A procrastinação no trabalho é um problema que atinge desde analistas até gestores, e geralmente só é reconhecida quando já está causando efeitos negativos na rotina de trabalho. Os motivos pelos quais deixamos a conclusão de uma tarefa para depois são muitos, e nem sempre a justificativa é apenas preguiça.
Aquela moleza na sexta-feira perto do fim do expediente pode de fato ser procrastinação, mas a frequência com que você diz “amanhã, sem falta…”, está diretamente relacionado a outros fatores de desmotivação, baixo foco, desconhecimento do propósito da atividade, entre outras situações.
Para saber se sua produtividade está sendo afetada e como evitar a procrastinação no trabalho, confira o nosso artigo completo sobre o assunto!
- O que é considerado procrastinação no trabalho?
- O mal da procrastinação no trabalho para a saúde organizacional
- Efeitos da procrastinação para a minha carreira
- Descobrindo o melhor método para eu evitar procrastinar no trabalho
- A automação para vencer a procrastinação no trabalho
O que é procrastinação no trabalho?
Procrastinar no trabalho é adiar a entrega de uma tarefa ou concluí-la a tempo, mesmo que as condições favorecessem a sua finalização antecipada. Uma pessoa procrastinadora atrasa conscientemente suas entregas, mesmo ciente dos potenciais riscos para os resultados almejados com o projeto e empresa.
Por isso, muitas vezes a procrastinação está relacionada com a preguiça, mas não é bem isso! Um estudo realizado na Unicamp apontou alguns dos fatores que levam alguém a procrastinar é:
- Ansiedade – uma inquietação com a tarefa em si ou com outra questão pode retardar a conclusão daquela;
- Autodesvalorização – sentir que não tem capacidade intelectual gera frustração, ansiedade e consequentemente é receita certa para procrastinação;
- Preocupações – muitas vezes a mente é impregnada por preocupações externas ao trabalho que não permitem o foco nas atividades;
- Desmotivação – aqui vale tanto para uma atividade tão difícil ou uma muito fácil, ambas desmotivam por não desafiarem a pessoa na medida certa;
- Sensação de incapacidade – aqui diz respeito tanto a falta de suporte intelectual e emocional, quanto em relação a ferramentas de trabalho essenciais inexistentes.
Já passou por algum desses sentimentos alguma vez? Imagino que sim, afinal esse comportamento é natural do ser humano. O problema é quando a procrastinação acontece de forma exagerada e acaba interferindo continuamente na produtividade, o que acaba desenvolvendo outros estados emocionais preocupantes, como:
- Frustração;
- Autocondenação;
- Culpabilidade;
- Irritabilidade;
- E muito estresse.
Esses sentimentos ruins acabam formando um ciclo constante e afetando outras áreas da vida e a saúde organizacional, como vamos explicar a seguir.
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Como a procrastinação prejudica o ambiente de trabalho?
A capacidade de produção dos funcionários é um aspecto essencial para o desenvolvimento sustentável de uma organização.
Em vista de sua importância, pesquisadores se engajam cada vez mais nos vetores da procrastinação no trabalho, que não dizem respeito apenas às ações individuais, como também organizacionais, como:
- Baixa autonomia das pessoas em cocriar seu fluxo de trabalho;
- Ambiente não propício para o desenvolvimento de competências; e
- A existência de relacionamentos tóxicos no ambiente.
Diante desses elementos, reconhecemos a importância de fazer um diagnóstico organizacional de como as pessoas se sentem na sua empresa.
Para manter a sua equipe envolvida em tarefas desafiantes – e assim espantar o tédio – faça uma delegação de tarefas assertiva. No nosso pack você encontra todo suporte necessário para delegar as atividades certas para as pessoas mais apropriadas.
Assim, avaliamos que a procrastinação no trabalho gera um volume de tarefas mal feitas e/ou com alto investimento de recursos desnecessários.
Dessa forma, a empresa vê não apenas o tempo, mas o orçamento das áreas escorrerem, perda de competitividade no setor e funcionários prontos para saírem, o famoso turnover.
É normal os funcionários pausarem suas tarefas para fazerem coisas pessoais, como atender uma ligação ou dar uma olhada nas redes sociais. Muitas vezes esses microintervalos representam um rápido respiro para voltar de cabeça à atividade. Mas a partir do momento que essas pequenas pausas se transformam em longas horas fora de atividade, você já está em procrastinação.
Efeitos da procrastinação para a minha carreira
Se engana quem pensa que apenas empresas são diretamente afetadas pela procrastinação no trabalho. Os resultados negativos impactam os funcionários como numa menor autoeficácia no desenvolvimento do tipo de tarefa, desbancado-o frente aos demais candidatos, fadiga para se envolver em novos projetos e mesmo os pessoas fora do expediente, estresse, tédio, salários mais baixos afinal a performance é inferior ao esperado e, em alguns casos extremos, o desemprego.
