Quando pensamos na gestão de uma empresa, logo lembramos da importância do planejamento estratégico. Visto por muitos ainda como um conceito abstrato, esse método é fundamental para apontar quais são os melhores caminhos que uma organização deve seguir para alcançar os objetivos previstos a longo prazo. Isso sem falar que ele permite analisar as forças e fraquezas da corporação, definir metas, orientar a tomada de decisões, entre outros benefícios.
Essa prática demanda um comprometimento dos líderes e gestores, pois envolve todos os setores da instituição, assim como avalia os resultados obtidos no período e como a empresa pode reformular suas ações e estratégias. Para eliminar as suas dúvidas, preparamos este conteúdo completo, reunindo todas as fases, processos e integrantes envolvidos no planejamento estratégico, que certamente ajudará sua empresa a chegar onde deseja.
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- O que é o planejamento estratégico?
- Motivos para fazer um planejamento estratégico
- Quem faz o planejamento estratégico?
- As etapas para realizar o planejamento estratégico
- Objetivos e resultados para não perder de vista
- Os erros que devem ser evitados no planejamento estratégico
- Como a tecnologia pode ajudar seu planejamento
O que é o planejamento estratégico
O termo planejamento é bem presente nas reuniões empresariais e geralmente simboliza um passo inicial em direção a um objetivo, que pode ser o lançamento de novas funcionalidades e produtos, a recolocação de uma marca no mercado, projeções de crescimento ou o alinhamento da cultura organizacional.
Dentro de uma empresa, o planejamento é dividido em três esferas: o operacional, o tático e o estratégico. O primeiro se refere aos processos cotidianos de criação, já o planejamento tático se dedica a pensar nos métodos e ações necessárias para que cada departamento contribua com a conquista dos objetivos. No topo da pirâmide, está o planejamento estratégico, que abrange a empresa como um todo e orienta as atividades para que as metas estabelecidas sejam atingidas.
Em outras palavras, o planejamento estratégico é como um guia, que irá ilustrar a elaboração das estratégias de maneira completa, analisando informações baseadas em dados e indicadores de desempenho, avaliando a distribuição de recursos e pautando as ações futuras de uma empresa a longo prazo.
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Como abrange toda a estrutura organizacional, o planejamento estratégico deve ser um processo participativo, em que todos os setores precisam ser ouvidos, a fim de proporcionar uma troca de conhecimentos rica e produtiva, resultando na busca por resultados positivos. Por esses aspectos, é recomendado que todas as empresas, independente do seu tamanho, adotem esse recurso como uma maneira de estruturar suas atividades e se posicionar no mercado.
Motivos para fazer um planejamento estratégico
Muitas vezes, as etapas relativas ao planejamento e discussão de estratégias são adiadas ou deixadas de lado pelos líderes em razão da rotina movimentada e das tarefas urgentes que surgem diariamente. Sim, o planejamento estratégico exige dedicação, tempo e várias pessoas envolvidas, o que pode dificultar a realização do mesmo. No entanto, ele é essencial justamente por organizar as prioridades e principalmente por tirar os objetivos do papel e tratá-los de uma maneira mais concreta, acompanhando os resultados e adotando práticas que vão conduzir a empresa com mais efetividade.
Outra vantagem possibilitada pelo planejamento estratégico é a racionalização das ações. Com o método, cultiva-se o hábito de os líderes trazerem em cada reunião informações de seus setores para mostrar como está o cenário atual e, no caso de obstáculos, são debatidas medidas para contornar os desafios. Todo esse sistema permite decisões assertivas, que se baseiam em uma cultura de dados, que apresenta números e gráficos precisos sobre os projetos em andamento, o que favorece ações mais racionais em detrimento de atividades feitas no calor do momento.
Dessa maneira, a sua empresa consegue prevenir eventuais problemas, o que traz inúmeras facilidades na gestão do tempo, já que o período utilizado para “apagar incêndios” será direcionado para a construção de novos projetos e por consequência, em possibilidades de crescimento para a corporação.
