Reuniões produtivas: 7 dicas de CEOs para otimizar seu tempo (e o da sua equipe)

Reuniões produtivas: 7 dicas de CEOs para otimizar seu tempo (e o da sua equipe)

Reuniões produtivas são ferramentas importantes para gestores e líderes de equipes. Afinal, é um momento para alinhar demandas, estabelecer pautas, informar decisões e direcionar novas ações. No entanto, quando há uma percepção geral de que as reuniões podem ser um desperdício, é porque algo está errado.

Afinal, o tempo, ou melhor, o uso indevido dele é uma das maiores preocupações do mundo corporativo. Por isso, qualquer dica, truque, ou prática que te ajude a ter reuniões mais produtivas é válida, ainda mais se essas dicas vierem de CEOs experientes e de empresas de sucesso! Confira abaixo as dicas que você vai encontrar neste post:

 

Certamente existem estudos acadêmicos de antropologia, sociologia ou psicologia que explicam os motivos pelos quais simplesmente somos incapazes de encerrar uma conversa quando ela deveria ser encerrada. Sem dúvida há muito do zeitgeist, também, dos tempos em que distrações tecnológicas nos desviam do foco a todo momento. 

Com isso em mente, preparamos, a partir dos artigos da FastCompany e da Exame, uma lista de dicas e práticas de quem entende tudo de reuniões produtivas: CEOs e líderes de grandes empresas, cujo tempo é pra lá de escasso e precisa ser aproveitado da melhor forma possível. Vamos a elas?

A preparação antes de reuniões produtivas é fundamental, por Eugene Chung

CEO da empresa de Realidade Virtual norte-americana Penrose Studios, Eugene Chung afirma que “as melhores reuniões são aquelas em que há mais tempo investido na preparação do que na própria duração delas”.

Essa iniciativa pode parecer um tanto óbvia, mas, muitas vezes, é prontamente descartada quando as coisas no escritório ficam corridas. Procure evitar isso. Chung afirma ser rígido em relação à preparação, e é acompanhado por outros líderes. Alguns CEOs pedem leituras prévias para os envolvidos numa reunião; outros listam eles mesmos alguns itens principais a serem discutidos, e compartilham com o time um dia antes.

Já Marcela Sapone, CEO do serviço de mordomos Hello Alfred, a coordenação de agendas é bem mais simples. Antes da reunião, ela dirige uma pergunta bem direta aos participantes: qual é o objetivo? “Você também vai encontrar essa pergunta no topo de todos os seus documentos, canais de Slack e invites no calendário”, conta ela.

>> Leitura recomendada: Manual para reuniões mais efetivas

De olho no relógio, por Michael Hansen 

Já para Michael Hansen, o CEO da empresa de educação e tecnologia Cengage, as reuniões produtivas dependem da mensuração exata do tempo investido nelas. “As pessoas têm tendência de reservar uma média de uma hora para as reuniões”, afirma ele, “sendo que, na realidade, poucos encontros precisam de todo esse tempo”.

É por isso que, na organização que administra, Hansen limita a duração das reuniões em 30 a no máximo 45 minutos. A prática, que é seguida por vários gerentes da Cengage, trouxe resultados concretos: “Reuniões que antes duravam 30 minutos, agora duram 25; e as que duravam uma hora agora acontecem em 45 minutos”, conta o CEO.

Hansen não é o único CEO que decidiu reduzir o tempo das reuniões. Lance Neuhauser, CEO da empresa de comunicação e tecnologia 4C, foi pelo mesmo caminho: “Agora é padrão: aqui na empresa, não estamos mais marcando reuniões por mais de 30 minutos, e ainda esperamos que elas terminem antes disso”, revela o líder.

Invista em um bom sistema de videoconferência e tenha reuniões produtivas, por Anand Iyer

Atualmente, no ambiente de trabalho, reuniões produtivas também dependem da participação de colaboradores ausentes. E um serviço de baixa qualidade, seja pelo sinal da internet, seja pela ferramenta de comunicação escolhida, pode colocar tudo a perder.

Por isso, muitos CEOs concordam que é crucial investir em uma plataforma decente de videoconferência. Anand Iyer, CEO da empresa de cuidados infantis Trusted, utiliza o Screenhero, uma ferramenta de compartilhamento de tela que se integra ao Slack, para integrar colaboradores remotos às reuniões.

Para saber mais sobre como suas reuniões a distância podem ser mais produtivas, não deixe de ler este nosso artigo sobre webmeeting.

