Plano de continuidade de negócios: como garantir a sobrevivência da sua empresa em uma crise

Plano de continuidade de negócios: como garantir a sobrevivência da sua empresa em uma crise

Um plano de continuidade de negócios (também chamado de PCN), consiste no desenvolvimento de ações estratégicas que tem como objetivo manter uma empresa funcionando em períodos de crise, que podem ser ocasionados por desastres naturais, cyber ataques ou outros eventos que podem alterar o funcionamento e o andamento dos processos da organização, como é o caso da pandemia causada pelo coronavírus, que afetou o mundo em 2020. 

Nesse momento, muitas empresas se deram conta que seus PCNs estavam muito fora da realidade, por não serem possíveis de serem executados com facilidade ou até mesmo por conta da inexistência de um planejamento desse tipo. Por isso,  muitos gestores precisaram tomar decisões “no susto”, para garantir não só a saúde dos colaboradores, mas também o andamento dos projetos e a qualidade das entregas. 

Muitas empresas precisaram aderir ao trabalho remoto e o uso da tecnologia, através de softwares de gestão e comunicação, deixou de ser opcional para se tornar algo essencial, visando a sobrevivência do negócio nesse período. 

Pensando nisso, vamos discutir os impactos do home office e também como o gestores estão escolhendo as ferramentas e o processo de transformação digital, acelerado pela COVID-19. 

 

Censo do trabalho remoto 

O Runrun.it realizou uma pesquisa com mais de 300 gestores e líderes, para entender como foi o processo de adoção do trabalho remoto e quais são as expectativas para o futuro, ou seja, se mesmo com o fim do isolamento social os entrevistados pretendem ou não continuar trabalhando a distância. 

No cenário pré pandemia, apenas 44% costumava trabalhar em home office, em uma baixa frequência, apenas 1 vez por semana. Dessa forma, podemos ver que muito provavelmente as pessoas costumavam fazer home office de forma esporádica, para realizar tarefas do tipo “deep work” (que demandam mais concentração). 

Atualmente, 88% dos entrevistados está trabalhando de forma 100% remota. Uma grande virada, não é mesmo? E a tendência é que esse número continue sendo alto, mesmo após o fim da pandemia: 80% dos líderes/gestores de agências pretendem adotar o trabalho a distância em uma frequência que varia de 3 (19,6%) a 5 (17,3%)  dias por semana. 

Investimento em Softwares para trabalho remoto  

O trabalho remoto depende de tecnologia, softwares e ferramentas para que ele possa funcionar e as equipes possam trabalhar –  – e isso não é novidade para ninguém. Como muitos gestores tiveram que se adequar ao home office com rapidez, a maioria não tinha um plano para tal ou mesmo as ferramentas corretas. 

Um estudo realizado pelo Capterra (uma plataforma de busca e comparação de softwares) com 409  funcionários de pequenas e médias empresas  (com até 250 funcionários), de diversos setores de todo o país, concluiu que 47% PMEs entrevistadas não tinham nenhum plano de gestão de continuidade de negócios e foi necessário alocar recursos financeiros do dia para a noite, para manter a empresa funcionando e se adequar  nova realidade, como é o exemplo dos negócios que precisaram se reestruturar para fazer atendimentos por delivery. 

De acordo com a pesquisa, 63% dos gerentes responsáveis pela compra de softwares das empresas consultadas afirmam que seus negócios terão de adotar novas ferramentas como resposta à Covid-19. Nesse sentido, softwares de comunicação e segurança do trabalho no home office ganharam destaque, isso porque, a curto prazo, elas se tornam os primeiros pontos de atenção e que precisam ser resolvidos com mais agilidade. 

Outro tipo de ferramenta que chama atenção são as de assistência / atendimento aos clientes. Entre todos os gerentes ouvidos, 86% consideram a retenção de clientes importante ou muito importante no curto prazo. 

Software de colaboração e gestão de projetos aparecem em sequência, com 29% e 28%, respectivamente. Não é a toa, que muitos consideram esse período como uma aceleração de tendências e consequentemente da transformação digital.   

“Empresas que hesitavam em avançar no digital porque as coisas estavam indo razoavelmente bem e preferiram não causar uma grande ruptura nas coisas, agora estão fora da jogada”, afirma Martin Sorrell, o chairman da S4 Capital (uma das maiores empresas de marketing e mídia digital), em entrevista ao portal Sky News. Para Sorrell, a Covid-19 vai ser responsável por acelerar, ainda mais, a transformação digital. 

Transformação digital 

A Covid-19 foi responsável por acelerar uma série de tendências, e a transformação digital faz parte da grande maioria delas. É claro que nem todos possuem uma opinião tão incisiva a respeito do assunto, como a de Sorrell, que comentamos acima, porém há um consenso de que, para garantir a sobrevivência de boa parte das empresas, é necessário começar os processos de transformação.

