Houve um tempo em que o mundo corporativo era diferente do que é hoje. Enquanto que, da porta para fora, as empresas mostravam-se éticas e comportadas, da porta para dentro o cenário era outro. Valia tudo para conquistar novos clientes, vender mais, bater metas, etc. Muitas vezes, o jogo não era limpo. Mas, com o surgimento de práticas como o compliance, esse tempo ficou para trás. Hoje, qualquer organização que pretenda ser competitiva deve traçar limites rígidos para sua atuação, tanto interna quanto externamente. Isso vale ainda mais para áreas de consultoria e financeiras, que dependem fortemente do dispositivo. Por isso, quanto antes os gestores dessas áreas entenderem o que é compliance, melhor para o desempenho de suas empresas.
O que é compliance?
O Jornal Contábil tem uma boa definição para o que é compliance: trata-se de agir de acordo com uma ou várias regras. O termo em inglês “compliance” vem do verbo “to comply”, que significa justamente “cumprir algo”, “obedecer”.
Assim, uma empresa em compliance quer dizer que ela está atuando de acordo com as leis e os regulamentos internos e externos. E isto se refere a absolutamente tudo, sem incoerências. Por exemplo, não adianta uma organização cumprir à risca o que foi estabelecido no compliance se ela não paga os salários e as bonificações em dia. Isto é, compliance é um conceito elástico, que vai desde o combate à corrupção até o cumprimento das obrigações legais de uma empresa.
Antigo lá, recente aqui
No Brasil, o compliance é algo recente – principalmente se compararmos aos Estados Unidos, onde a prática já existe há mais de 40 anos. No entanto, a evolução por aqui tem sido notável.
De acordo com este texto da Harvard Business Review, graças à influência de grandes operações contra a corrupção, o compliance tem avançado a passos largos. Segundo o artigo, essa rápida evolução deve-se também às exigências de mercado.
As multinacionais estão na linha de frente dessas exigências. Antes de realizar negócios no Brasil, elas investigam profundamente as potenciais contratadas (são os chamados background checking ou integrity due diligence – que são processos que verificam os antecedentes de uma empresa). Os riscos relativos à corrupção recebem atenção especial.
Um sinal indispensável para o mercado
Assim sendo, não se trata mais de uma opção. Principalmente por sua empresa estar em um país que ocupa a 96ª posição (entre 180) do índice de Percepção de Corrupção da ONG Transparency International.
E não é só isso: cada vez mais os consumidores estão atentos às práticas das empresas. Hoje, com as redes sociais, um escândalo pode assumir proporções gigantescas e acabar com a reputação de uma empresa. Então, para conferir mais transparência aos negócios e transmitir confiança ao mercado, entender a fundo o que é compliance e praticá-lo para valer é indispensável.
Compliance só existe com mensuração
Sabe aquela máxima “quem não mede, não gerencia”? Vale ainda mais quando se trata de compliance. Sem mensuração, ele não existe. Afinal, não faz sentido elaborar um detalhado e rigoroso regulamento se uma empresa não tem meios de controlar processos, acompanhar resultados e analisar objetivos, certo?
A prática tem tudo a ver com o conceito de gestão à vista. Ou seja, um modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance não apenas do gestor, mas de toda a equipe. São gráficos, dados ou informações gerenciais que podem ser rápida e facilmente visualizados e interpretados por todos. Nos formatos mais diversos: desde um quadro na sala do cafezinho a TVs nos departamentos.
E se você também pensou em KPIs, está no caminho certo. Quando os indicadores-chave de sucesso estão claros para todos, é fácil realizar ajustes e corrigir desvios, assim mantendo a empresa nos trilhos para entender o que é compliance e cumprir suas diretrizes.
Automatizar a mensuração é preciso
O primeiro – e mais importante – passo para assegurar essa mensuração é adotar uma ferramenta online de gestão. Com ela, você conseguirá ter tudo ao alcance dos olhos e na ponta dos dedos – desde o fluxo de trabalho com todas as tarefas realizadas pela equipe, até o controle exato de quanto custa cada projeto.
Uma plataforma inteligente de gestão do trabalho reúne todas essas possibilidades e te ajuda a fazer a mensuração de dados. Você pode contar por exemplo com o Runrun.it, que é um software de gestão do trabalho. Entre as funcionalidades do sistema, uma é fundamental para o compliance: a documentação (registro de documentos, decisões, e atividades). Afinal, se os processos não estão bem registrados e não geram documentos de forma automática, é praticamente impossível apresentar relatórios de compliance corretos. E se a documentação deságua para a burocracia, os funcionários se perdem nos processos e os gestores gastam mais tempo cobrando a documentação do que analisando índices e tomando decisões fundamentadas.
Com o Runrun.it, esses riscos são eliminados. Toda a comunicação da empresa é formalizada dentro da plataforma, de modo que as informações podem ser facilmente acessadas a qualquer momento. As dúvidas dão lugar às certezas, e o compliance será facilmente implantado nesse ambiente.
>>Leitura recomendada: Toda a comunicação da equipe dentro do Runrun.it
Pulso firme na gestão de custos
Entender o que é compliance significa também exercer com firmeza a gestão dos custos da sua empresa. A propósito, esse é um assunto frequentemente abordado aqui no blog: este artigo traz 17 dicas imperdíveis para o controle de gastos, este explica como adotar medidas de redução de custos e este orienta como não perder dinheiro realizando o controle de custos.
Trata-se de outro ponto em que o Runrun.it pode ser imensamente útil para a sua gestão. Porque a ferramenta realiza um controle de custos automatizado, gerando relatórios para que você saiba exatamente quanto custou cada projeto, e quanto tempo foi investido nele. Também possui algoritmos poderosos que mostram se um projeto tende a estourar o orçamento previsto.
Além de ajudar a priorizar as tarefas mais importantes, o Runrun.it ainda possibilita incluir o valor da hora/homem de sua equipe e gastos extras – as atividades não ligadas àquelas cadastradas no sistema. Ou seja, no final de um projeto, não haverá mais surpresas desagradáveis, que podem comprometer o compliance da empresa.
>>Leitura recomendada: Como funciona a gestão de tempo
Mantenha sempre tudo à vista
Como você deve ter percebido, não existe compliance sem mensuração. Principalmente no que se refere ao gerenciamento de recursos financeiros e de tempo. E o Runrun.it está aqui para ser seu braço direito também nesse desafio. A centralização das informações em tempo real e em uma única tela, com o Dashboard, garante que tudo ocorra sob controle, dentro do previsto nas normas de compliance.
Além disso, a ferramenta contribui imensamente para a melhorar a produtividade. Com ela, você organiza o fluxo de tarefas, distribui as demandas, gerencia o tempo das pessoas e prioriza as atividades para tornar a sua equipe mais produtiva. Tudo para você conseguir otimizar os processos e ter mais tempo disponível para o planejamento estratégico.
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