Sua rotina de trabalho é sempre lotada de tarefas? Pois saiba que um organizador de tarefas pode ajudar e muito a organizar a sua vida.
Sabemos que cada pessoa tem seu próprio método de gerenciar as atividades e pensando nisso separamos os principais usos de um organizador de tarefas agrega ao seu fluxo de trabalho. Se você preferir ouvir este post, é só clicar no reprodutor abaixo.
- O que é um organizador de tarefas?
- Tipos de organizadores de tarefas
- Organizador para classificar e listar tarefas
- Organizador de tarefas para acompanhamento
- Organizador de tarefas para centralizar demandas
- Organizador de tarefas para a comunicação das equipes
- Organizador de tarefas para criar cronogramas
O que é um organizador de tarefas?
O organizador de tarefas pode ser descrito como uma ferramenta que reúne recursos para listar e gerenciar atividades e processos corriqueiros no trabalho.
Entre as funcionalidades comuns que podem ser encontradas nessas plataformas estão as checklists, cronogramas, chats, formulários, bloco de notas, aba de anexos e outros elementos que garantem maior organização e produtividade no dia a dia.
Tipos de organizadores de tarefa
Uma das vantagens de ter um organizador de tarefas no trabalho é a variedade de funções que ele oferece para manter o fluxo de trabalho centralizado e prático no cotidiano profissional.
Confira a seguir como um organizador de tarefas pode ter diversas utilidades para sua empresa.
Organizador para classificar e listar tarefas
Um bom organizador de tarefas conta com a funcionalidade de to do list, nada mais é que uma lista de tarefas disposta de acordo com as prioridades, clientes, prazos ou dificuldade de execução.
Entre as vantagens de ter esse recurso integrado ao organizador de tarefas está a facilidade de alinhar as demandas mais importantes do dia em um único espaço e ter a satisfação de vê-las sendo entregues ao longo do expediente, o que indiretamente impulsiona a produtividade.
Outro elemento clássico em um organizador de tarefas são as checklists, que te auxiliam a conferir as entregas feitas e os itens que ainda estão pendentes entre os afazeres do dia.
Ambas as aplicações também podem ser utilizadas para identificar e classificar os tipos de tarefas, seja conforme a importância para o projeto ou de urgência para o cliente.
No gerenciador de tarefas Runrun.it, esses recursos estão dispostos de maneira visual e intuitiva, o que otimiza a organização das atividades, facilitando a busca por cada tarefa, a alocação de responsáveis e o acompanhamento das etapas de execução.
Organizador de tarefas para acompanhamento
Ter visibilidade sobre qual estágio de andamento que se encontram as demandas é fundamental para não se perder no fluxo de trabalho.
É por isso que um organizador de tarefas completo traz frameworks, como o kanban, que simplificam o acompanhamento. Bastante utilizado nos métodos ágeis, o kanban é um quadro que separa as etapas do projeto em colunas, como: a fazer, em execução e entregue.
Assim, a cada evolução das demandas, as tarefas são arrastadas para suas respectivas etapas, dando aos envolvidos a visão do todo de maneira clara.
Um dos diferenciais de ter o Runrun.it como organizador de tarefas está na possibilidade de criar modelos de quadros kanban para cada área de atuação. Assim, cada departamento pode montar e acompanhar o workflow de forma otimizada e personalizada.
Organizador de tarefas para centralizar demandas
No dia a dia, o fluxo de informações recebidas é intenso. São e-mails, mensagens, arquivos, documentações e contratos que chegam por diversos canais e isso pode ser um verdadeiro desafio para manter o trabalho ajustado.
Hoje em dia, os organizadores de tarefas já entregam recursos que integram a comunicação em um só lugar. Um bom exemplo disso é o próprio Runrun.it, que otimiza o fluxo de solicitações e pedidos com a funcionalidade de formulários, mantendo todos na mesma página.
Ao criar um formulário, cada resposta é organizada em uma tarefa, centralizando todas as informações. Logo, todos os materiais, pedidos e processos vão ficar armazenados para as equipes gerenciarem os detalhes antes de colocar a mão na massa.
Organizador de tarefas para a comunicação entre equipes
Um dos princípios do organizador de tarefas é que ele seja uma ferramenta multifuncional e isso inclui também as funcionalidades que a plataforma é capaz de oferecer para alinhar a comunicação entre os profissionais e os clientes.
E um dos itens fundamentais são os campos de descrição das tarefas, que auxiliam a construção de um briefing completo e bem estruturado que permita a inserção de referências, vídeos, imagens, documentos e materiais de apoio para a execução das atividades.
Além desse espaço e da capacidade de armazenamento da plataforma, outro atributo que conta pontos a favor é a função do Runrun.it de compartilhamento para usuários convidados.
A feature facilita o fluxo de aprovações entre os times e os clientes, assim como a visualização dos avanços obtidos no projeto e outras informações importantes que precisam ser enviadas aos parceiros.
Organizador de tarefas para criar um cronograma online
O cronograma online é uma forma de realizar a gestão de tarefas no trabalho, tornando as etapas de projetos mais visuais e de fácil reorganização.
Dentre os modelos mais utilizados está o gráfico de Gantt, que te ajuda a planejar e executar projetos com um template de visualização simples.
A ideia fundamental da ferramenta é ser ágil e intuitiva: todos os responsáveis conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e a que pé está o trabalho.
Como o Gantt mostra em uma mesma página todas as tarefas de um projeto, você não cai na armadilha de distribuir demandas com deadlines próximos para a mesma pessoa. O gráfico te ajuda justamente a antecipar esses problemas de planejamento.
Com o Runrun.it como seu organizador de tarefas, você cria e acompanha seus projetos em um gráfico de gantt interativo e atualizado em tempo real, que graças ao indicador de capacidade, mostra a pauta das pessoas sendo preenchidas pela tarefas, evitando a sobrecarga da equipe e eventuais atrasos das entregas por falta de capacidade de execução.
O Runrun.it é organizador de tarefas para sua empresa, pois suas funcionalidades geram benefícios para o gerenciamento de processos, tarefas e equipes, simplificando o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade e o engajamento. Teste grátis: https://runrun.it/
