O que é kanban e como implantar essa metodologia ágil

O que é kanban e como implantar essa metodologia ágil

Kanban é um framework ágil ideal para fazer o acompanhamento de tarefas e identificar gargalos no fluxo de trabalho  que pode ser adotado por qualquer tipo de equipe por ser intuitivo, visual e adaptável a diferentes projetos. 

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Neste texto, você vai entender como funciona a ferramenta kanban na prática e descobrir como ele pode aprimorar o seu workflow. 

 

O que é kanban e como ele surgiu?

A metodologia Kanban foi criada pela empresa automobilística japonesa Toyota, na década de 1960, e faz parte do método JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que possibilita fazer somente o imprescindível para concluir a etapa de um processo de fluxo de trabalho contínuo. Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando preciso e na quantidade ideal.

Em meio à falta de recursos e diante da necessidade de se modernizar para acompanhar as mudanças do mercado, a Toyota precisava remodelar sua administração e buscar por uma gestão por resultados.

Logo, a visibilidade do kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem. Isso porque o sistema melhorou a comunicação entre os funcionários, a padronização das atividades, a definição de prazos e a redução de desperdícios.

O kanban na prática

Para a utilização, a metodologia kanban propõe o uso de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar o andamento dos fluxos de produção nas empresas. 

Em sua estrutura, o kanban é composto por três elementos principais:

  • Cartões: os também chamados cards contém as descrições das tarefas e/ou ações previstas, como responsáveis, prazos, prioridades, sequências de atividades, entre outros pontos. 
  • Colunas: são as representações visuais das etapas do fluxo de trabalho de cada área e projeto desde as tarefas ainda não iniciadas até as entregues. 
  • Quadro: o kanban board é uma espécie de tabuleiro no qual os cards percorrem todos os status referentes à produção da atividade, deixando todos os envolvidos na mesma página sobre o progresso das tarefas. 
 

>> Leitura recomendada: Como o kanban pode ser usado por uma equipe de marketing

Os tipos de kanban 

Um dos principais motivos do Kanban ser um dos modelos preferidos para visualizar o workflow é justamente a sua flexibilidade a diferentes contextos. Até por isso, existem três tipos mais comuns da ferramenta. Vamos conhecê-los? 

Kanban de produção 

É o mais adotado pelas empresas, possuindo a estrutura tradicional de três partes: backlog (lista de tarefas não iniciadas), atividades em desenvolvimento e as entregues. 

Seu formato torna simples qualquer movimentação realizada no quadro, fazendo que todos saibam o que está evoluindo conforme o cronograma do projeto e quais demandas estão encavaladas por conta de gargalos que interromperam o fluxo de trabalho. 

Kanban de movimentação 

Este modelo de kanban é visto principalmente nas indústrias, onde tem o intuito de controlar as entradas e saídas do estoque. 

O kanban de movimentação tem suas semelhanças com o de produção, já que também faz uso de cartões. No entanto, as informações preenchidas nos cards são referentes exclusivamente a detalhes dos produtos e pedidos realizados. 

Outra característica diferente são as etapas. Simbolizadas por cores distintas, elas mostram a disponibilidade dos itens no estoque, para que o controle produtivo permaneça em dia, como no modelo abaixo, aplicado pela fábrica de Toyota.

Exemplo de um kanban de movimentação utilizado por indústrias para controle de estoque
Kanban de movimentação | Runrun.it

E-Kanban ou Kanban Online

Por fim, temos a versão Kanban online, que é incorporada por  gerenciadores de trabalho que se preocupam em deixar equipes na mesma página como o Runrun.it

A principal vantagem do quadro kanban online é a praticidade e agilidade para executar os processos de qualquer lugar com a garantia que os demais envolvidos nas tarefas e projetos estão sendo atualizados em tempo real sobre as movimentações.

Por isso, o Runrun.it é tudo que você precisa para manter a comunicação e produtividade na sua equipe.

7 benefícios do sistema Kanban

O painel kanban nada mais é do que uma maneira simples e visual de organizar de modo eficiente as tarefas e o fluxo de trabalho. Isso é possível a partir de alguns benefícios do kanban, confira quais são: 

1. Visão geral das tarefas

Seja físico ou digital, o kanban é visual. Isso é especialmente útil em situações em que várias pessoas ou equipes participam do gerenciamento de um mesmo projeto ou processo, permitindo que eles planejem suas tarefas atuais e as seguintes de forma coordenada. 

