Organizador de tarefas: checklist para executivos sempre ocupados

Organizador de tarefas: checklist para executivos sempre ocupados

Cada pessoa se organiza de um jeito e precisa descobrir qual é o melhor método para si e segui-lo com disciplina. Se você ainda não conhece o seu, este post vai te mostrar dez dicas de organização, seguidas inclusive por sistemas de inteligência artificial, como um software organizador de tarefas. Seu único desafio é chegar até o fim do texto sem se deixar interromper por celular ou e-mail…

Veja o que você vai encontrar nesse post:

  1. 1. O dia só termina com planejamento e organização
  2. 2. Uma tarefa de cada vez
  3. 3. Separe
  4. 4. Agrupe
  5. 5. Tudo tem limite, especialmente reuniões
  6. 6. Uma bolha no seu dia
  7. 7. E-mails: como lidar?
  8. 8. Trabalhe com expectativas reais
  9. 9. Contrate novos funcionários e delegue
  10. 10. Limite o uso do celular

1. O dia só termina com planejamento e organização

Se você começar seu dia com um plano em mãos e uma mesa em ordem, é capaz de fazer tudo o que precisa e que você não acreditou que coubesse em um dia. Todas as manhãs, analise e revise sua checklist. No fim do dia, deixe sua mesa organizada de novo e liste suas tarefas para o dia seguinte. É só isso. Não tem por que você não adotar esse costume a partir de hoje, né?

2. Uma tarefa de cada vez

Ser multitarefa é uma ilusão, mas seduz. A vontade de fazer tudo de uma vez é tentadora, eu sei, mas de acordo com a Universidade de Utah, só 2,5% das pessoas conseguem de fato realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, é bem mais garantido fazer benfeito uma de cada vez e você terá feito várias ao fim do dia. Além disso, se a próxima tarefa vai lhe custar 2 horas e você tem uma reunião daqui a meia hora, não é a melhor opção para assumir agora. Para melhorar sua administração do tempo, uma ótima ideia é quebrar grandes tarefas em etapas, tudo por escrito, tanto para ter uma noção do que é necessário e você havia esquecido, quanto para lhe fazer sentir mais satisfeito(a) perante uma longa lista de entregas.

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3. Separe

Um dos princípios mais famosos da organização de tarefas consiste em separá-las e resolvê-las da seguinte maneira: 1) urgente e importante – comece por elas; 2) importante, mas pendente – dê atenção a elas até o fim da semana; 3) urgente, mas não tão importante – delegue; 4) distrações, como checar redes sociais e bater papo – em vez de eliminá-las, o mais inteligente a se fazer é adotá-las como recompensa por um dia produtivo – especialmente se você seguir todos os princípios desta lista.

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4. Agrupe

O tempo que você leva para procurar arquivos no seu computador ou no caderno poderia ser usado para organizar em pastas o que você precisa com certa recorrência. Você pode fazer da mesma forma com os tipos de tarefa em que você trabalha. Pesquisa, ligações, e-mails e gerar relatórios, por exemplo, são tipos de tarefas que podem ser feitas com mais rapidez se agrupados. Com um organizador de tarefas, você ainda pode ir além e descobrir que tipo de tarefa mais toma seu tempo.

5. Tudo tem limite, especialmente reuniões

O objetivo mais básico de uma reunião é ter uma discussão que não poderia ocorrer de outra forma. Entretanto, a falta de um planejamento com metas específicas muitas vezes pode levar as reuniões de equipe ao fracasso mesmo antes delas começarem. Assim, dedique-se ao preparo de uma boa pauta contendo as seguintes informações:

1) quais assuntos serão abordados
2) que informações você espera ouvir de cada um e
3) quanto tempo vai durar a reunião

Uma forma inteligente de garantir que saia tudo conforme planejado é compartilhar a pauta online com os participantes para que eles descrevam com antecedência o que precisam falar. E o que surgir de novidade não deverá ser prioridade.

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6. Uma bolha no seu dia

As pessoas são mais compreensivas do que você pensa. Sempre que novas demandas pularem na sua mesa, tenha em mente que você pode oferecer uma entre várias soluções: indicar outro responsável para tarefa, executá-la você mesmo(a), pedir um prazo maior e até mesmo recusar-se. Para pensar no que fazer, informe a todos com quem trabalha que não estará disponível para durante um determinado período do seu dia. E, claro, você pode usar essa bolha de isolamento também para recuperar o atraso em alguma tarefa.

7. E-mails: como lidar?

A última dica vai te surpreender. Responder e-mails e limpar a caixa de entrada provavelmente é uma das tarefas que você menos quer fazer e por isso mesmo merece uma das soluções mais definitivas. Em 2012, a consultoria McKinsey chegou à conclusão de que adotar ferramentas de tecnologia que facilitam a interação social no lugar do e-mail pode aumentar a produtividade de uma empresa em mais de 30%. Por isso, melhor do que reservar 1h no começo e 1h no final do seu dia para lidar com e-mails, você pode diminuí-los drasticamente, contratando um software organizador de tarefas como o Runrun.it.

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8. Trabalhe com expectativas reais

Muitos executivos pensam que estão apenas com algumas tarefas atrasadas e repetem para si mesmos: “Se eu terminar só mais essa, tudo ficará melhor”. Mas nem sempre isso reflete a realidade. Estabeleça limites mais duros em relação ao uso do tempo, crie expectativas razoáveis em relação a seus resultados e comunique isso claramente para todos que trabalham com você. Não é nada heróico prometer 10 entregas e conseguir efetivar apenas metade disso. Seja mais realista em relação ao que você pode executar e você vai se surpreender com o quanto isso pode ser proveitoso na gestão de seu trabalho.

9. Contrate novos funcionários e delegue

Se o seu posto contemplar a contratação de novos colaboradores, não hesite em fazê-lo quando necessário e, mais que isso, não deixe de delegar as tarefas. A chave aqui é capacitar alguém para fazer um trabalho completo –  e é justamente nesse ponto que a maioria dos gestores erra o alvo. Dar às pessoas plena propriedade sobre seus trabalho pode lhe liberar para se concentrar em outras coisas, além de criar oportunidades de crescimento para todos os membros da equipe.

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10. Limite o uso do celular

Seja para responder clientes, parceiros e até mesmo acompanhar discussões da sua equipe: é bastante provável que você esteja perdendo tempo demais ao telefone. Procure diminuir a quantidade de vezes que você dá uma checada no celular e limite o tempo de uso durante o horário de trabalho. O aparelho tende a criar um senso de urgência que faz parecer que todas as mensagens devem ser respondidas no mesmo minuto sendo que, em grande parte dos casos, elas podem esperar até que você termine suas tarefas para serem checadas. Afinal, nem tudo é assim tão urgente.

Sempre ocupado? Organize-se de forma mais inteligente

Além de seguir as dicas acima, adotar uma ferramenta de gestão do trabalho poderá auxiliar com as tarefas, projetos e entregas do seu dia a dia. O Runrun.it permite organizar todo o fluxo de trabalho, a agenda de atividades e a priorização, automatizando processos e otimizando a sua rotina. Com isso, você ganha tempo, não perde prazos e aumenta a sua produtividade e da sua equipe. Faça um teste grátis: http://runrun.it

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