Quando a crise começa a dar sinais de vida na sua empresa, seu primeiro pensamento é “cortar gastos”. Contudo, essa decisão tem de estar embasada em dados, não em feeling. É preciso saber de onde vêm os gastos e por que uns são mais altos que outros. Caso contrário, como numa cirurgia, você pode cortar uma artéria vital e causar um sangramento fatal no empreendimento. A solução não envolve apenas manter a linha dura com sua planilha de custos – com pessoal, aluguel, impostos e contas a pagar. Para enfrentar a crise financeira com segurança, você depende de mais informações. Entenda quais são elas no passo a passo que preparamos.
1º passo: Arrume a casa
Por maior que seja sua pressa de sair da pior, tente não colocar o carro na frente dos bois. Lembre-se de que ninguém supera uma crise financeira de um dia para o outro. Por isso, dê um passo atrás. Só se pode resolver o que se compreende, então esta é uma boa hora para enxergar o cenário como um todo – “the big picture”.
Sua equipe também precisa entender o contexto da empresa, quais são os próximos passos e como será seu futuro ali. Esclareça com calma todos esses pontos, depositando confiança no seu time, para que ele confie em você de volta – e tenha motivos para vestir a camisa da empresa para te ajudar a enfrentar os desafios. Damos dicas para facilitar esse momento neste post. Casa arrumada, vamos ao próximo passo.
2º passo: Distribua as tarefas
Depois que todos estiverem cientes do que deverá acontecer para que a empresa se recupere, é hora de planejar as metas e definir quem fará o quê. Lembrando que tudo deve ser acordado entre todos, ainda que seja decidido por um grupo menor. Algumas áreas talvez tenham de trabalhar com orçamentos reduzidos ou, dependendo da severidade da situação, podem precisar diminuir de tamanho. Demissões são delicadas e, por isso, vale lembrar:
“A maneira como uma empresa demite seus funcionários é um indicador relevante de sua cultura. Uma demissão respeitosa, ainda que seja uma experiência dura para o funcionário, tem a função de afetar o mínimo possível o ânimo dos colaboradores que ficam”
Sílvio Celestino, coach de executivos (leia o post aqui)
É importante manter a motivação dos que ficam porque, mesmo com a equipe menor, as entregas não podem cair – nem de qualidade, nem em número. A saída, então, é trabalhar mais, você pode pensar. Mas a chave aqui é aumentar a produtividade, ou seja, produzir o mesmo em menos tempo. De que forma? Organizando o fluxo de trabalho.
3° passo: Organize o fluxo
Garanta que existem três coisas no fluxo de trabalho: Permissão para delegar, Noção estratégica e Comunicação fácil.
a) Permissão para delegar. Todos estarão bastante atarefados e ficarão tentados a repassar trabalho. Mas, na crise financeira, é preciso foco redobrado no que compete a cada um. A saída é definir quem pode demandar para quem, e quem supervisiona o trabalho de quem. Isso pode ser combinado numa conversa, ou configurado em uma ferramenta para gerenciar as tarefas.
b) Noção estratégica. A segunda etapa da organização do fluxo é orientar a equipe para que todos saibam diferenciar uma tarefa estratégica, atrelada à alguma meta, de uma tarefa não prioritária. Assim, ninguém fica perdido, sem saber por onde começar. Ou seja, o que é importante deve ser feito antes, e todos devem conhecer as suas prioridades.
c) Comunicação fácil. Perder tempo juntando informações ou procurando arquivos e documentos é letal para a recuperação na crise financeira. Para isso não ocorrer, deixe registrado tudo o que é feito, decidido e compartilhado num repositório de acesso geral e online.
4º passo: Elimine as lacunas produtivas
Você irá descobrir na crise financeira incoerências às quais não se atentava antes. Irá se deparar com várias lacunas produtivas que fazem a empresa patinar. Por exemplo, por que um cliente demanda mais horas do que outro se paga o mesmo? Por que apesar de executar o número de horas estimadas, o custo daquele projeto foi maior? Ou ainda, por que certo cliente demanda tantas reuniões e retrabalho?
As repostas podem estar na maneira que sua equipe trabalha, em um indivíduo, em um determinado grupo, na forma como a lucratividade dos projetos foi contabilizada até agora ou até na relação (de perversidade?) que sua empresa criou com os clientes.
Para eliminar essas lacunas, você precisará medir os resultados com frequência. Nossa recomendação é buscar uma ferramenta que gere um timesheet automático ou um gerenciador de tarefas que monitore o trabalho da equipe, contabilize as horas trabalhadas e forneça os dados que respondem a essas questões-chave. Afinal, de contas
“Não se gerencia o que não se mede. Não se mede o que não se define. Não se define o que não se entende. E não há sucesso no que não se gerencia”
William Edwards Deming, estatístico e professor
Crise financeira vs. Runrun.it
Agora que você compreendeu com mais clareza quais passos são cruciais para enfrentar a crise financeira de cabeça erguida, falta apenas começar. Colocar a mão na massa, aplicando os conhecimentos que você já tem com as dicas deste artigo. Um desses conhecimentos é a importância de três pontos: entender os problemas, definir metas e medir os resultados. Já ouviu falar do Runrun.it? Ele é um gerenciador de tarefas adotado em mais de 130 países do mundo, reconhecido por ser o braço direito dos líderes, especialmente em fases críticas como esta. Faça o teste grátis e veja você mesmo(a) o que estamos dizendo: http://runrun.it
