Checklist na tarefa é uma ferramenta de organização por sua simplicidade e capacidade de adaptação. Basta ver que a checklist está muitas vezes anexa a uma prancheta ou colocada em murais na gestão à vista, bem como é facilmente compartilhada por e-mails ou em softwares de gestão de tarefas.
A organização em tópicos é outro detalhe que se destaca nas checklists, pois permite uma definição visual e ao mesmo tempo sistemática para a sequência das tarefas e pode ser utilizada junto aos cronogramas de projetos, auxiliando na distribuição das responsabilidades, economizando um tempo precioso que torna os processos mais produtivos.
Por esses e outros atributos, as checklists são amplamente utilizadas no cotidiano de trabalho, trazendo agilidade e organização para as empresas, como vamos ver neste artigo.
Por que as checklists na tarefa auxiliam no trabalho?
Geralmente as checklists estão atreladas à fase de planejamento e servem como direcionadoras das tarefas do início ao fim dos processos. Descubra a seguir três vantagens de usar essa ferramenta no seu dia a dia.
Organização dos processos
Pela sua estrutura simplificada e bem dividida, as checklists na tarefa permitem a classificação e especificação de itens necessários para a realização das atividades.
Listando os elementos em tópicos, é possível detalhar as atribuições que serão passadas para as equipes, bem como definir prazos e padrões de qualidade. Nesse caso, a checklist cumpre a função de uma bússola, indicando o caminho e as sequências das etapas que serão cumpridas.
Com esse controle em mãos, as pessoas têm consciência do rumo que a tarefa está tomando e agem com mais produtividade e confiança, certos de que a demanda está na direção correta e será entregue conforme o idealizado.
Automatização das etapas
Existe o ditado que a prática leva à perfeição. E por serem objetivas e de fácil compreensão, as checklists online são rapidamente assimiladas por nós ao decorrer do expediente de trabalho. Logo, a repetição das atividades se torna natural e permite uma automatização das etapas.
Redução de falhas
As checklists na tarefa são principalmente um instrumento de controle, por isso fazem com que as conferências se tornem hábito dentro das empresas.
Nesse aspecto, ela é uma aliada para os momentos em que a memória humana falha, pois todos os procedimentos estão à vista da equipe para serem checados.
>> Leitura recomendada: Guia da checklist: como usar essa ferramenta no seu trabalho
Como montar a checklist na tarefa com o Runrun.it?
Se você quer ter mais praticidade no seu dia a dia, nada melhor que encontrar todas as informações relevantes para a execução do trabalho em um único lugar. Por isso, o gerenciador de tarefas Runrun.it conta a funcionalidade de checklist.
Quando você cria a sua tarefa no Runrun.it pode já inserir a sua checklist ou fazê-la posteriormente. Lembre-se que no software as informações de data, prioridade e pessoas responsáveis têm campos próprios.
Neste momento, a dica é que menos é mais, por isso coloque na ferramenta ações desejadas, eventos e notas de forma objetiva e curta. Não se preocupe com a cronologia, mas se achar importante criar uma sequência lógica, movimente as linhas para que elas ocupem a posição que achar mais adequada.
Em seguida, você pode revisar a checklist em momentos de atualização e planejamento para mapear o que já foi feito, o que está dependendo de alguém ou não será mais realizado por algum motivo. Nessa organização, a checklist na tarefa vai ganhando uma estrutura mais cronológica.
Além disso, caso uma das linhas se torne tão relevante que você acredite que seja necessário transformá-la em uma tarefa, basta clicar em converter para executá-la separadamente ou delegá-la.
Leva essa organização estratégica e intuitiva para a sua empresa. Adote o Runrun.it: https://runrun.it/
