Qual o papel do gestor e como exercer em diferentes áreas de uma empresa

O papel do gestor vai muito além de suas atribuições técnicas na empresa. Enquanto liderança, você precisa planejar, definir e alcançar metas, alocar recursos, mas também ter habilidades interpessoais para integrar a equipe e motivar os colaboradores. 

Confira o que você vai encontrar neste artigo sobre o papel o gestor: 

• O que é ser gestor?
• 5 situações clássicas na vida de um gestor
• 1. Colaboradores muito dependentes e repassando responsabilidades
• 2. Dificuldade de dividir corretamente as responsabilidades
• 3. Ausência de continuidade depois de uma reunião
• 4. Fofocas no escritório
• 5. Funcionários carentes
• O papel do gestor de…
• Projetos
• Pessoas
• Processos
• Exercendo o papel de gestor com eficiência usando o Runrun.it

 

O que é ser gestor?

O gestor é o responsável pelas atividades de uma área ou departamento de uma empresa. Entre as suas atribuições estão o planejamento diário, estratégico, gestão de pessoas, projetos, custos. 

Ele/a acompanha todo trabalho desenvolvido, garante que as entregas sejam feitas dentro do prazo, apresenta os resultados para os superiores, analisa as métricas importantes e faz a gestão do relacionamento da equipe. Mas será que o papel do gestor se resume a isso? Vamos descobrir!

De acordo com o Portal IBC – Instituto Brasileiro de Coaching, o papel do gestor é: 

• Deter ampla visão de negócio para identificar pontos negativos e positivos nas atividades executadas;
• Conhecer aspectos da gestão de pessoas para poder preparar as equipes durante situações de pressão e conflito;
• Saber liderar com flexibilidade e comunicar-se de forma clara e objetiva;
• Ser colaborativo e se manter disponível para auxiliar os colaboradores em eventuais problemas; e
• Contribuir com o ambiente de trabalho e a evolução dos profissionais.

 

Dessa forma, podemos concluir que o bom desempenho do papel do gestor – tanto em pontos técnicos quanto em suas habilidades interpessoais – garante que sejam estabelecidos laços de confiança entre aqueles que estão acima do líder e as equipes, fortalecendo o desempenho da organização.

Facilitando o papel do gestor

O Runrun.it foi criado pensando em sanar as dificuldades do gestor. Ao oferecer acompanhamento das atividades da equipe, das prioridades, do tempo, dos custos dos projetos e registro de todas as discussões e documentos atrelados às tarefas, o software supre as necessidades que antes eram atendidas com o uso de várias ferramentas ao mesmo tempo, em um só lugar.

>> Leitura recomendada: 5 habilidades para aprimorar sua gestão de equipes

5 situações clássicas na vida de um gestor

Assumir e delegar responsabilidades, determinar metas e objetivos, organizar e direcionar atividades, controlar, avaliar e prever novos projetos… Liderar um time não é fácil.Pensando nisso, reunimos agora uma série de dicas para lidar com essas situações que, se você não viveu ainda, com certeza vai viver um dia. 

1. Colaboradores muito dependentes e repassando responsabilidades

Um artigo da Harvard Business Review (HBR) revelou que, quando um líder assume responsabilidades no lugar de sua equipe, na verdade, está falhando em compreender o verdadeiro papel do gestor. Observe alguns exemplos que demonstram esse tipo de situação:

• Quando funcionários falham em obter dados de outros departamentos;
• Quando o cliente atrasa o envio de especificações, mas cobra que não seja adiada a data de entrega;
• Quando o profissional de uma equipe é constantemente desviado para auxiliar outra equipe em caráter de função extra;
• Quando um/a diretor/a responsável pela cascata de aprovações está embargando o processo e implicando com o responsável para que ele inclua outras funcionalidades ao documento;
• Quando funcionários reclamam de sempre perderem e-mails por não estarem incluídos na lista de envios.

 

Esses são casos típicos em que o líder deveria abdicar de sua responsabilidade para que a própria equipe tomasse resoluções por conta própria. O papel do gestor, nesse sentido, é o de prover autonomia e entendimento do que deve ou não ser resolvido pelas próprias equipes.

Para saber se você está desempenhando seu papel corretamente ou fazendo “vista grossa”, leia nosso artigo escrito por Franklin Valadares, co-fundador do Runrun.it.

2. Dificuldade de dividir corretamente as responsabilidades

Em vez de abordar determinado assunto com a equipe dizendo “como podemos resolver esse problema?”, diga “quem deveria ser encarregado disso?”, mostrando que você está à parte, e não incluído como fator para a resolução do problema.