Portanto, o efeitos da procrastinação no trabalho surgem em médio a longo prazo para a esfera econômica e mental dos funcionários.
E quando falamos em problemas organizacionais existem um certo nível de ações que você pode tomar para mudar esse cenário, mas o ideal é conversar com os gestores para reverter tanto para você quanto para seus colegas de trabalho.
Descobrindo o melhor método para eu evitar procrastinar no trabalho
Se assustou com os efeitos da procrastinação no trabalho? Fique tranquilo que existem métodos testados e aprovados para melhorar a sua gestão do tempo e tarefas. E para eles funcionarem verdadeiramente é preciso existir uma aliança firme entre equipes, empresa e lideranças. Somente assim, você conquistará:
- Maior organização e foco;
- Suporte psicológico;
- Gerenciamento de tempo;
- Metas claras;
- Responsabilidades consistentes;
- Percepção real da produtividade.
Descubra qual ou quais métodos são os ideais para você!
Checklists
Ordenar suas prioridades em listas é uma das dicas mais comuns que você já deve estar cansado de ler/ouvir. E se tem um instrumento que faz isso muito bem é a famosa checklist. Adaptável para vários propósitos, esse documento funciona para elencar as atividades mais importantes do dia, conferir os passos de um projeto ou mesmo listar ideias criativas.
Pelo seu formato simplificado e funcional, as checklists estimulam o avanço das fases em desenvolvimento e podem ser apresentadas em diversos modelos, seja no papel, no desktop ou em gerenciadores de projetos como o Runrun.it.
Mapa Mental
Os projetos no qual você está inserido dizem muito sobre a sua produtividade. Isto é, sobre como eles estão organizados (ou não). Ao iniciar um novo projeto, o gestor precisa escolher um método que permita acompanhar o desempenho dos envolvidos, assim como garantir que todos façam as entregas conforme o cronograma de projetos.
Uma forma simples de organização é por meio do mapa mental. Criado no início da década de 1970 pelo escritor e consultor em educação inglês Tony Buzan, o objetivo é fazer com que as pessoas usem todo seu potencial mental de forma desordenada. E, em seguida, consigam organizar essas informações.
Para elaborar esse tipo de mapa, desenhe um conceito no centro de uma página ou documento em branco e faça com que dele irradiem representações de ideias por meio de imagens, palavras e partes de palavras. Todas devem apresentar alguma relação com o foco central.
Técnica Pomodoro
A técnica pomodoro é baseada em etapas de trabalho, com pausas estratégicas para descanso ou para a realização de outros afazeres. Funciona assim: após colocar as prioridades do dia em uma checklist, você ajusta um cronômetro para iniciar um ciclo de concentração, que pode ter de 25 a 50 minutos.
Após o final de cada uma dessas fases, você pode usufruir de cinco minutos de intervalo para destinar sua atenção a outro assunto. Depois que quatro ciclos pomodoro forem completados, você pode realizar uma pausa maior, de 15 a 20 minutos, que deve ser utilizada ao seu favor, seja para resolver outras pendências ou ter um breve momento de lazer.
Matrizes de priorização
Muito da produtividade passa pela prática de priorizar as demandas mais importantes do período desejado. Por isso, técnicas como a Matriz de Priorização GUT e a Matriz de Eisenhower ajudam a pontuar e separar as tarefas mais importantes e urgentes daquelas que podem ser adiadas ou delegadas para outras pessoas da equipe.
O ponto positivo desses instrumentos é a facilidade de montar as ferramentas, que podem ser representadas visualmente em painéis/documentos físicos ou digitais. No Runrun.it, as matrizes podem ser adaptadas em cards da ferramenta Quadros, onde é possível sinalizar as urgências e notificar os usuários sobre as atualizações do projeto.
Gerenciadores de tarefas
Pensando em aliados da produtividade, não há como esquecer os gerenciadores de tarefas. O Runrun.it, por exemplo, substitui as planilhas e documentos isolados em um dashboard completo, no qual o usuário tem acesso aos dados e registros mais importantes em uma só tela.
Isso sem falar no timesheet automático, que contabiliza as horas aplicadas em um projeto, tornando as estimativas de prazos mais precisas e trazendo benefícios para a gestão de recursos.
Leitura recomendada: Como a vulnerabilidade na liderança pode fortalecer a conexão do time
A automação para vencer a procrastinação no trabalho
Uma das formas mais eficientes das lideranças auxiliarem a equipe a parar de procrastinar é buscar e adotar ferramentas que auxiliam no acompanhamento de tarefas por parte de todos os envolvidos. Softwares como o Runrun.it são fundamentais para o apoio a:
- Planejamento e definição de metas, tarefas e recursos;
- Organização para distribuição de tarefas;
- Direção e orientação de processos junto a equipe;
- Controle de prazos.
Além de auxiliar na gestão de processos e na redução de hábitos procrastinadores, o Runrun.it também é fundamental para organizar e otimizar uma série de outras tarefas. Interessado? Faça um teste gratuito: http://runrun.it
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