O planejamento estratégico também traz ganhos para a produtividade dos colaboradores. Com ele, as atividades e demandas a serem realizadas estarão bem definidas e visíveis a todos os funcionários, o que abre margem para a criação de equipes plurais no desenvolvimento de projetos e diminui o retrabalho, já que o objetivo programado é nítido e pode ser cumprido com confiança pelos setores.
E sim, a realização do planejamento estratégico também influencia no engajamento interno e externo, ou seja, na relação com os profissionais da sua empresa, com os stakeholders e com os clientes. Isso é possível pois existem diversas maneiras de colocar o método em prática, como a Balanced Scorecard, que distribui o planejamento estratégico em 4 pilares (financeiro, clientes, processos internos e aprendizados), permitindo uma visão mais ampla e perceptível de todas as atividades formuladas, o que mobiliza toda a sua equipe em prol de um ideal.
Quem faz o planejamento estratégico?
Ao pensarmos num contexto geral, todos os colaboradores cumprem uma função fundamental para que os planejamentos possam ser feitos, cada um dentro da sua área de atuação. Afinal, sem o engajamento e o trabalho em equipe, a troca de conhecimentos promovida por essa ferramenta não funciona.
Logo, o planejamento estratégico é de responsabilidade das pessoas, com os líderes, gerentes e diretores agindo como articuladores, conduzindo o processo de maneira aberta e colaborativa. Fazer com que a empresa adote essa visão não é algo rápido ou fácil, mas quando as equipes operam em conjunto, a possibilidade do surgimento de ideias criativas é maior, graças ao ambiente saudável proporcionado pelos líderes.
As etapas para realizar o planejamento estratégico
Para ser implementado, o planejamento estratégico segue uma sequência de ações que permitem uma caminhada lógica e prática, para que nada seja esquecido. A seguir, vamos detalhar essas etapas para você aplicá-las em sua empresa.
Realize o diagnóstico
A primeira fase do planejamento estratégico consiste em uma análise detalhada para dentro e fora da empresa. É o equivalente ao check-up geral, em que serão verificadas as condições da saúde organizacional, o clima interno e o panorama atual em que a companhia está localizada. Para esse diagnóstico, é utilizada uma ferramenta bastante conhecida e divulgada: a Matriz SWOT.
Também nomeada como FOFA, em alusão aos termos traduzidos para a língua portuguesa, a Matriz SWOT consiste em uma análise aprofundada e detalhada da situação da empresa, para ajudar a tomar decisões. O principal objetivo é dar um diagnóstico estratégico que deve prever e prevenir condições negativas, além de firmar diretrizes que façam o empreendimento se diferenciar.
Ela é representada por um plano cartesiano dividido em quatro partes, cada uma reservada para compilar um de seus pilares de análise. São eles:
- Strengths (Forças): são atributos únicos da empresa, pontos positivos que são percebidos pelo mercado e direcionam o negócio rumo aos objetivos.
- Weakenesses(Fraquezas): representam os aspectos que a organização precisa se aprimorar, quais os problemas enfrentados em relação aos concorrentes.
- Opportunities (Oportunidades): são fatores externos que agregam valor ao seu negócio, como as tendências e inovações atuais.
- Threats (Ameaças): dizem respeito a fatores externos, que interferem diretamente na expansão do negócio, como crises econômicas.
Para ser eficiente, essa análise deve considerar a opinião de todos os envolvidos no planejamento estratégico, pois cada indivíduo possui uma visão diferenciada e essa dinâmica plural poderá trazer mais insights sobre o cenário em que a sua empresa está inserida, o que irá tornar as respostas ao diagnóstico mais adequadas às metas programadas.
Crie uma identidade institucional
Seja em um escritório físico ou no site corporativo, você provavelmente já viu um espaço dedicado aos valores institucionais de uma empresa, certo? Essas diretrizes, também chamadas de identidade organizacional, são de grande importância, pois elas compartilham com os colaboradores e clientes as filosofias vigentes naquela corporação.
A identidade institucional é formada por três elementos: missão, visão e valores. A missão simboliza a razão pela qual a instituição existe, enquanto a visão representa uma projeção do que a empresa deseja alcançar em determinado período. Os valores estão ligados aos preceitos culturais que são bem vistos pela organização e, indiretamente, norteiam a postura dos colaboradores.
