Como ajudar sua equipe a evitar a procrastinação no trabalho

A procrastinação no trabalho é uns dos maiores problemas para uma empresa. Pare por um minuto e olhe ao seu redor. Viu como existem diversas coisas que podem nos tirar a atenção?

Hoje, vivemos cercados de uma avalanche de vídeos, notícias, aplicativos, mensagens instantâneas. E como deixar de lado a curiosidade e reprimir a atenção dispersa para controlar a procrastinação?

O ambiente de trabalho exige atenção e procrastinar no trabalho não está no nosso contrato, certo? No entanto, mesmo assim, a procrastinação afeta empresas de todos os portes e também profissionais de diversos setores.

E é aí que líderes e gestores podem exercer um papel fundamental, auxiliando os colaboradores a vencer a procrastinação e colaborando com a produtividade da empresa.

Confira neste artigo como lideranças podem ajudar a equipe a parar de procrastinar e quais os benefícios dessa atuação no desempenho dos colaboradores.

• Organização e foco
• Apoio psicológico
• Gerenciamento de tempo
• Definição e clareza de metas
• Distribua responsabilidades
• Percepção da empresa

 

Mas afinal, o que é procrastinar?

Há quem acredite que procrastinar está relacionado a preguiça ou ao não cumprimento de determinada tarefa. Não é bem isso!

Procrastinar é prorrogar a execução e resolução de determinada atividade ou compromisso importante. E esse é um comportamento que, de certa forma, é natural do ser humano. O problema é quando a procrastinação do colaborador acontece de forma exagerada e acaba interferindo tanto produtividade, como na entrega de resultados.

Em 2011, um estudo realizado na Unicamp apontou que alguns fatores psicológicos podem levar à procrastinação. Sendo esses fatores:

• Ansiedade
• Autodesvalorização
• Preocupações
• Desmotivação
• Sensação de incapacidade

 
O problema é que ao procrastinar em exagero, o colaborador acaba desenvolvendo outros estados emocionais preocupantes, como:

• Frustração
• Autocondenação
• Culpabilidade
• Irritabilidade
• E muito estresse

 
E esse pequeno mundo de sentimentos e fatores psicológicos ruins acabam formando um ciclo constante e afetando outras áreas da vida do profissional e também da organização.

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Qual o papel das lideranças para parar a procrastinação no trabalho?

Os líderes e gestores possuem um papel fundamental na identificação dos processos e projetos que estão sendo afetados pela procrastinação de um colaborador ou mesmo de uma equipe.

E esse deve ser um ponto de atenção constante, até porque, o custo de um profissional procrastinador pode sair bem caro para empresa.

Identificada a procrastinação em uma equipe, os gestores podem buscar o auxílio do setor de  RH para recuperar nesses profissionais a motivação para sair dessa situação e oferecer a eles ferramentas e técnicas para que consigam se desenvolver e sair desse ciclo. Veja a seguir algumas iniciativas que podem ser tomadas.

Organização e foco

Não é papel dos líderes organizar a mesa de trabalho dos colaboradores, mas esses profissionais têm um trabalho importante no incentivo à adoção de práticas que podem deixar o ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.

Uma boa solução é a adoção do “Programa 5s”.

Originário do Japão, o Programa 5S busca promover hábitos e valores culturais com foco na eficiência e na produtividade, levando em consideração cinco pontos:

1. 1. Seiri – senso de utilização
2. 2, Seiton – senso de organização
3. 3. Seiso – senso de limpeza
4. 4. Seiketsu – senso de conservação
5. 5. Shitsuke – senso de autodisciplina

 
A implantação de um Programa 5s tem como objetivo colocar em ordem o funcionamento de processos no ambiente de trabalho.  Isso torna o local de trabalho mais agradável, organizado e elimina uma série de fatores que podem ser o gatilho para a procrastinação.

A implantação do Programa envolve a participação direta de gestores e colaboradores, estimulando a colaboração e o surgimento de novas lideranças em equipes.

Apoio psicológico

Profissionais com quadro de estresse ou outros estados de exaustão mental, como a  Síndrome de Burnout , necessitam de suporte e acompanhamento profissional para orientá-los a vencer esse obstáculo no seu desenvolvimento no trabalho.

Cabe então aos líderes identificar esses casos e buscar apoio de psicólogos e especialistas para auxiliar essas pessoas a enfrentarem a procrastinação no trabalho e também se recuperarem emocionalmente.

É recomendado que os gestores também envolvam o RH neste processo para que a empresa também tenha um acompanhamento dos resultados desses colaboradores e possa tomar medidas para apoiar e incentivar o tratamento e a recuperação.

Gerenciamento de tempo

Dividir tarefas em partes e definir certo tempo para concentrar-se em executar uma dessas partes é uma boa forma de focar a atenção no término de um trabalho e, com isso, deixar a procrastinação de lado.

À pedido dos gestores, o setor de RH pode promover treinamentos de gerenciamento de tempo, além de indicar ferramentas, técnicas e aplicativos para esse controle, como por exemplo o método Pomodoro, o Kanban ou GTD – Getting Things Done.

Definição e clareza de metas

A falta de motivação é uma das principais causas da procrastinação no trabalho. Por isso, a definição e a clareza de metas a serem alcançadas podem servir de incentivo para “tirar os procrastinadores” do lugar.

Nesse ponto cabe aos líderes e gestores fazerem definição bem clara de metas e metodologias de acompanhamento, como por exemplo o OKR.

Distribua responsabilidades

Uma das formas de envolver e motivar os funcionários é responsabilizá-los pela execução de determinado projeto que precise da colaboração de cada um.

Para que essa atividade seja executada e concluída com sucesso, é de extrema importância o acompanhamento e a definição de metas de curto prazo.

Uma boa forma de acompanhar o processo é através das reuniões produtivas de Sprint, onde os objetivos de cada etapa são estabelecidos e cada colaborador recebe suas atividades e metas.

Percepção da empresa

Lideranças e gestores têm um papel fundamental em discutir abertamente com os colaboradores como a procrastinação no local de trabalho pode prejudicar um projeto e mesmo o desenvolvimento da empresa.

Para que isso ocorra de maneira clara, é recomendável que esses profissionais apresentem números concretos que mostrem os impactos que a procrastinação está causando e também as medidas que a empresa pode tomar nesses casos.

Pessoas aprendem melhor pela experiência, por isso, é fundamental que o RH, junto dos líderes, forneça os treinamentos e ferramentas necessárias  para  promover essa mudança de comportamento.

A procrastinação está presente no ambiente de trabalho, seja em menor ou maior volume. Cabe então aos líderes buscarem compreender o perfil de sua equipe e entenderem de que forma podem auxiliar nesse processo, levando em consideração também a cultura da empresa e os riscos que isso pode trazer para a organização.

E na sua organização? Como as lideranças têm atuado para ajudar a equipe a parar de procrastinar?

Uma ferramenta de para ajudar a vencer a procrastinação no trabalho

Uma das formas mais eficientes de lideranças auxiliarem a equipe a parar de procrastinar é buscar e adotar ferramentas que auxiliam no controle de tarefas e processos, como a Runrun.it.

Softwares como esse são fundamentais para o apoio a:

• Planejamento e definição de metas, tarefas e recursos
• Organização para distribuição de tarefas
• Direção e orientação de processos junto a equipe
• Controle de prazos

 
Além de auxiliar na gestão de processos e na redução de hábitos procrastinadores, o Runrun.it também é fundamental para organizar e otimizar uma série de outras tarefas. Interessado? Faça um teste gratuito: http://runrun.it

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