Estamos sempre preocupados em melhorar a forma como as pessoas trabalham, facilitando a relação entre elas, automatizando tarefas burocráticas (e nada lucrativas) e melhorando o fluxo de informações e dados para ajudar na tomada de decisões mais justas e rentáveis. Por isso lançamos novos recursos para empresas que demandam um fluxo de gestão de projetos avançado, e todos eles dentro de um novo plano: o Corporate. Confira nestas RR Hacks os detalhes sobre o fluxo de aprovação de uma tarefa, os modelos e grupos de projetos e a área de custos de um projeto.
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Fluxo de aprovação de uma tarefa*:
Para agilizar a aprovação de tarefas sem a necessidade de transferi-la para o usuário “avaliador”, basta que o responsável clique em “Mais ações” dentro da tarefa e então selecione o usuário avaliador. A tarefa só poderá ser entregue se o avaliador aprová-la.
Modelos de projeto*:
Se a sua equipe/empresa trabalha com projetos com tarefas muito similares, em que a sequência das demandas também é parecida, os modelos de projetos facilitarão seu registro no sistema. Além disso, essa feature serve para padronizar o nome das tarefas inseridas no sistema, para normatizar seus relatórios gerenciais. Por exemplo: o projeto 1, que possui 23 tarefas fixas, pode ser duplicado a cada novo cliente. Para isso, basta que se cadastre um novo modelo para o projeto 1 na página Projetos > Modelos de projetos. Dentro deste novo modelo, adicione as “tarefas modelo”. Depois, basta criar um projeto a partir deste modelo.
Grupos de projetos*:
Para usar esta funcionalidade, é preciso liberá-la em Adminstrar > Configurações e “Grupos de Projetos”.
Ela permite ao administrador da conta criar até 2 novos níveis entre Cliente e Projeto, permitindo a seguinte configuração: Tarefa < Projeto < Nível 3 < Nível 4 < Cliente, sendo que os níveis 3 e 4 devem ser renomeados. Ao criar um novo projeto, o sistema também oferecerá a possibilidade de escolher um grupo e um subgrupo de projeto.
Seguem alguns exemplos em que este recurso pode ser usado:
- Tarefa < Projeto < Nível 3 < Nível 4 < Cliente
- Casting de elenco do vídeo para TV < Campanha Offline < Campanha Dia das Crianças < Marca de salgadinho < Grupo alimentício
- Arrumar bug do form da home < Site Institucional < MKT < Suporte < Cliente ABC
- Planta do quarto tipo 1B < Projeto executivo < Projeto do prédio principal < Empreendimento hoteleiro < Nome do cliente
Custos de um projeto*:
Clientes Corporate podem incluir um valor de orçamento por projeto (2), e não mais só por cliente. Com ele, você saberá mais rapidamente se o projeto está trazendo dinheiro à empresa ou fazendo seu lucro escorrer pelo ralo – um bom dado para tomar decisões estratégicas de forma rápida e assertiva.
Também têm acesso à barra de orçamento (3) para visualizar os custos. A parte verde do gráfico são os gastos realizados, o que inclui os extras (incluídos manualmente por quem o administrador da conta der tal permissão). A cor verde se refere às tarefas/horas/custos já realizados, amarela para os que estão em desenvolvimento e cinza para o que está na fila. É por aqui que você acompanha o orçado x estimado x realizado.
Um recurso muito importante é a projeção de gasto, ou o custo estimado (4), calculado pelo sistema de acordo com todas as tarefas cadastradas neste projeto e também pelo valor da hora/homem de cada colaborador registrada pelo administrador da conta no perfil de cada usuário.
Filtros avançados*:
Na tela de Projetos, é possível criar filtros avançados para visualizar as informações de acordo com suas urgências e demandas. É uma função importante principalmente para quem possui muitos projetos cadastrados em suas contas. Na opção Todos os projetos > Criar filtro é possível indicar condições para receber os dados compilados através do filtro. Cada condição deve ser preenchida em 3 instâncias:
Coluna: Nome, Cliente, Grupo de Projeto, Subgrupo de Projeto, Data de criação, Entrega, Atraso, Prazo, Horas investidas, Horas restantes, Horas totais, Progresso (horas) %, Tarefas entregues, Tarefas na fila, Tarefas totais, Progresso (tarefas) , Orçamento (R$), Custo investido (R$), Custo restante (R$), Custo total (R$), Status Orçamentário, Atividade nos últimos 7 dias e Pessoas Alocadas
Operador: sim/não, é/não é, contém/não contém, maior/menor/igual
Valor: nome, data, número, horas, R$
Após realizar essa configuração, é possível replicar o uso do filtro sempre que quiser. Ou seja, os filtros ficam salvos, evitando que você tenha que configurá-los cada vez que precisar acessar algum dado estratégico.
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*O recurso está disponível apenas para as contas do Plano Corporate.
*As funcionalidades estão liberadas para os usuários em período de teste. Caso seja seu caso e optar pelo plano Teams após os 14 dias de teste, não conseguirá criar novos modelos de projeto nem criar novos projetos a partir de um modelo, bem como não conseguirá fazer novos pedidos de aprovação de tarefa ou utilizar filtros avançados. Também não conseguirá usar os grupos e subgrupos de projetos já criados, nem conseguirá criar novos. As aprovações pedidas durante o período de teste continuam válidas.
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