Por isso, ao invés de fazer com que as pessoas trabalhem isoladamente, o sistema kanban permite que todos na empresa tenham uma melhor compreensão e apreciação do que outras pessoas e equipes estão fazendo. 

O líder de área, por sua vez, consegue enxergar quem está fazendo o que e quantas etapas faltam para um projeto ser finalizado.

2. Facilidade de usar

O kanban na prática é fácil de entender, assim os colaboradores não perdem tempo tentando compreender o funcionamento do sistema, mas sim o adaptam para a sua realidade de trabalho com muito mais agilidade. 

Desta forma, a simplicidade permite que todos participem com facilidade e comprem a ideia.

3. Centralizando de informações

O software kanban tem processos inclusivos que permitem que as pessoas tenham acesso a mais informações. 

No Runrun.it, com simples cliques é possível conhecer os projetos desenvolvidos por outros setores e acessar as informações permitidas por meio de cartões completos, uma vez que os dados sobre os responsáveis, prazos, prioridades, sequência de atividades e recursos disponíveis estão preservados em um só lugar. 

4. Otimização do fluxo de trabalho

O kanban contribui para que haja menos desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso. Partes redundantes ou desnecessárias podem ser removidas, enquanto outras, simplificadas. 

Ou seja, o fluxo de trabalho é facilitado, sem comprometer a qualidade. Isso significa uma constante melhora na produtividade.

5. Comunicação integrada

Como o uso do kanban fornece uma visão do todo, isso incentiva uma melhor cooperação e comunicação entre pessoas e equipes internas ou externas.

Os profissionais poderão ajustar melhor seus cronogramas e prazos, porque sabem exatamente o que as outras pessoas estão fazendo. 

6. Tarefas claras e priorizadas

O cronograma kanban aprimora o foco, pois com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho o gestor fica mais capacitado para decidir o que deve ser priorizado para atingir os objetivos e metas dentro do prazo estabelecido.

7. Melhora a distribuição de tarefas

Ao adotar o uso de um programa kanban, os gestores conseguem perceber a movimentação de tarefas de maneira mais dinâmica, e em complemento com outras funcionalidades de gestão do tempo do Runrun.it, acompanhar o trabalho sem fazer microgestão, ou seja, sem cobranças vigilantes ou arbitrárias. 

Assim, o gestor precisa apenas acessar o quadro para saber o que está acontecendo com a equipe, facilitando também o gerenciamento de tarefas.

>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

kanban online

Modelos de kanban do Runrun.it para potencializar seu workflow

No Runrun.it, você não apenas acessa o sistema kanban como escolhe os modelos de quadro testados e aprovados por nossos clientes para organizar áreas e projetos. 

Mesmo selecionando um template pronto, você pode personalizá-lo da maneira como quiser para que tenha o fit ideal da maneira como a sua equipe trabalha.

Escolha os modelos de kanban do Runrun.it para:

  • Campanha de marketing
  • E-mail marketing
  • Pipeline de vendas
  • Design de produto
  • Design Sprint
  • Desenvolvimento de software
  • Sprint retrospectiva
  • Recrutamento
  • Onboarding de novos funcionários
  • Service desk
  • Customer feedback
  • Gesão de churn
  • E muito mais!
 

Para aproveitar todos os recursos do Runrun.it, crie sua conta e teste grátis: http://runrun.it

o que e kanban

12 thoughts on “O que é kanban e como implantar essa metodologia ágil

    1. Oi, Karina! Hoje nosso principal projeto em andamento é essa nova visão das tarefas. Não temos uma data, mas entendemos que estará disponível nos próximos meses. Fique de olho aqui no blog para saber as novidade.
      Abraço!

  1. O marketing está muito bom, mas e a prática? Esse aguarde sem prazo! Qual é o prazo? Acho que para o preço que é cobrado ter o minimo de sprints e de kaban é essencial. Aguardo prazos.

          1. Olá Juliana!
            Poderia passar então as fontes de onde pegou esses dados, ou sua equipe detém todo esse conhecimento de maneira nata?

          2. Oi, Julio. Um dos links que referenciamos no próprio texto é da Toyota, e tem informações bem importantes sobre o assunto: https://www.toyota-global.com/company/vision_philosophy/toyota_production_system/just-in-time.html. O site da Agile Alliance, organização sem fins lucrativos, traz uma definição sobre o framework: https://www.agilealliance.org/glossary/kanban/. Temos também este conteúdo sobre agile marketing: https://blogrunrunit.wpcomstaging.com/gestao-agil-em-times-criativos/

            Espero ter ajudado. Abraço!

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