Curiosamente, muitos têm a percepção que a identidade institucional é algo vitalício para o seu negócio. Bem, isso não é verdade. Uma empresa pode passar por uma revitalização de seus ideais, seja para ingressar em outro segmento, lançar um novo serviço ou atrair públicos que até então estavam longe do seu raio de atuação. Para isso, é fundamental que esse guia institucional acompanhe a transição e reforce essa nova fase.
Defina metas e mensure os resultados
Nessa terceira fase, o planejamento chega ao centro da questão: a elaboração e mensuração das metas. Normalmente, os líderes e gestores costumam propor metas audaciosas, que devem ser alcançadas em um período de tempo satisfatório, desde que elas estejam de acordo com a intenção principal combinada no planejamento estratégico. Como cada empresa possui seu próprio calendário, o cumprimento da meta deve estar diretamente ligado à frequência de atualização do planejamento, para que elas sejam desafiadoras, mas realistas.
Os objetivos são feitos em um panorama mais geral e a longo prazo, portanto, os indicadores utilizados para acompanhar os resultados devem sempre estar alinhados para não gerar conflitos de comunicação nem sobrecarga de trabalho aos colaboradores. Ver a meta ser batida proporciona uma sensação de felicidade, porém é preciso pensar no bem-estar da sua equipe. Se ela não for alcançada, deve ser feita uma avaliação 360° em que serão identificados os percalços que aconteceram no caminho e o que pode ser melhorado para um próximo ciclo.
As metas institucionais são distribuídas dentro da corporação para que cada setor determine as suas próprias missões e defina seus indicadores. Essas métricas são usadas para avaliar os resultados ao longo do tempo e gerar um histórico de dados, posteriormente confirmando se os índices foram positivos ou negativos. Vale lembrar que o ideal é compartilhar os indicadores padrões com os colaboradores, para que eles identifiquem e reconheçam o seu papel na empresa.
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Plano de ação
Depois de realizado o diagnóstico, criada uma identidade corporativa da marca e definidas as metas, é hora de descrever com detalhes quais são os planos que vão possibilitar a conquista dos objetivos estratégicos. Aqui, as ideias e estratégias serão compartilhadas (pode ser em um brainstorm) e lapidadas para que o plano seja objetivo e compreensível.
Para viabilizar a execução das ações e facilitar o fluxo de trabalho, os planos elaborados devem ser documentados e salvos em locais de fácil acesso e consulta (no drive, servidores ou softwares de gestão de trabalho, por exemplo). Junto com as informações essenciais, deve estar um cronograma de projetos, que irá prever os prazos de entrega e atribuir as responsabilidades entre o time.
Para quem está adentrando na esfera do planejamento estratégico, uma boa dica é utilizar a Matriz RACI, uma tabela simples que classifica todos os integrantes do time por suas atribuições e divide as funções de maneira transparente. Já para quem prefere automatizar os processos, pode realizar essa distribuição em uma plataforma completa de gestão de tarefas, como o Runrun.it.
Acompanhe e atualize o planejamento estratégico
Ao longo do texto, citamos algumas vezes que um planejamento estratégico exige dedicação e foco dos responsáveis. Isso porque esse método precisa ser revisto e monitorado ao longo das semanas, meses, bimestres e assim por diante. A razão dessa frequência é a rapidez com que as tecnologias avançam, as métricas mudam e o mercado evolui. Diante disso, deixar o planejamento estratégico parado é um risco que você não precisa correr.
Uma forma de incorporar o acompanhamento do planejamento estratégico à sua agenda é recorrendo às práticas das metodologias ágeis. Entre esses frameworks, é comum encontrar a realização de reuniões diárias, que servem para atualizar a equipe e os líderes sobre o progresso das atividades. Geralmente, as dailys, como são chamadas, se resumem em 3 perguntas:
- O que eu fiz ontem?
- O que eu pretendo fazer hoje?
- Existe algo que dificulta a continuidade do meu trabalho?