Não use a tecnologia para substituir o contato humano, por Michael Hansen

As ferramentas estão aí para aproximar e facilitar, sem dúvida. No entanto, qualquer líder que tenha alguma experiência com webmeetings sabe que elas podem sofrer um turbilhão de problemas técnicos.

E mesmo que falhas técnicas não ocorram, colaboradores remotos podem optar por não participar de uma reunião por não se sentirem integrados o bastante ao “sistema” da empresa, desatualizados em relação ao que vem acontecendo.

Por isso, CEOs também concordam que, caso a circunstância exija, você deve priorizar o contato pessoal. “Você já tentou realizar um brainstorm via conferência?”, pergunta Michael Hansen. “Pode estar certo de que as pessoas vão te colocar no ‘mudo’ e farão outras coisas”.

E uma vez que a Cengage tem muitos funcionários remotos, o próprio Hansen aponta o caminho das pedras: “É crucial estabelecer o formato da reunião de acordo com a pauta ou com o tópico da discussão”. Ele cita, como exemplo, o próprio brainstorm: “Não há nada comparável a estar na sala em que uma reunião dessas acontece. Então, quando é o caso, procuramos sempre fazer reuniões presenciais” ele diz.

Claro que isso nem sempre é possível. Por saber que alguns colaboradores remotos inevitavelmente perderão algumas reuniões, Neuhauser, da 4C, conversa com eles individualmente com alguma frequência, “para ter certeza de que suas vozes foram ouvidas”.

Saiba a hora de enfrentar conflitos e tomar decisões, por Jeff Bezos

O CEO da empresa americana Amazon, além de ser o homem mais rico do mundo, também é conhecido por ser alguém que não é muito fã de pessoas que concordam por conveniência ou para evitar conflitos. 

Um de seus principais princípios de liderança é, justamente, que durante reuniões, por mais desafiadoras e impossíveis que as decisões pareçam é preciso discutir cada situação com respeito. Tudo para que, ao final de cada reunião, esteja claro para todos qual é a decisão e o porquê de ela ter sido tomada, de forma que todos estejam comprometidos com o propósito.

Fale menos e escute mais para ter reuniões produtivas, por Ben Horowitz

Ben Horowitz, co-fundador do Andreessen Horowitz, uma empresa privada americana de capital de risco, afirma que durante uma reunião o CEO ou o gestor deve falar 10% do tempo e utilizar os outros 90% do tempo da para ouvir o que os participantes têm a dizer, já que as pessoas que ocupam cargos de liderança devem ser responsáveis pela orquestração da comunicação do time. 

Convoque para a reunião apenas as pessoas necessárias, por Steve Jobs 

O lendário CEO da Apple, Steve Jobs, tinha uma regra muito clara quanto ao número de participantes de uma reunião: apenas o necessário. Ou seja, até nesses momentos de decisão, Jobs adotava sua filosofia minimalista. 

Tanto que existem duas histórias que comprovam o quanto ele levava a sério a ideia de que apenas as pessoas essenciais para determinada discussão deveriam participar das reuniões. 

A primeira, foi quando ele pediu para que uma funcionária se retirasse de uma reunião, já que ela não participava regularmente daquele encontro e, portanto, sua presença não seria necessária. 

Jobs também chegou a negar um convite para uma reunião sobre tecnologia do ex presidente dos Estados Unidos, Barack  Obama, alegando que a lista de convidados era muito longa. 

Ou seja, fica aqui a lição de convocar para uma reunião apenas as pessoas que serão essenciais.

>> [Infográfico] Guia para uma reunião produtiva

Três dicas práticas e cruciais para reuniões produtivas 

Após conhecer o que CEOs fazem, veja duas atitudes que você pode tomar agora mesmo para ter reuniões mais produtivas:

  1. Marque para as 10h da manhã

    Cada pessoa tem seu relógio interno. Mas, por mais que existam diferenças entre nós, às 10h, todos costumamos estar mais alertas, faça chuva ou sol. Por isso, este costuma ser o melhor horário para uma reunião produtiva.

  2. Seja interativo(a) ou descarte a reunião

    Entre os aspectos que colaboradores levam em consideração para avaliar uma reunião, a interatividade é o principal. Então, coloque-os efetivamente na conversa. Pergunte, use-os como exemplo, enfim, abra espaço para que participem.

  3. Use o Runrun.it

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