Como tomar decisões melhores com um gerenciador de tarefas

Como tomar decisões melhores com um gerenciador de tarefas

Você chega ao trabalho e abre seu organizador de tarefas. Sua lista de tarefas é, antes de tudo, sua lista de decisões. Afinal, elas só vão desaparecer dali depois que você decidir por qual começar, quais delegar, quanto tempo levar em cada uma e assim vai… Seu instinto poderá te levar a repetir uma antiga estratégia, mas apelar ao conhecido para tomar suas decisões pode ser bem mais arriscado do que tentar inovar. Mas, mais do que gerenciar o provável, você deve saber gerenciar o possível. É isso que nosso mundo, imprevisível como é, exige de nós. Para tomar decisões melhores, mesmo diante da ansiedade, seu primeiro passo é cultivar alguns hábitos novos. Aqui estão eles:

1. Faça perguntas diferentes

Você pode estar acostumado(a) a diminuir seus problemas para encontrar uma solução rápida, mas assim está simplificando a gravidade do problema e limitando o número e a eficiência das soluções. Algumas questões te ajudam a tomar decisões mais acertadas:

  • Estou deixando de prever algum atraso em minhas tarefas?
    Se sim, você pode reestimar o tempo necessário para executá-la e avisar quem pode ser afetado.
  • Estou descartando ou negando rápido demais uma solução?
    Por via das dúvidas, melhor permitir que outro membro da equipe participe da sua tarefa e lhe diga o que faria no lugar.
  • O que acontece se eu mudar uma das minhas principais suposições sobre o problema?
    Desde que você deixe sua decisão documentada na ferramenta, todo o capital intelectual da empresa estará preservado a quem possa interessar.

 

Case de sucesso: Uma agência federal dos EUA estava lidando com a contínua redução de recursos e reivindicações cada vez incisivas. Durante anos, duas foram as perguntas: “Como vamos conseguir dinheiro suficiente para atender às demandas?” e “Quais serviços podemos cortar para não fugir do nosso orçamento?”. Foi então que a equipe, cansada de correr em círculos, explorou uma nova ideia: “Podemos compartilhar nossa carga horária com outras pessoas para que o nosso financiamento atual seja o bastante, sem ter de cortar serviços?”. Essa nova pergunta ampliou as possibilidades e a agência se propôs a realizar uma longa série de experimentos com empresas, outros departamentos do governo e a comunidade, para manter o mesmo nível de serviço por bem menos dinheiro.

2. Considere várias perspectivas

Se ninguém pode prever quando ou de onde a próxima grande ideia virá, você pode começar por rejeitar sua tendência para crer que os dados que tem já são tudo de que você precisa. Respeite a diversidade e, ainda que surjam divergências no começo, em um ambiente incerto é sempre desejável um conjunto mais amplo de soluções. Por isso:

  • Veja o problema pela perspectiva de alguém que de alguma forma te incomoda. Há grandes insights que essa pessoa pode te oferecer. Gerenciar alguém de quem você não é fã ou colaborar com essa pessoa por um tempo tende a tornar vocês mais próximos e fomentar o embate de ideias, estimulando mais do que o respeito, a criatividade do time.
  • Busque por opiniões de pessoas fora da sua zona de conforto. Mais jovens ou mais velhos que seu público alvo, seus estagiários, seus clientes insatisfeitos, todos esses podem trazer soluções surpreendentes. Use a ferramenta de gestão da empresa para pedir sugestões, tomar, e comunicar suas decisões.
  • Escute o que todos têm a dizer. Seja ao vivo ou por meio do seu organizador de tarefas, você deve deixar que cada um tenha sua vez de falar. Não tente interromper as pessoas para mudar suas conclusões. Em vez disso, assuma que, enquanto você puder aprender com elas, sorte a sua.

 
Case de sucesso: Novas perspectivas muitas vezes surgem de fontes inesperadas. Em uma grande organização de bens de consumo, que se orgulhava de sua abordagem centrada no cliente, a equipe de liderança jurava conhecer as perspectivas de sua base de clientes e principais fornecedores. A equipe foi questionada se havia algum grupo cuja perspectiva era ignorada. E ele existia: eram consumidores que haviam abandonado a marca há tempos e nunca mais regressaram. Os líderes então sondaram as opiniões desse grupo, não para reconquistá-los, mas para aprender com eles. Para sua surpresa, descobriram a possibilidade de criar uma nova linha de produtos, que se encaixava facilmente na logística da empresa e não tinha sido cogitada antes.

3. Enxergue os sistemas

Fomos treinados para examinar as partes do todo e assumir uma conexão direta de causa e efeito entre elas. Mas para você entender como funciona um sistema, é preciso resistir a esse impulso de fragmentar os problemas para resolvê-los.

  • Não devemos perder tempo discutindo sobre a melhor solução. Em vez disso, podemos recolher várias soluções satisfatórias e distintas, e experimentar todas elas em pequena escala.
  • Além disso, podemos deixar de olhar apenas para a raiz do problema e começar a observar as bordas do problema.

 
Case de sucesso: Um certo executivo, preocupado com a alta rotatividade dos profissionais do call center de sua empresa, notou que muitas pessoas qualificadas precisavam cuidar de seus filhos ou tinham pais doentes. Ele olhou para as bordas. Então, decidiu experimentar alternativas flexíveis para atrair essas pessoas. Agora, elas poderiam trabalhar de casa, definir suas próprias jornadas de trabalho e plantões, e ainda administrar suas próprias metas de desempenho. Completado um ano do novo sistema, a equipe ganhou mais de 200 colaboradores, sendo que mais de 90% se sentiam engajados. A rotatividade despencou para menos de 10% ao ano. Olhar para todo o sistema, experimentar e aprender diferentes abordagens ajudou o executivo a resolver uma série de problemas relacionados, além da rotatividade. Também resolveu a satisfação da equipe, dos clientes, o desemprego local, e até mesmo as taxas de depressão entre as pessoas que cuidam de familiares.

Tomar decisões melhores requer de você uma mentalidade visionária. Em suma, requer que você analise os vários lados de uma questão, ouça sua equipe e pessoas de fora, e alinhe os desejos do seu público às expectativas do seu negócio. E uma das eternas expectativas de uma empresa formada por times que lidam com diversos clientes é manter sua produtividade e sua satisfação lá em cima. Existe um software organizador de tarefas, adotado por mais de 100 mil empresas do mundo, capaz de fazer isso. Experimente grátis o Runrun.it: http://runrun.it

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