“As empresas estão tentando fazer em algumas semanas ou meses o que geralmente é feito em alguns anos”, comenta Janelle Estes, chief insights officer do UserTesting, que ajuda empresas a coletarem feedbacks de seus consumidores. Para ela, a maioria das organizações estão fazendo isso para tentar se manter competitivas em um ambiente difícil, como esse que estamos vivendo. 

Segundo levantamento realizado pela UserTesting em 2019, publicado neste artigo da FastCompany, 44% das empresas não havia ouvido falar em transformação digital ou optou por não realizá-la no momento. Nesse momento, você deve estar se perguntando: se a transformação digital é tão importante, a ponto de ser capaz de garantir a sobrevivência de uma empresa, porque ela não estava programa na maioria dos planos de continuidade de negócios? 

Acontece que cada empresa possui as suas particularidades, ou seja, não existe receita ou plano padrão para aplicar a transformação digital. Além disso, esse processo deve ser contínuo, afinal as tecnologias evoluem, assim como o contexto social, político e econômico no qual vivemos também demanda que as empresas adaptem aos seus negócios as novas necessidades que surgem.  

Por isso, é muito importante estarmos atento aos possíveis “furos” que possam existir em relação a privacidade e a segurança de dados bancários e pessoais, já que no Brasil, em agosto de 2020, entra em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. 

Neste artigo, o Harvard Business Review, listou 4 ações principais para evitar possíveis falhas na segurança e na privacidade: 

  1. 1. Certifique-se que seus fornecedores e parceiros usam os dados do cliente
  2. 2. Ao processar dados, execute avaliações de impacto para monitorar riscos
  3. 3. Seja claro em suas políticas de privacidade 
  4. 4. Crie uma política oficial de proteção de dados para sua empresa 
 

O mesmo vale para os softwares e para a segurança de dados no trabalho remoto, que se tornou um tópico sensível para muitas empresas que antes trabalhavam com servidores locais e que restringiam o acesso às informações apenas nos dispositivos permitidos pela empresa. 

Segundo pesquisa do Capterra, já mencionada acima, 40% dos gerentes ouvidos dizem que planejam aumentar entre 25% e 75% as despesas em softwares por causa da Covid-19. Outros 10% dizem que gastarão o mesmo que tinham planejado antes da crise, mas em produtos diferentes. Nas empresas da área de TI, 53% dos gestores entrevistados afirmam que subirão em até 75% os gastos. 

Bom, já podemos concluir que para garantir o plano de continuidade de negócios, é necessário aderir à transformação digital e grande parte dos gestores estão dispostos a investir nessas soluções. Mas como escolher a melhor ferramenta? 

Como escolher a melhor ferramenta 

De acordo com a pesquisa do Capterra, nesse momento, se consideramos um funil de vendas, a maioria dos gestores se encontra na fase do “Reconhecimento do problema”, ou seja,  ele já passaram pelas fases de “Aprendizado” e “Descoberta” e estão mais próximos da busca efetiva pelos softwares que vão solucionar os problemas ocasionados pela pandemia de coronavírus. 

Quando pensamos em softwares de colaboratividade e gestão do trabalho, os principais problemas que os gestores desejam resolver, ainda mais em home office,  são: 

  1. 1. Acompanhamento de atividades e prazos 
  2. 2. Distribuir tarefas para a equipe de acordo com a disponibilidade 
  3. 3. Fazer a gestão do tempo 
  4. 4. Saber o custo das atividades 
  5. 5. Obter relatórios e indicadores relevantes 
 

Pensando nisso, a melhor ferramenta é aquela que concentra a maior parte das ações em um único lugar, que seja de fácil usabilidade, de preferência hospedados em nuvem, protegendo os dados sensíveis da sua empresa. 

Além disso, os gestores devem se atentar a um ponto crítico que é a forma com a qual eles apresentam o software escolhido para a sua equipe. Segundo pesquisa do Capterra, existe uma divergência de visão entre líderes e o time em relação à relevância ou mesmo a necessidade de uso dos softwares escolhidos. 

Portanto, lembre-se de incluir a sua equipe nos processos de onboarding das ferramentas, sendo franco ao apresentar as soluções, enfatizando a importância do uso e principalmente quais serão as facilidades obtidas, tanto para os gestores, como para os colaboradores também. 

O melhor software para o trabalho remoto 

Escolher um bom software para fazer a gestão remota do trabalho na sua empresa pode ser a resposta que você precisava para garantir a sobrevivência da sua empresa, melhorando aspectos como a colaboração, gestão do tempo e alocação de tarefas. No Runrun.it, você consegue fazer tudo isso e ainda centralizar tudo que é importante em um único lugar. E  o melhor: de acordo com os nossos usuários no G2, somos o software de gestão mais fácil de usar! Crie agora uma conta gratuita: http://runrun.it 

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