Produtividade no trabalho. Para muitas pessoas, um alvo ainda distante, perseguido diariamente, e diariamente abandonado. Quantos não sentem que é preciso vocação inata ser uma pessoa produtiva? Em compensação, outros defendem: é possível ser focado e ágil no que se faz desde que se faça certas escolhas estratégicas.
Um tema apaixonante ou angustiante?
Renunciar a notificações, pedir colaboração dos colegas para não ser interrompido, abrir mão do perfeccionismo, adotar um método de gestão de tarefas, evitar reuniões, adotar uma política sobre elas e ter disciplina nos horários de checar e-mails. Essas são algumas das principais táticas, mas há outras, sempre outras, pois quando se trata de produtividade, as tentativas de explicá-la e de consegui-la vão longe. É um tema apaixonante, mas ao mesmo tempo, que pode angustiar quem se vê no meio do caminho. Pensando nisso, convidamos Christian Barbosa, especialista brasileiro no assunto, para uma entrevista, que você lê a seguir.
Quem é Christian Barbosa?
Ele parece de fato produtivo. Não podendo responder por escrito às perguntas que encaminho por e-mail, envia uma gravação. Em menos de dez minutos, Christian Barbosa conta sua trajetória, dá dicas contra os vilões do foco e comenta sobre a fama dos brasileiros de profissionais pouco produtivos. Até chegar a especialista em produtividade, foi um longo caminho. Começou como programador, abriu sua empresa com 15 anos, trabalhou diariamente por quase 18h, teve uma estafa (desgaste do organismo que compromete nosso desempenho). O médico aconselhou que mudasse de vida. Ioga, meditação, um curso de gestão do tempo, o que preferisse.
O resultado é que ele acabou se tornando instrutor numa empresa de treinamentos de gestão do tempo. Na função, conheceu clientes que desejavam otimizar o tempo da equipe, que queriam tanto produtividade quanto indicadores de produtividade (os famosos KPIs). Em 2004, publicou seu primeiro livro. Lançou Tríade do Tempo e foi um best-seller. Outros livros vieram e Christian se tornou referência em aumento de produtividade.
“Há uma porção de pseudoespecialistas dizendo bobagens, como ‘Tome água com limão e você vai ficar mais produtivo'”
Como se tornar uma pessoa produtiva
“Há uma porção de pseudoespecialistas dizendo bobagens que não sei de onde tiram, como ‘tome água com limão e você vai ficar mais produtivo’. O que eu aprendi em mais de uma década falando de produtividade no trabalho é que, quanto mais métricas, mais produtiva a pessoa se torna.” Christian acredita que esse que é seu principal aprendizado e, que não existem manobras, atalhos. Ele explica.
“É preciso que a pessoa tenhas claras duas referências: como ela está hoje e como ela precisa estar. Produtividade não vem no DNA, você aprende a ser produtivo. Como? Admitindo que você não é produtivo. Depois, é necessário encontrar um método que você goste, que você curta, e implantá-lo na sua vida. Não existe um 100% certo. Pode ser uma agenda ou uma ferramenta de produtividade.”
“Quanto mais métricas, mais produtiva a pessoa se torna.”
Christian afirma que não há avanço se a pessoa não dedicar tempo a si mesma. Passar o dia dedicando tempo a coisas erradas é muito comum. No entanto, ele reitera, quanto mais saudável, quanto mais focada a pessoa é naquilo que lhe faz bem, mais produtiva ela se torna. Para isso, infelizmente, não podemos citar nenhuma ferramenta como solução. Em vez disso, boas horas de sono, alimentação balanceada e prática regular de exercícios. Não há como fugir desses três elementos quanto se fala em se tornar uma pessoa produtiva.
Aliás, talvez por conta da relutância e de um certo adiamento para lidar com esses pontos, tanta gente ainda não se considere produtiva. Dormimos mal, comemos de forma desregrada a maior parte do tempo e não reservamos tempo para movimentar o corpo. “Produtividade no trabalho é ter resultados extremos com muito equilíbrio. Não adianta ter ótimos resultados sem equilíbrio, ou uma vida equilibrada sem grandes resultados”, Christian conclui.
“Produtividade não vem no DNA, você aprende a ser produtivo. Como? Admitindo que você não é produtivo.”
Produtividade x Criatividade x Planejamento
Existe a noção de que uma pessoa produtiva tem de abrir mão da criatividade, assim como é “improdutivo” ser criativo. Outra ideia que se faz é a de que, para ser produtivo, é preciso se planejar muito bem. Christian comenta sobre essas duas questões. Ele diz que planejar o dia, tentando encaixar as demandas que você já tem, é a pior coisa. “Produtividade não é ter tudo marcado na agenda”.
O ideal, ele recomenda, é planejar três dias para frente na semana. Para entender, por exemplo, o que é mais urgente de fato, o que precisa ser entregue logo, quais tarefas podem ser delegadas, e quais estão dependendo de você e, por isso, devem ser feitas primeiro. E nem sempre é possível ser criativo, no sentido de investir mais tempo que o comum na busca de uma solução, quando você tem entregas para daqui a pouco.
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“Notificação de celular… Você tem que desabilitar isso.”
Vilões da produtividade no trabalho
Diferentes estudos sobre o assunto costumam apontar “vilões da produtividade”, que são principalmente o excesso de e-mails, de reuniões e as notificações do celular. Christian é objetivo. Para reduzir o número de e-mails, é preciso haver uma política na empresa que oriente as pessoas a passarem menos tempo checando suas mensagens, e que sugira uma prática alternativa e adote uma ferramenta de organização do fluxo de trabalho.
“Agora, notificação de celular… Você tem que desabilitar isso”, ele insiste, “Quanto menos você vê, melhor para você”. Em relação a reuniões, Christian mostra como o problema pode ser mais complicado do que imaginamos, com base numa pesquisa conduzida por sua consultoria.
“Em um ano, a cada 100 funcionários que participam de reuniões, a empresa pode perder 600 mil reais”. A solução? Adotar ferramentas que dispensem a necessidade de reuniões, e políticas que formalizem os formatos e requisitos para reunião na empresa (duração, pauta clara, definição de próximos passos, entre outros).
>> Leitura recomendada: Manual para reuniões mais produtivas
“Em um ano, a cada 100 funcionários que participam de reuniões, a empresa pode perder 600 mil reais.”
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Brasileiros: Somos os menos produtivos?
Em estudos comparativos, nós brasileiros frequentemente somos citados como profissionais pouco produtivos, enquanto norte-americanos e japoneses ficam no topo do ranking. No Brasil, são necessários quatro trabalhadores para produzir o mesmo que um americano, de acordo com levantamento do Conference Board, compilado pelo pesquisador Fernando Veloso, da FGV.
Pergunto a Christian a que ele creditaria isso. Ele faz uma ressalva interessante, dizendo que os japoneses, na realidade, são muito estressados para serem produtivos, o que vai na contramão do que ele conceitua como produtividade (resultados com equilíbrio). Recentemente, inclusive, a governadora de Tóquio, Yuriko Koike, determinou que nenhum funcionário do governo trabalhe após as 20h: as luzes dos prédios serão automaticamente apagadas.
Quanto à produtividade nos EUA, Christian concorda e dá sua opinião sobre à relativamente mais baixa produtividade no trabalho dos nossos profissionais: “Acredito que pelo nosso clima, nossa cultura, as pessoas tendem a ser mais amigáveis, querem conversar mais, começar o happy hour antes, tomar um cafezinho mais demorado.”
E você? Concorda ou tem um outro ponto de vista para explicar nosso caso? Deixe um comentário, e vamos adorar responder.
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