RR Hacks: Abra tarefas preenchendo uma só linha de planilha

Precisa criar várias tarefas no seu Runrun.it, mas está na correria e queria uma saída mais rápida? Sem problema! Agora você pode simplesmente listar todas as suas tarefas numa planilha do Google Spreadsheets e transformá-las em tarefas no seu Runrun.it. Cada linha vira uma tarefa. Não poderia ser mais simples. Confira o passo a passo nestas RR Hacks:

1. Do que você vai precisar

• Uma conta no Zapier, a plataforma globalmente adotada para integrar aplicações. Quer entender o que é o Zapier? Clique aqui. Quer fazer sua conta grátis agora? Entre aqui.
• Uma conta no Runrun.it.
• Uma planilha Google, com ao menos três colunas, para o título da tarefa, sua descrição e seu prazo. Por exemplo:

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Pronto? Comece aqui e clique em Make this Zap!

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2. Escolha sua conta Google

Escolha o e-mail que você usa para montar a planilha com a lista das suas tarefas e clique em “Use this one”.

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3. Escolha a planilha

Escolha a planilha e a página dela que o Zapier usará para criar as tarefas no seu Runrun.it. Escolha Página1, caso ela seja uma planilha simples sem abas. Clique em salvar.

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4. Escolha sua conta Runrun.it

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5. Preencha os campos para transformar linhas em tarefas

Usando uma planilha como esta de referência…

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  • No campo “Task title”, selecione a coluna da sua planilha em que estão as tarefas, para que o Zapier transforme o que está escrito em sua linha no título da tarefa no Runrun.it.
  • Em “Task descripition”, escolha a coluna que servirá para criar a descrição da tarefa.
  • Preencha o Responsável pelas tarefas que forem criadas a partir da planilha, a Equipe, o Tipo de tarefa, e o Projeto ao qual pertence.

Veja o exemplo:

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DICAS

  • Clique em “Show advanced options” e você poderá selecionar, no campo “Desired date” a coluna com os prazos da sua planilha para definir a data desejada das suas tarefas no Runrun.it.
  • Ainda dentro das opções avançadas, caso queira, você pode inserir no campo “Scheduled start time” a coluna da sua planilha com as datas em que é preciso iniciar cada tarefa, a fim de entregá-las no prazo. Em nosso exemplo, nomeamos essa coluna de “Iniciar em”.

Confira abaixo:

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Prontinho! Você terá tarefas completas criadas a partir de uma simples planilha no seu Runrun.it. Agora é só clicar para salvar e testar a integração!

6. Testando 🙂

  • Vá até sua planilha de tarefas. Certifique-se de que está Página1.
  • Insira ao menos uma nova linha, no fim da coluna e a preencha com, ao menos, o título da tarefa e sua descrição. Recomendamos que você preencha também o prazo dela.
  • Volte à tela do Zapier e clique para continuar em todas as próximas telas que aparecem.

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Demais, né? Agora vai ser ainda mais prático se manter organizado(a) e produtivo(a) com o Runrun.it. Até a próxima RR Hacks, com uma nova integração que você pode adorar!

ATENÇÃO

Você também pode criar um Zap do zero, com a possibilidade de incluir também o cliente>projeto, responsável e tipo de tarefa em cada linha da planilha! Para isso, você deverá conhecer o id dos tipos de tarefas, projetos e usuários. É simples:

Tipos de tarefas: Clique em Administrar > Tipos de tarefas. Ao clicar em “Editar”, aparecerá o id do respectivo tipo de tarefa na url do seu navegador. Ex: https://secure.runrun.it/types/000000/edit, sendo 000000 o id.

Clientes: idem para os ids dos clientes – https://secure.runrun.it/clients/111111/edit

Projetos: no menu Projetos, escolha um cliente e um projeto e clique sobre ele. Seu id aparecerá na url: https://secure.runrun.it/projects/222222

Usuários: aqui usamos o slug de cada usuário, e não o id. Para encontrar o slug de cada colaborador, vá em Administrar > Usuários e em “Editar perfil”. Ao clicar, a url aparecerá dessa maneira https://secure.runrun.it/pt-BR/users/nome-sobrenome/edit, sendo o nome-sobrenome o slug.

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