Reuniões produtivas: dicas de CEOs para otimizar seu tempo (e o da sua equipe)

Reuniões produtivas: dicas de CEOs para otimizar seu tempo (e o da sua equipe)

Dos fenômenos atuais do mundo corporativo, poucos são mais curiosos do que aquele das reuniões que se estendem além da conta. Certamente existem estudos acadêmicos de antropologia, sociologia ou psicologia que explicam os motivos pelos quais simplesmente somos incapazes de encerrar uma conversa quando ela deveria ser encerrada. Sem dúvida há muito do zeitgeist, também, dos tempos em que distrações tecnológicas nos desviam do foco a todo momento. O problema é que, como todo mundo sabe, tempo é dinheiro. Sendo assim, qualquer prática que te ajude a obter um número cada vez maior de reuniões produtivas trará impactos positivos para suas operações e suas finanças.

Com isso em mente, preparamos, a partir deste artigo da FastCompany, uma lista de dicas e práticas de quem entende tudo de reuniões produtivas: CEOs e líderes de grandes empresas, cujo tempo é pra lá de escasso e precisa ser aproveitado da melhor forma possível.

Vamos a elas?

Penrose Studios e a preparação antecipada

CEO da empresa de Realidade Virtual norte-americana Penrose Studios, Eugene Chung afirma que “as melhores reuniões são aquelas em que há mais tempo investido na preparação do que na própria duração delas”.

Essa iniciativa pode parecer um tanto óbvia, mas, muitas vezes, é prontamente descartada quando as coisas no escritório ficam corridas. Procure evitar isso. Chung afirma ser rígido em relação à preparação, e é acompanhado por outros líderes. Alguns CEOs pedem leituras prévias para os envolvidos numa reunião; outros listam eles mesmos alguns itens principais a serem discutidos, e compartilham com o time um dia antes.

Já Marcela Sapone, CEO do serviço de mordomos Hello Alfred, a coordenação de agendas é bem mais simples. Antes da reunião, ela dirige uma pergunta bem direta aos participantes: qual é o objetivo? “Você também vai encontrar essa pergunta no topo de todos os seus documentos, canais de Slack e invites no calendário”, conta ela.

>> Leitura recomendada: Controle de tarefas: Manual para reuniões mais efetivas

Cengage e a otimização do tempo

Já para Michael Hansen, o CEO da empresa de educação e tecnologia Cengage, as reuniões produtivas dependem da mensuração exata do tempo investido nelas. “As pessoas têm tendência de reservar uma média de uma hora para as reuniões”, afirma ele, “sendo que, na realidade, poucos encontros precisam de todo esse tempo”.

É por isso que, na organização que administra, Hansen limita a duração das reuniões em 30 a no máximo 45 minutos. A prática, que é seguida por vários gerentes da Cengage, trouxe resultados concretos: “Reuniões que antes duravam 30 minutos, agora duram 25; e as que duravam uma hora agora acontecem em 45 minutos”, conta o CEO.

Hansen não é o único CEO que decidiu reduzir o tempo das reuniões. Lance Neuhauser, CEO da empresa de comunicação e tecnologia 4C, foi pelo mesmo caminho: “Agora é padrão: aqui na empresa, não estamos mais marcando reuniões por mais de 30 minutos, e ainda esperamos que elas terminem antes disso”, revela o líder.

Invista em um bom sistema de videoconferência…

Atualmente, no ambiente de trabalho, reuniões produtivas também dependem da participação de colaboradores ausentes. E um serviço de baixa qualidade, seja pelo sinal da internet, seja pela ferramenta de comunicação escolhida, pode colocar tudo a perder.

Por isso, muitos CEOs concordam que é crucial investir em uma plataforma decente de videoconferência. Anand Iyer, CEO da empresa de cuidados infantis Trusted, utiliza o Screenhero, uma ferramenta de compartilhamento de tela que se integra ao Slack, para integrar colaboradores remotos às reuniões.

Para saber mais sobre como suas reuniões a distância podem ser mais produtivas, não deixe de ler este nosso artigo sobre webmeeting.

…Mas não use a prática para substituir o tête-à-tête

As ferramentas estão aí para aproximar e facilitar, sem dúvida. No entanto, qualquer líder que tenha alguma experiência com webmeetings sabe que elas podem sofrer um turbilhão de problemas técnicos.

E mesmo que falhas técnicas não ocorram, colaboradores remotos podem optar por não participar de uma reunião por não se sentirem integrados o bastante ao “sistema” da empresa, desatualizados em relação ao que vem acontecendo.

Por isso, CEOs também concordam que, caso a circunstância exija, você deve priorizar o contato pessoal. “Você já tentou realizar um brainstorm via conferência?”, pergunta Michael Hansen. “Pode estar certo de que as pessoas vão te colocar no ‘mudo’ e farão outras coisas”.

E uma vez que a Cengage tem muitos funcionários remotos, o próprio Hansen aponta o caminho das pedras: “É crucial estabelecer o formato da reunião de acordo com a pauta ou com o tópico da discussão”. Ele cita, como exemplo, o próprio brainstorm: “Não há nada comparável a estar na sala em que uma reunião dessas acontece. Então, quando é o caso, procuramos sempre fazer reuniões presenciais” ele diz.

Claro que isso nem sempre é possível. Por saber que alguns colaboradores remotos inevitavelmente perderão algumas reuniões, Neuhauser, da 4C, conversa com eles individualmente com alguma frequência, “para ter certeza de que suas vozes foram ouvidas”.

>> Leitura recomendada: Trabalho em equipe: (Infográfico) Guia para uma reunião produtiva

Para terminar, três dicas práticas

Após conhecer o que CEOs fazem, veja duas atitudes que você pode tomar agora mesmo para ter reuniões mais produtivas:

1. Marque para as 10h da manhã

Cada pessoa tem seu relógio interno. Mas, por mais que existam diferenças entre nós, às 10h, todos costumamos estar mais alertas, faça chuva ou sol. Por isso, este costuma ser o melhor horário para uma reunião produtiva.

2. Seja interativo(a) ou descarte a reunião

Entre os aspectos que colaboradores levam em consideração para avaliar uma reunião, a interatividade é o principal. Então, coloque-os efetivamente na conversa. Pergunte, use-os como exemplo, enfim, abra espaço para que participem.

3. Use o Runrun.it

Práticas que tornem reuniões cada vez mais produtivas são tendência na área de gestão para otimizar o tempo. Todos só têm a ganhar. E, com ferramentas que organizam e controlam as tarefas, essa otimização se torna ainda mais viável.

O Runrun.it faz exatamente isso: coloca todo o controle das tarefas nas suas mãos, além de permitir comunicação ágil com sua equipe. Assim, saem as reuniões desnecessárias e entra a produtividade. Faça o teste grátis agora mesmo: http://runrun.it

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