Sem sustos em 2018: dicas para começar a elaborar seu orçamento de TI

Sem sustos em 2018: dicas para começar a elaborar seu orçamento de TI

Conforme os sistemas de tecnologia de informação (TI) vão se tornando fatores de competitividade mais importantes entre as empresas, os projetos tecnológicos ganham força. Mas essa implementação acaba também por aumentar os riscos – e os prejuízos – quando o planejamento do orçamento de TI é mal feito ou dá errado.

Uma pesquisa da Universidade de Oxford revela que metade dos maiores orçamentos de TI (ou seja, aqueles que ultrapassam 15 milhões de dólares) acabam excedendo, e em muito, o valor do budget.

A importância de planejar seu orçamento de TI para 2018

No Brasil, apesar do cenário de crise político-econômica, os executivos das áreas de tecnologia se mantiveram otimistas. Os investimentos em TIC continuaram em crescimento – apesar de encararem taxas mais baixas e orçamentos de TI destinados, em sua maioria, à manutenção de tecnologias preexistentes. É o que revela o relatório Brazil IT Snapshot, estudo realizado entre novembro de 2016 e fevereiro de 2017. A pesquisa mostra, também, que modelos “a service” foram os que mais ganharam força – representaram 59% dos gastos de tecnologia no Brasil.

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Alguns highlights apontados pela pesquisa

O relatório da Brasil IT Snaphot também fez alguns levantamentos importantes, que você precisa conhecer antes de planejar seu orçamento de TI:

  • Orçamentos de TI cresceram, em média, 3% no último ano (2016), sendo que 40% dos entrevistados esperam continuidade no aumento do budget para o próximo período;
  • 23% dos entrevistados afirmaram já adotar a comunicação entre máquinas, indicando essa tendência de adoção de IoT (internet of things);
  • 82% das empresas já usam computação em nuvem, sendo que metade adota o modelo de cloud híbrida;
  • Apesar de 80% dos entrevistados afirmarem possuir ações relacionadas à continuidade de negócios, apenas 42% têm planos elaborados – tais como business continuity plans (BCPs) e disaster recovery plans (DRPs).

 
Com esses dados, é importante, também, que você obtenha um indicador para medir a eficiência operacional da sua empresa. Se você ainda não o tem, confira um método fácil de calculá-lo em nosso artigo sobre índice de lucratividade.

Quem foi consultado?

Os pesquisadores da Brasil IT Snapshot entraram em contato com mais de 205 executivos de tecnologia de empresas de grande porte, representadas pelas seguintes características:

– 29% com menos de mil funcionários;
– 23% com entre mil e dois mil funcionários;
– 24% com entre dois e cinco mil funcionários; e
– 24% com mais de cinco mil funcionários.

Observa-se que essas organizações estão distribuídas de forma bastante homogênea em relação ao número de funcionários. Já em relação ao faturamento, a maioria (38%) apresentou números maiores que R$ 1.500 milhões de reais ao ano. Em questão de região, metade dessas empresas está localizada no Sudeste, 28% no Sul e o restante em demais regiões brasileiras.

Os setores de atuação variam desde serviços e indústria (33 e 32%, respectivamente) e atendem, em porcentagens decrescentes, às áreas de comércio (15%), finanças (6%), utilities (5%), governo (5%) e óleo, gás e mineração (4%). Os consultados também declararam, em sua maioria (52%), deter nível intermediário de maturidade empresarial – mesmo valor conferido à concorrência -, ainda que compreendam que níveis de total ou excelente maturidade sejam os mais desejáveis.

Sobre investimentos em TI

Em relação ao investimento, os executivos entrevistados pela Brazil IT Snaphot apontaram, em média, crescimento de 3% nos investimentos em tecnologia em 2016. O orçamento de TI declarado por essas empresas, no ano passado, está exposto a seguir:

– 32% tiveram investimento TIC de até R$ 1 mi;
– 27% tiveram investimento TIC entre R$ 1 e R$ 5 mi;
– 20% tiveram investimento TIC entre R$ 5 e R$ 50 mi
– 5% tiveram investimento TIC maior que R$ 50 mi; e
– 16% não declararam seu valor de investimento TIC.