• Ensine os funcionários que eles têm relativa autonomia e que devem saber impor limites mesmo na sua ausência;
• Permita que a sua equipe se envolva ao máximo nos processos de resolução, intervindo somente em pontos críticos, como atraso de entregas, etc. Ainda assim, intervenha de forma a ser visto como colaborador, e não como aquele que irá solucionar o problema;
• Tenha sempre em mente que o papel do gestor é o de interferir minimamente. Ainda que você se sinta tentado a se mostrar útil e colaborativo, quanto mais puder orientar e menos fizer pelo andamento do processo, melhor para o seu papel de gestor.

 

>> Leitura recomendada: Como delegar tarefas e aumentar a produtividade da sua empresa

Identificando de quem é a responsabilidade

Outra dica da HBR para separar melhor as responsabilidades é distribuir os problemas em três tipos de níveis: problemas de conteúdo, de padrão ou de relacionamento.

1. 1. Problemas de conteúdo estão relacionados à fonte imediata causadora da preocupação. Exemplo: um funcionário que não desempenha uma função essencialmente sua, como o preenchimento de um relatório. Esse é um problema de conteúdo, sendo a questão a resolver o relatório não preenchido;
2. 2. Problemas de padrão envolvem mais de uma questão recorrente, por exemplo, relatórios com partes que são deixadas sem preencher sistematicamente;
3. 3. Problemas de relacionamento já dizem respeito a problemas entre profissionais da equipe, como falta de respeito, postura antiética etc., e normalmente exigem reestruturação na política organizacional.

 

O seu papel de gestor é permitir que os funcionários resolvam sozinhos a maioria dos problemas de conteúdo e padrão, intervindo somente no terceiro caso.

Essas dicas de criação de Matriz RACI vão ajudá-lo a definir responsabilidades. Ainda assim, lembre-se de que, ao desempenhar o papel do gestor, você não pode se deixar levar por situações que o coloquem no patamar de “herói”.

Se as equipes o tiverem como “salvador”, então a chance de que as responsabilidades dos profissionais sejam empurradas para você será muito maior.

3. Ausência de continuidade depois de uma reunião

Ainda de acordo com o artigo da HBR, o papel do gestor é saber exatamente o que ocorre entre as reuniões com as equipes. Ainda que seja um desafio acompanhar e manter os funcionários focados nas atividades acordadas, confira as dicas a seguir:

1. 1. Certifique-se de que todos estão em sintonia e concordância, ao final da reunião, para dar início ou continuidade a um projeto;
2. 2. Crie um cronograma claro com especificação das responsabilidades e prazos de cada um;
3. 3. Explique que qualquer atraso ou imprevisto no andamento das atividades deve ser notificado;
4. 4. Eleja um funcionário que fique responsável por acompanhar o andamento das equipes, gerando relatórios entre uma reunião e outra;
5. 5. Mantenha a documentação do andamento das atividades e apresente essa execução às equipes como forma de motivá-los, gerando sentimento de realização;
6. 6. Seja compreensivo, não um chefe implacável. Ainda assim, tenha discernimento para considerar quando for necessário estabelecer novas condutas.

 

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4. Fofocas no escritório

Victor Lipman, articulista da HBR, afirma que a fofoca no escritório floresce tão naturalmente quanto o capim. Caberá ao papel do gestor criar estratégias para limpar o terreno. Eis algumas orientações para isso:

• Mantenha-se afastado, retirando-se com mensagens rápidas como “estou atrasado”, “tenho uma tarefa a terminar” etc.;
• Troque de assunto. Uma boa ideia é mudar o foco para os negócios da empresa, em vez de assuntos pessoais;
• Se parecer razoável, foque no lado positivo da questão. Exemplo: “estranho, isso não me parece ser algo que Fulano faria”.

 

5. Funcionários carentes

O gestor pode, muitas vezes, sentir-se tentado a prover todos os funcionários com a atenção necessária. Rebecca Knight alerta, no entanto, em seu artigo para a HBR, que deve-se atentar àqueles que sistematicamente buscam pela sua atenção, seja pedindo numerosos feedbacks ou vindo constantemente à sua mesa para conversar.

