Baixe o modelo de briefing da sua área para ter mais eficiência em suas entregas

Baixe o modelo de briefing da sua área para ter mais eficiência em suas entregas

O modelo de briefing é utilizado por profissionais de diferentes áreas, que buscam facilitar o entendimento das demandas de clientes e a criação das etapas de tarefas envolvidas dentro de um projeto.

Em vista disso, mais pessoas têm se dedicado a elaborar briefings bem-sucedidos, pois um alinhamento inicial consistente influencia no sucesso das demais fases de entrega das tarefas. 

Descubra neste guia os critérios e ferramentas ideais para construir um modelo de briefing que garanta a qualidade das suas entregas, e baixe o modelo ideal para a sua área!

 

Para que serve um modelo briefing?

O modelo de briefing, também conhecido como descrição, escopo ou mesmo resumo do projeto, é um recurso que o gestor de projetos tem para coletar, analisar, cruzar e sintetizar as necessidades e requisitos do cliente em detalhes.

A partir da organização desse conjunto de informações, o briefing ganha corpo e os primeiros reflexos do esforço são alcançados. Isso porque possíveis conflitos são identificados e resolvidos ainda nessa fase.

Muitos desses “problemas” são derivados da inexperiência do cliente com o tipo de entrega do qual necessita. Nesse sentido, é função das pessoas e ferramentas – como o briefing – que medeiam a comunicação entre cliente e equipe assegurar que as mudanças necessárias sejam propostas e avaliadas ainda nesta fase de mapeamento, sem que isso impacte o core business do cliente.

Ainda assim, o briefing precisa ser flexível o suficiente para se adequar a mudanças que surjam ao longo do processo de produção. Sempre existem pontos que não estão abertos à negociação (prazo, orçamento, etc.), por isso, o briefing fornece insumos para que a equipe tenha uma autogestão assertiva para remanejar o projeto a partir dos obstáculos.

De maneira resumida, podemos afirmar que o modelo de briefing serve para:

>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Onde posso criar um briefing online?

O exemplo de briefing contém informações e direcionamentos importantes para a saúde do projeto como um todo. Assim sendo, nada mais prático do que mantê-lo acessível a todos os responsáveis com o uso de ferramentas de gestão interativas e online.

Para isso, a dica é utilizar o seu gerenciador de trabalho para centralizar não apenas o briefing, mas sim todo o processo desde a negociação com o cliente à entrega final. 

Com o Runrun.it, software brasileiro de gestão, as empresas concentram todo o fluxo de trabalho com o propósito de manter a organização estratégica das demandas e enriquecer a cultura de dados sobre o desempenho de equipes e projetos.

Dessa forma, o briefing de projeto no Runrun.it fica localizado na área “descrição” da pasta compartilhável, como pode ver abaixo. 

Briefing completo e personalizável do projeto redigido no Runrun.it

Toda a personalização que as pessoas já estão acostumadas a encontrar em programas com o word, estão presentes nas descrições do Runrun.it para facilitar a organização das informações com:

  • Checklist.
  • Bullets.
  • Personalização do texto com highlight, sublinhado, negrito, itálico ou taxado.
  • Tamanhos e cores de fonte personalizados.
  • Links, imagens e vídeos.
  • Campo específico para código em html.
  • Anexos.
 

Além dessa customização que dá mais fluidez à leitura, fatores como orçamento e prazo têm seus próprios campos de preenchimento e com isso o próprio sistema indica o quão dentro da expectativa a entrega se encontra.

Preenchimento dos espaços de orçamento e prazo no projeto com o Runrun.it

As estatísticas de projeto do Runrun.it servem como informações sensíveis para a gestão, como gastos extras que estavam fora do briefing e do orçamento. Assim, no Runrun.it o seu briefing é organizado nas seguintes informações mensuráveis:

  • Data de início da execução;
  • Data prevista para a entrega;
  • Orçamento acordado;
  • Gastos já realizados;
  • Gastos fora do briefing;
  • Tarefas do projeto;
  • Tarefas já entregues para o projeto;
  • Horas alocadas em tarefas no projeto (que também representam os custos em mão de obra);
  • Pontos de burnup alocados e realizados no projeto (para equipes que utilizam a metodologia Scrum).
 

Já o campo “Tarefas” diz respeito ao acompanhamento do fluxo de trabalho derivada do briefing.

O que não é um modelo de briefing

Outras fontes de informação que facilitam a comunicação entre clientes, fornecedores e equipes podem ser confundidas com o briefing de exemplo pronto. Por isso, aqui você compreende o propósito de cada material e como ele pode otimizar a criação do briefing, mas não substituí-lo.

Apresentação

Expor as frentes nas quais a sua empresa atua e como essas entregas serão adaptadas às necessidades do cliente fazem parte de uma apresentação dinâmica e atrativa. No entanto, o briefing se concentra em informações detalhadas para que a equipe entenda como, quando e porquê está realizando aquelas atividades. 

Report

Reports para clientes ou equipes contendo o desempenho das entregas são importantes para rever o que deu certo e onde se pode melhorar, o que impacta nos modelos de briefings a seguir. No entanto, reportar significa deixar os envolvidos na mesma página sobre quando e como algo foi realizado, enquanto o briefing busca traçar um cenário futuro.

Brainstorm

Reuniões de brainstorming são ótimas ferramentas para elaborar briefings mais inovadores e colaborativos , mas o que é debatido neste momento ainda precisa ser formalizado em um local acessível a todos, com informações mensuráveis claras e com a aprovação dos stakeholders. 