Entre os gastos, 59% do orçamento de TI foi classificado como OPEX (sigla derivada da expressão Operational Expenditure, que significa o capital utilizado para manter ou melhorar os bens físicos de uma empresa), e 41% como CAPEX (refere-se ao preço de desenvolvimento ou fornecimento de partes não-consumíveis do produto ou sistema). A ampliação de gastos com OPEX de TI seria um tendência, significando gradual migração da aquisição de equipamentos pela contratação de serviços. Ainda estima-se que, nos próximos doze meses (ou seja, a partir de fevereiro de 2017), haja aumento de mais 2% do orçamento de TI do tipo OPEX. Classificam-se, dentro dos gastos do tipo OPEX de TI:

– Aplicações/software, com a maior margem, de 22%;
– Prestação de serviços, com margem de 19%;
– Data center (margem de 16%);
– Telefonia e conectividade (11%);
– Redes (9%);
– Consultoria (8%);
– Segurança (7%);
– Comunicação unificada (6%); e
– Outros (2%).

Passo a passo rápido para seu orçamento de TI

Para elaborar seu orçamento, você precisará levantar os dados sobre as necessidades da sua empresa. E para isso, há alguns pontos fundamentais que devem ser considerados, como:

1. Ferramentas adequadas

Faça uma análise sobre ferramentas necessárias para melhorar a gestão e o funcionamento da sua empresa, bem como sobre os equipamentos de TI que precisam ser aperfeiçoados – ou os que estão sendo pouco utilizados;

2. Planejamento em dia

Não deixe seu orçamento de TI de 2018 para última hora. Lembre que, depois de efetuar o levantamento, será preciso considerar a quantidade de especialistas que será movimentada, tempo total para finalização do processo, prazos de entrega, forma de aquisição dos hardwares e softwares e também as formas de pagamento;

3. Acompanhamento da execução das tarefas

Depois de iniciadas as atividades, considere se os investimentos foram efetuados conforme as necessidades reais, gerando relatórios de acompanhamento e prevendo os recursos disponíveis para a continuidade do processo;

4. Controle da avaliação de desempenho

O planejamento do orçamento de TI só dará certo se o cronograma estiver sendo efetivamente cumprido. Adote ferramentas que auxiliem na gestão e andamento das tarefas, além de centralizar o processo em um gestor de TI.

Outros cuidados a considerar

Esteja preparado não somente para as boas expectativas, como também para as projeções de erros e riscos envolvidos, incluindo as necessidades da empresa a longo prazo. Fique atento, também, aos pontos que o orçamento de TI deve considerar, tais como:

  • Custos de substituição dos sistemas;
  • Custos de manutenções do dia a dia;
  • Custos de licenças de hardwares e de softwares; e
  • Provável gasto com falhas dos sistemas.

 
Além disso, você pode usar um roteiro com check-list para ajudá-lo(a) na confecção do orçamento de TI. Nessa lista deverão constar itens como:

  • Manutenção e suporte;
  • Ferramentas (laptop, cabeamento, firewalls, switches, garantias, licenças e outras questões relacionadas a hardware);
  • Softwares (desde relacionado a servidor até desktop, backups, antivírus entre outros);
  • Tecnologia cloud computing;
  • Projetos (previsão relacionada aos futuros investimentos em TI).

 
Agora que você já tem as informações sobre como realizar seu orçamento de TI, escolha uma boa ferramenta de gestão, como o Runrun.it, para auxiliá-lo(a) no gerenciamento e desenvolvimento do seu projeto. O Runrun.it pode te ajudar em praticamente todas as etapas de uma operação de TI, já que permite a formalização da comunicação, o controle do desempenho de seus colaboradores e a mensuração do tempo e dos recursos investidos nos projetos. Em suma, o braço direito do gerente de projetos de Tecnologia da Informação. Teste grátis: http://runrun.it

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