Confira algumas dicas para lidar melhor em tais situações:

1. 1. Tente compreender o que está ocasionando a carência desse profissional. Diagnosticando a causa, você talvez identifique um problema dentro da própria empresa, como a microgestão. A causa também pode estar relacionada à insegurança e ao medo de que as atividades deem errado. Como anda o quadro empresarial? A empresa está enfrentando períodos de crise ou de demissão de funcionários? Todas essas questões podem interferir na confiança da equipe.
2. 2. Converse com seus funcionários e faça isso de forma delicada, sem usar tom de voz alto, impaciente ou desdenhoso. Isso principalmente quando precisar alertar sobre um comportamento inadequado, como visitas constantes ao seu escritório, sempre procurando compreender o motivo por trás dessa necessidade.
3. 3. Utilize-se do combo “conectar-se, elogiar, tranquilizar, oferecer apoio e estabelecer novos objetivos” para lidar com funcionários que estão obviamente enfrentando situações de carência e insegurança.

 

Qual o papel do gestor de projetos?

O papel do gerente de projetos se concentra em planejar e coordenar a execução dos múltiplos projetos de uma organização visando sempre o sucesso das iniciativas a partir do atingimento das métricas estabelecidas. 

Em vista desse compromisso, o gerente de projetos é responsável por traçar objetivos realistas, ainda que audaciosos, do projeto, definir responsabilidades, documentar e acompanhar a execução do projeto bem como estar pronto para resolver problemas. 

Ele/a é a pessoa ideal para a resolução de atritos, pois tem a visão do todo e essa posição estratégica o coloca como um oráculo da gestão de projetos da organização. Mas a expectativa é que todo esse conhecimento gere processos bem estruturados que funcionem de maneira autônoma, dando segurança às equipes de estarem no caminho certo. 

Em vista disso, um aliado do papel do gestor de projetos é o Runrun.it, o software de gestão deixa todos na mesma página desde o escopo do projeto, feedbacks do cliente e o workflow seguido para cada entrega.

Qual o papel do gestor de pessoas?

O gestor de pessoas tem responsabilidades bastante diversificadas, mas elas podem ser condensadas em três pilares: 1) cultura organizacional sólida; 2) bem-estar e engajamento dos colaboradores; 3) desbloquear a produtividade da empresa. 

Em vista disso, o papel do gestor de pessoas é ajudar a atrair e reter talentos e por isso se espera dele o direcionamento de boas práticas de seleção, treinamento e feedbacks com as equipes. Isso requer habilidades de escuta e people analytics para entender o cenário de cada área dentro do ecossistema da empresa.

Como o setor de recursos humanos tem muitas reuniões e tarefas recorrentes para manter essa visão atualizada, adote um gerenciador de trabalho como o Runrun.it para automatizar a criação sistêmica do seu workflow e integrar com outras ferramentas de organização como as suas agendas de trabalho.

Qual o papel do gestor de processos?

O gerente de processos assume o papel de acompanhar, monitorar e planejar os processos que garantam crescimento do core business. Assim, está no guarda-chuva de suas obrigações o gerenciamento de todos os pontos que impactam a entrega final, como orçamentos, cronogramas, relacionamentos.

Em vista disso, o papel deste gerente é compreendido como o de aumentar a performance e eficiência das equipes com a melhoria contínua dos processos. As pessoas confiam em suas decisões, pois ele/a possui a visão sistêmica da organização, entendendo quais são os processos, etapas ou atividades que geram mais valor à empresa.

Manter essa visão e diálogo com as demais equipes pode ser um desafio ainda maior se a empresa não centralizar toda a informação de fluxo de trabalho em uma única fonte da verdade. Para manter todos na mesma página, adote o Runrun.it e eleve a produtividade dos processos da sua empresa. 

Exercendo o papel de gestor com eficiência usando o Runrun.it

O Runrun.it é uma ferramenta colaborativa de gestão, que organiza o fluxo de trabalho e registra todas as discussões e decisões sobre um determinado projeto. Além disso, ao contabilizar o tempo que os profissionais trabalham nas tarefas, ele prevê atrasos e quando o orçamento vai estourar. 

A visão em Dashboard reforça a gestão à vista, em que todos ficam sabendo das metas e atingimento dos resultados. 

Lembramos, por fim, que ferramentas estratégicas de gestão serão suas grandes aliadas no dia a dia. 

Através da nossa plataforma você vai conseguir ter todos na mesma páginas, enxergando seus gargalos, evitando retrabalho, delegando demandas como mais assertividade, organizando o tempo e os custos com mais eficiência e, claro, acompanhando de perto o trabalho da equipe! Comece agora: http//runrun.it