Nesse momento todos têm seu espaço de fala e contribuem brevemente com a sequência das atividades. Os encontros também podem ser semanais ou quinzenais, conforme a disponibilidade dos integrantes. E uma vez ao mês, é importante que se faça uma retrospectiva, para demonstrar o que está acontecendo, quais são os ajustes que precisam ser feitos para aprimorar os resultados e até mesmo atualizar a Matriz SWOT, redefinir objetivos e adotar outras estratégias para que os objetivos sejam completados.
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Objetivos e resultados para não perder de vista
No planejamento estratégico, as metas e objetivos devem ser dinâmicas e mensuráveis. Para auxiliar na elaboração e supervisão da prática existe uma filosofia de atuação que cada vez mais ganha força nas grandes empresas: a metodologia OKR.
A sigla deriva do termo em inglês Objectives and Key Results, traduzido como Objetivos e Resultados-Chave. Trata-se de um sistema simples para criar alinhamento e engajamento em torno da identidade da empresa. Logo, é necessário entender que os OKRs devem estar inseridos no cotidiano de trabalho, na forma de uma cultura de comunicação e compartilhamento de objetivos inter-relacionados, que podem ser alcançados de forma individual ou coletiva.
Isso significa levar os objetivos macro da empresa (ou seja, sua estratégia) para os colaboradores por meio de metas e resultados perceptíveis. A iniciativa vai possibilitar que cada profissional entenda o seu escopo de trabalho e, assim, direcione seus esforços sem gastar energia no que não interessa. Para esclarecer todos os processos do OKR, assista ao nosso webinar sobre o tema, em que o nosso CEO Antonio Carlos Soares apresenta a ferramenta de maneira bem objetiva:
Os erros que devem ser evitados no planejamento estratégico
Como bem sabemos, o mundo já passou por diversas transições econômicas e sociais, que não foram previstas pela maioria das empresas. Sendo assim, qualquer corporação é passível de errar na hora de construir um planejamento estratégico. Contudo, os erros não devem ser sinônimo de desistência, mas sim de persistência e adaptação, para que sua empresa se desenvolva e encontre seu espaço no mercado.
Pensando nisso, separamos 8 erros que devem ser evitados por sua empresa:
- Não usar métricas e não ter metas: sem metas e indicadores, a sua organização não terá parâmetros para identificar onde quer chegar.
- Definir projetos sem analisar fatores internos e externos: o diagnóstico é essencial para conhecer as ameaças e oportunidades, por isso não se esqueça dele.
- Não estabelecer prazos: não realizar a gestão do tempo pode prejudicar o andamento das atividades.
- Deixar membros da equipe sem atribuições: cada pessoa envolvida no planejamento estratégico deve ter responsabilidades e demandas.
- Não priorizar as atividades: sem saber por onde começar, seu time ficará confuso e isso pode gerar retrabalho.
- Não acompanhar a evolução dos projetos: a falta de monitoramento pode acarretar em cobranças indevidas e desmotivação dos colaboradores.
- Metas irreais: toda ousadia deve ser controlada. A criação de objetivos grandiosos pode gerar altas expectativas e resultados pouco satisfatórios.
- Ausência de comunicação: é importante estabelecer um canal de comunicação principal para que as informações não se espalhem pelo caminho.
Como a tecnologia pode ajudar seu planejamento
Com a transformação digital, as corporações também se modificaram. A gestão 4.0 está cada vez mais presente, e com ela, a virtualização dos processos. Por isso, atividades que antes eram praticadas de forma analógica, hoje são automatizadas, trazendo benefícios com a integração das informações, a agilidade na entrega dos projetos e a aproximação com os parceiros e clientes.
Para realizar um planejamento estratégico seguro, nada melhor que contar com um software de gestão fácil de usar e que integra diversas funcionalidades, como o Runrun.it. Com a ferramenta, você tem acesso a todos os widgets, arquivos, cronogramas e planejamentos em um só lugar.
Acessível, a plataforma é perfeita para quem gerencia equipes e atividades remotamente e ainda quer acompanhar o desenvolvimento de cada etapa em tempo real. O Runrun.it também auxilia na delegação de tarefas, graças ao gráfico de Gantt, que avalia a capacidade de cada membro do seu time. Assim, você realiza uma distribuição justa e garante que não haja gargalos em seu fluxo de trabalho. Crie uma conta e faça seu teste grátis: https://runrun.it/.
