar e tarefas urgentes estão de vez na agenda dos gestores. Tudo é para ontem, na base do desespero. Mas nem sempre o tempo é de fato o vilão – afinal, ele é finito e nós precisamos nos organizar em função disso. E há formas muito produtivas de colocar a vida em ordem; uma delas é a metodologia de pilha, que você vai conhecer agora.

Como surgiu a metodologia de pilha?

Primeiramente, não tem nada a ver com aquele dispositivo que colocamos em relógios e controles remotos para gerar corrente elétrica. As pilhas, neste caso, referem-se ao amontoado de tarefas que temos para fazer todos os dias, horas, minutos.

A metodologia de pilha foi criada por Franklin Valadares, CTO e co-fundador do Runrun.it, para resolver o velho problema de todos os gestores: eles passam tempo demais fazendo relatórios e gerenciando o que as outras pessoas estão fazendo, em vez de pensar em estratégias para a organização. E é uma camada extensa de tipos: gerentes de seção, supervisores e até mesmo alguns diretores.

Em artigo para a Harvard Business Review, o professor Gary Hamel foi taxativo: “Vamos demitir todos os gerentes”. O motivo? Por meio de um cálculo simples, ele diz que a quantidade de horas gastas para supervisionar o trabalho dos outros é um desperdício, chegando a representar 1/3 da folha de pagamento de uma grande empresa.

Para Franklin, encontrar uma solução para a automatização dessa onerosa tarefa era um desafio. Ele testou todas as ferramentas disponíveis no mercado, desde métodos tradicionais, como do PMI, e tantas outras formas de gestão de projetos. Ou elas eram muito complexas ou simples demais para o seu problema. Foi então que pensou na metodologia de pilha.

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O principal objetivo da metodologia de pilha é encaixar diversas atividades ou projetos no dia a dia das equipes. É facilitar a gestão do trabalho de forma estruturada, organizada. Porque sempre há quem afirme que possa fazer várias coisas ao mesmo tempo; mas está comprovado que nosso cérebro só faz, com verdadeira eficiência, uma tarefa complexa de cada vez.

Para tornar isso possível, ele criou o Runrun.it – software de gestão do trabalho que, além de organizar o fluxo de demandas ainda documenta (ou formaliza) tudo o que acontece em torno delas.

Quer dizer que não somos multitarefas?

Podemos ser capazes de fazer várias coisas, mas nada sai direito se fizermos todas ao mesmo tempo. Se formos analisar, nossa vida é uma pilha interminável de tarefas; e deveríamos gastar nosso precioso tempo (lembra que eu disse lá em cima que ele é finito?) priorizando o que mais vai trazer impacto ou melhores resultados.

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O que é a metodologia de pilha na prática?

Para ilustrar tudo isso, vejamos o seguinte exemplo:

Imagine que a Cláudia seja diretora de um escritório de Design. Suponha que ela tenha uma pequena equipe de dois designers para gerenciar – e que ela e seus colaboradores tenham pilhas de afazeres todos os dias. Imagine, agora, que Cláudia e equipe tenha recebido o briefing de criação de uma nova identidade visual para um cliente. E que a campanha seja composta pelas seguintes tarefas: 1) conceber o conceito criativo das campanhas; 2) e o visual também; 3) diagramar as peças; 4) pensar em ações com embaixadores da marca; 5) acionar fornecedores pedindo orçamentos, e 6) montar os layouts para apresentação.

Vamos supor que Cláudia também já saiba mais ou menos em quanto tempo a equipe consegue entregar cada uma delas. Ou seja, ela poderá estimar quanto tempo vai gastar. Portanto, teríamos todo o esforço das fases do projeto já estimado – em torno de 120 horas úteis.

Assim, vamos assumir que, se a equipe de Cláudia começasse a realizar todas as tarefas no início de uma segunda-feira, eles estariam ocupados até sexta. Ou seja, concluiriam a campanha em cinco dias, se todos trabalharem oito horas diárias.

3 pessoas x 8h diárias x 5 dias da semana = 120h. Certo?

No meio do caminho tem um projeto

Porém, a equipe de Cláudia também tem que cuidar de outra campanha (Projeto 2) já em andamento. E que vem se mostrando complicada. O cliente em questão, vez por outra, liga para a Cláudia pedindo alterações e perguntando quando as entregas serão finalizadas, mas muda o briefing com frequência e demora para aprovar alguns pontos.

Assim, para otimizar as tarefas de seus colaboradores, Cláudia mescla as atividades dos projetos 1 e 2. Intercalando os dois projetos à pilha de tarefas de seus colaboradores, a expectativa de entrega do Projeto 1 não é mais de 120 horas úteis, mas sim de, digamos, 170 horas úteis – uma vez que algumas tarefas do Projeto 2 serão intercaladas à pilha do 1.

Complicou, né? Mas vamos piorar um pouco mais: imaginemos que a vida de Cláudia e equipe não seja feita apenas de tocar dois projetos. Mas há ainda outros que demandam a atenção de seu time, pois os designers ainda têm que orientar assistentes de arte para outros clientes, além de participar de reuniões de briefings e apresentações. Todos também têm que ler e-mails, pesquisar referências e eventualmente até executar tarefas pedidas diretamente pela diretoria. Teríamos, então, uma pilha de tarefas ainda mais complexa.

Ter uma visão da pilha de tarefas dos colaboradores trouxe uma perspectiva muito mais realista para Cláudia. Isso protege seus funcionários, preserva a empresa e mantém as expectativas do cliente alinhadas a um cenário (e prazos) realista.

>> Leitura recomendada: O gestor que você não quer ser (ou como fazer o melhor controle de atividades)

Resumindo a metodologia de pilha

Se cada uma das pessoas de uma determinada equipe tem diversos projetos e tarefas do dia a dia em sua pilha de afazeres, e o gestor consegue priorizar de forma prática cada uma dessas tarefas, eles conseguirão tocar múltiplos projetos ao mesmo tempo, com uma visão realista sobre as entregas, retrabalhos e, o mais importante: sobre seus custos.

O exemplo hipotético acima é a realidade da maioria das equipes em empresas no mundo todo. São raros os momentos em que Cláudia – ou você, como gestor(a) – conseguirá equipes 100% dedicadas a um só projeto. Sempre haverá projetos intercalados, tarefas de última hora – e apagar incêndios não é a melhor forma de gerenciar. Evitá-los, sim.

>> Leitura recomendada: O guia definitivo para o controle de projetos

Uma ferramenta para pilhar sua metodologia

Como dissemos, a metodologia da pilha foi materializada aqui, no Runrun.it. Desenvolvida para tornar o trabalho dos gestores muito mais fácil, o Runrun.it fornece indicadores de desempenho, relatórios gerenciais sofisticados como o Gantt, além de gráficos com a projeção de entrega dos projetos e relatórios automáticos de custos. Você verá como é simples e fácil tocar a metodologia de pilha com a ferramenta. Experimente grátis: http://runrun.it

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