Contratos e acordos

O que é definido em acordos serve de balizador para planejar o projeto e consequentemente brifar a equipe dentro daquilo que o cliente contratou e espera receber. No entanto, esse documento ainda representa a etapa jurídica da relação cliente e fornecedor, cabe ao gestor de projetos traduzir as diretrizes em tarefas entregáveis com direções tangíveis e mensuráveis no modelo de briefing.

Um bom hack de uso do Runrun.it é atribuir as medidas de valor (tempo e/ou orçamento) aos projetos para extrair relatórios sobre o quão fiéis à realidade os acordos estão. Ou seja: você está pagando para trabalhar? Ou o seu volume de entregas está abaixo do previsto?

Elementos de um modelo de briefing bem-sucedido

Pensando em melhorar a gestão do trabalho da equipe, consideramos que esses seis elementos são críticos para um briefing bem-sucedido independentemente do departamento. Nos tópicos a seguir, você confere como fazer um briefing específico para cada área. Veja como potencializar os projetos do seu setor.

Seis componentes imprescindíveis para um ótimo briefing:

  1. Título e descrição
  2. Metas e objetivos
  3. Entregáveis
  4. Responsáveis
  5. Orçamento
  6. Cronograma
  7. Processo de distribuição
 

1. Título e descrição

Em primeiro lugar, dê um título objetivo ao seu briefing. Independente de onde você guardar esse documento, você poderá utilizar o campo de busca da ferramenta, por isso atribuir palavras-chaves facilita a indexação e evita a perda de materiais. 

Já em relação à descrição, aponte brevemente o propósito do trabalho para que os membros entendam o porquê fazem parte desse projeto, para qual cliente estarão trabalhando, a quem respondem e qual é a previsão de entrega. 

2. Metas e objetivos

Se o propósito é abrangente, como fortalecer a marca entre consumidores de tal perfil, ou construir um prédio, as metas e objetivos oferecem caminhos de como essas entregas devem acontecer adaptadas às necessidades e expectativas do cliente. 

Ou seja, você deve responder: Qual é o motivo por trás deste trabalho? O que será necessário acontecer para se determinar que a entrega foi bem-sucedida? Visto deste modo, entendemos os objetivos e metas como informações mensuráveis para a equipe planejar como executar suas ações e avaliar estatisticamente o quão bem-sucedida ela foi. 

3. Entregáveis

Dar essa informação clara facilita a compreensão sobre o que o projeto se trata. Às vezes, as empresas tendem a investir forças no detalhamento das dimensões e necessidades do cliente, mas sem resumir de maneira objetiva com qual expectativa o cliente buscou o serviço.

Neste tópico, você pode ver que o detalhamento de título, descrição, metas, objetivos e entregáveis se complementam para a equipe ter plena certeza do que se espera dela.

4. Responsáveis

A informação mais óbvia e talvez por isso negligenciada em amplitude são os responsáveis. Em geral, existem pessoas ou equipes que tocam as demandas com mais presença do que outras que oferecem suas habilidades em momentos pontuais. No entanto, esses dois grupos precisam ter ciência de sua contribuição para planejarem seu fluxo de trabalho e principalmente não serem pegos de surpresa.

Para automatizar essa delegação, o Runrun.it conta com o recurso de sequência de responsáveis, que não exige nada mais do que a distribuição em uma única vez de quem trabalha na tarefa seguido por quem. Assim que o respectivo responsável entrega a sua parte, a tarefa automaticamente passa a ser de responsabilidade de outro membro da equipe. 

Pessoa entregando sua parte na tarefa e consequentemente passando para outro usuário

5. Orçamento

Determinar o seu orçamento desde o briefing ajudará a empresa a acompanhar a rentabilidade dos seus projetos quanto à tomada de decisão dos responsáveis. Automatize a função de contabilizar os custos com o recurso de orçado X realizado do Runrun.it que explicamos neste trecho aqui. 

A informação do orçamento leva em conta:

  • As horas que a equipe dedica na preparação e execução do projeto.
  • Custos com insumos e ferramentas.
  • Aluguel do ambiente para reuniões (caso de coworking) ou deslocamento da equipe.
 

Com essas informações calculadas, divide-se pelo previsto em acordo, assim você tem uma informação clara sobre a rentabilidade.

6. Cronograma

Por fim, antes de dar o start no projeto, o gestor de projetos tem a responsabilidade de construir um cronograma lógico das etapas ainda na fase de briefing. É nessa função prática que os gestores conseguem detectar gargalos, interdependência de responsáveis e outras variantes que poderiam impactar o projeto se não fossem identificadas nesse momento inicial.

Neste planejamento, você também consegue definir os milestones do projeto, que são os momentos mais significativos do escopo, como a entrega de algum produto para que uma nova fase de entrega inicie. 

Definir esses períodos importantes se torna ainda um balizador para analisar a eficiência de tempo do projeto. 

Ou seja: se uma ação estava prevista para acontecer em 5 de junho, mas acontece no dia 8 de junho, o gestor de projetos vislumbra que existe um atraso que pode se intensificar mais a seguir se nada for feito para evitar.

De qualquer forma, o cronograma online precisa ser flexível para se adaptar a circunstâncias internas e externas. 

Descubra como o Runrun.it é uma ferramenta ideal para organizar seu trabalho de maneira flexível e estratégica em todos os momentos do projeto. Teste grátis aqui.

Modelos de briefing para baixar

Para facilitar a gestão de tarefas da sua equipe, elaboramos modelos de briefing para diferentes departamentos, assim você consegue entender como essas áreas costumam montar seus briefings para deixar todos na mesma página e dar o start em seus projetos garantindo a eficiência do início ao fim.

Modelo de briefing para marketing

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Modelo de briefing para arquitetura

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Modelo de briefing para tecnologia

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Modelo de briefing para treinamento

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