Dicas e melhores práticas para ter reuniões produtivas

Dicas e melhores práticas para ter reuniões produtivas

Reuniões produtivas nada mais são do que os encontros com a sua equipe ou superiores, em que você consegue cumprir com o objetivo inicial – seja ele tomar ou alinhar uma decisão, estabelecer pautas, direcionar novas ações avançar na discussão de um tema complexo e importante ou mesmo apresentar os resultados de um projeto. Ou seja, o sonho da grande maioria dos líderes e gestores, que em muitos casos, sentem que suas agendas estão lotadas de reuniões que acabam apenas desperdiçando o tempo. 

É por isso que a sua percepção em relação às reuniões precisa mudar. Esses encontros  são momentos cruciais na gestão e precisam acontecer com regularidade, organização e principalmente, com horário para começo e fim! Pensando nisso, nós elaboramos esse post com as melhores dicas para ter reuniões produtivas a distância ou presenciais:

 

Como tornar as reuniões produtivas? 

Quais são os tipos de reuniões? 

O primeiro passo para realizar reuniões produtivas é identificar qual o tipo de cada reunião, já que é a partir disso que você vai saber quem precisa convidar, qual a pauta da reunião e quanto tempo ela pode durar. No infográfico abaixo você acompanha as principais informações sobre reuniões de decisão, discussão e apresentação:

tipos de reunião

Agora que você sabe exatamente qual tipo de reunião precisará participar ou convocar, confira nossas dicas: 

  • Defina um horário limite para a discussão;
  • Faça uma preparação pré reunião para se inteirar dos assuntos a serem discutidos (ou indique, por exemplo, que tipo de leitura precisa ser feita antes da discussão); 
  • Acrescente na rotina do seu time as dailys – inspiradas na metodologia ágil, são reuniões curtas de 15 a 20 minutos que facilitam o acompanhamento da equipe; 
  • Anote tudo que foi decidido – para registrar as informações importantes e compartilhar com a equipe ou com o board depois; 
  • Se você é o mediador daquela reunião, não se esqueça de exercer seu papel, guiando a discussão para o objetivo final; 
  • Use apresentações apenas quando for relevante – gráficos e recursos  visuais podem te ajudar a explicar melhor o seu ponto. 
 

Perceba que, para cada reunião, existe um ritual antes e um depois! 

>> Leitura recomendada: Reuniões ágeis e equipes mais produtivas

Reuniões remotas: como torná-las produtivas? 

A pandemia causada pelo novo coronavírus fez com que, no ano de 2020, muitos tivessem que aderir ao trabalho remoto para cumprir com as medidas de isolamento social. Assim, as reuniões remotas – ou as famosas calls – se tornaram ainda mais presentes na rotina das empresas.

Apesar de os direcionamentos para uma boa reunião remota serem parecidos com as reuniões presenciais, que apresentamos no tópico acima, existem alguns pontos de atenção para esse modelo. Uma pesquisa publicada no El país chegou a conclusão de que nós nos sentimos mais cansados depois de reuniões remotas porque, devido  à ausência de linguagem corporal – que faz toda a diferença no momento de troca de informações -, nosso cérebro precisa se esforçar muito mais para compreender o que está sendo dito. 

Ou seja, de acordo com os dados da pesquisa, um dia de reuniões presenciais pode não ser tão exaustivo quanto um dia de calls! Pensando nisso, nós compilamos em um infográfico as principais dicas técnicas e rituais para antes e durante a reunião.

reuniões remotas

Dicas de CEOs, os experts em reuniões produtivas 

Muitos se inspiram em CEOs de grandes empresas no modelo de gestão, na forma de liderar e motivar equipes ou mesmo na hora de criar o próprio negócio. Pensando nisso, a partir dos artigos da FastCompany e da Exame, nós destacamos as principais dicas para reuniões produtivas de Jeff Bezos, Steve Jobs e Eugene Chung. 

Saiba a hora de enfrentar conflitos e tomar decisões, por Jeff Bezos

O CEO da empresa americana Amazon, além de ser o homem mais rico do mundo, também é conhecido por ser alguém que não é muito fã de pessoas que concordam por conveniência ou para evitar conflitos. 

Um de seus princípios de liderança é, justamente, que durante reuniões, por mais desafiadoras e impossíveis que as decisões pareçam, é preciso discutir a situação com respeito. Tudo para que, ao final de cada reunião, esteja claro qual é a decisão e o porquê de ela ter sido tomada, de forma que todos estejam comprometidos com o propósito.

Convoque para a reunião apenas as pessoas necessárias, por Steve Jobs 

O lendário CEO da Apple, Steve Jobs, tinha uma regra muito clara quanto ao número de participantes de uma reunião: apenas o necessário. Ou seja, até nesses momentos de decisão, Jobs adotava sua filosofia minimalista. 

Tanto que existem duas histórias que comprovam o quanto ele levava a sério a ideia de que apenas as pessoas essenciais para determinada discussão deveriam participar das reuniões. 

A primeira, foi quando ele pediu para que uma funcionária se retirasse de uma reunião, já que ela não participava regularmente daquele encontro e, portanto, sua presença não seria necessária. 

Jobs também chegou a negar um convite para uma reunião sobre tecnologia do ex presidente dos Estados Unidos, Barack  Obama, alegando que a lista de convidados era muito longa. Ou seja, fica aqui a lição de convocar para uma reunião apenas as pessoas que precisam estar ali.

A preparação antes de reuniões produtivas é fundamental, por Eugene Chung

CEO da empresa de Realidade Virtual norte-americana Penrose Studios, Eugene Chung afirma que “as melhores reuniões são aquelas em que há mais tempo investido na preparação do que na própria duração delas”.

Essa iniciativa pode parecer um tanto óbvia, mas, muitas vezes, é prontamente descartada quando as coisas no escritório ficam corridas. Procure evitar isso. Chung afirma ser rígido em relação à preparação, e é acompanhado por outros líderes. Alguns CEOs pedem leituras prévias para os envolvidos numa reunião; outros listam eles mesmos alguns itens principais a serem discutidos, e compartilham com o time um dia antes.

Já Marcela Sapone, CEO do serviço de mordomos Hello Alfred, a coordenação de agendas é bem mais simples. Antes da reunião, ela dirige uma pergunta bem direta aos participantes: qual é o objetivo? “Você também vai encontrar essa pergunta no topo de todos os seus documentos, canais de Slack e invites no calendário”, conta ela.

Três processos fundamentais antes das reuniões

Após conhecer o que CEOs fazem, aqui vão três táticas fundamentais para ter reuniões produtivas:

Marque para as 10h da manhã

Cada pessoa tem seu relógio interno. Mas, por mais que existam diferenças entre nós, às 10h, todos costumamos estar mais alertas, faça chuva ou sol. Por isso, este costuma ser o melhor horário para uma reunião produtiva.

Seja interativo(a) ou descarte a reunião

Entre os aspectos que colaboradores levam em consideração para avaliar uma reunião, a interatividade é o principal. Então, coloque-os efetivamente na conversa. Pergunte, use-os como exemplo, enfim, abra espaço para que participem.

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