Bater escanteio e cabecear ao mesmo tempo: dicas para gestores que fazem de tudo um pouco

Bater escanteio e cabecear ao mesmo tempo: dicas para gestores que fazem de tudo um pouco

O que você vai encontrar neste artigo sobre sistema de gestão empresarial:

 

Hércules, um dos mais célebres heróis da mitologia grega, ficou famoso por realizar seus 12 trabalhos. No entanto, se ele visse o dia a dia de um empreendedor moderno, iria achar que sua vida era fácil. Isso porque gerenciar uma empresa hoje em dia chega a ser uma tarefa digna de deuses do Olimpo. São muitas as atividades envolvidas, além de, claro, cuidar da operação.

Ainda bem que este trabalho pode ser facilitado pela utilização de um sistema de gestão empresarial.

Quer conhecer algumas razões para utilizar um software de gestão? Leia este texto aqui do blog.

O que é sistema de gestão empresarial

Bons gestores precisam estar capacitados para atuar nas mais diversas áreas de gestão. Além disso, devem estar atualizados no que há de mais moderno em ferramentas administrativas. Entre estas ferramentas, uma das mais poderosas é o sistema de gestão empresarial. Este é o nome que damos ao software que auxilia o gestor com suas tarefas diárias ou abordagens mais amplas da organização.

É um sistema inteligente que descomplica a gestão automatizando o máximo possível de processos e digerindo as informações para propiciar percepções e decisões mais dinâmicas. Sua contribuição muitas vezes extrapola os aspectos financeiros. Entre os benefícios, por exemplo, podemos citar:

  • Redução do impacto ambiental da empresa;
  • Maior segurança para os colaboradores;
  • Agilidade na comunicação entre os profissionais;
  • Melhoria de índices de satisfação interna;
  • Redução de erros nos processos;
  • Maior capacidade de planejamento no longo prazo;
  • Aumento da qualidade de vida na comunidade na qual a empresa atua.

 

Por que usar um sistema de gestão empresarial?

Além dos benefícios listados acima, um sistema de gestão empresarial pode te ajudar a mapear, pelo menos, 5 pontos cruciais da empresa e das equipes:

1. Medir o tempo

Controlar o tempo da empresa é fundamental para obter dados relacionados à produtividade da equipe, quanto tempo foi investido em cada demanda de cada cliente e, até mesmo, os custos de um projeto, para saber se precificação de serviços está sendo feita de forma correta.

Você pode fazer esse controle de forma manual, através de uma planilha de horas trabalhadas ou utilizar um timesheet automatizado. Com uma gestão inteligente do tempo, você vai conseguir planejar melhor as demandas da equipe, prever possíveis atrasos na entrega de um projeto, além de entender de forma qualitativa como o tempo da sua equipe está sendo investido.

>>Leitura recomendada: Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

2. Gerenciar o fluxo de trabalho

As perguntas a seguir podem ser muito comuns no dia a dia de uma empresa: “Com quem está aquela tarefa”?, “E aquele projeto para amanhã, já está pronto?”, “Quem fez esse orçamento?”, “Os contratos estão revisados?”, “O bug já foi corrigido?”.

O problema acontece quando você não sabe as respostas para elas, já que isso significa que você vai ter que falar com cada colaborador, ou pior ainda, perder muitas horas em uma reunião de acompanhamento para entender exatamente em que pé estão os projetos.

>>Leitura recomendada: Microgestão pode gerar macroproblemas. Veja como evitá-los

Ao utilizar um sistema de gestão empresarial, fica mais fácil acompanhar as demandas e criar um fluxo de trabalho em que você saiba exatamente o que está acontecendo e possa acompanhar em tempo real em que os seus colaboradores estão trabalhando.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?

3. Entender seus tipos de demanda

Você sabe quanto tempo a sua equipe leva para fazer um briefing? E em uma reunião externa? Criação de arte? Planejamento de uma campanha? Auditoria? Análise de relatório? Correção de bug? E no desenvolvimento de uma nova funcionalidade? Não!? Então está mais do que na hora de entender os processos e a produtividade da sua equipe.

Ao fazer a gestão do tempo que mencionamos no tópico 1, vai ficar muito mais fácil para você entender quais são os tipos de demanda que mais levam tempo para a sua equipe concluir, se existem alguns colaboradores que atuam melhor em determinado tipo do que em outros e se existe algum processo burocratizando o trabalho ao invés de agilizá-lo.

Outro ponto que pode ser crucial é saber se há retrabalho ou não. Considerado um dos grandes vilões do dia a dia de uma empresa, saber quanto tempo a sua equipe gasta em refações e em que parte do processo ela ocorre vai te auxiliar a planejar melhor as datas de entrega e diminuir significativa a taxa de revisões.

4. Automatizar relatórios

No intuito de agilizar processos, ser capaz de automatizar a geração de relatórios pode ser uma verdadeira mão na roda dos gestores que precisam fazer análises para gerar indicadores de produtividade e eficiência, entender os custos de um projeto, fazer projeções de entrega, ou apresentar resultados.

5. Melhorar a comunicação e integrar as áreas da empresa

É comum que empresas, independente do número de funcionários, tenham problemas em centralizar as informações e, principalmente com a comunicação entre equipes.

Além de que, gerenciar uma equipe através do e-mail pode ser uma grande armadilha e o risco de as informações ficarem bagunçadas, perdidas, ou até mesmo de não serem registradas é muito alto. Veja aqui os riscos de controlar demandas por e-mail.

Se a comunicação é ineficiente e os times não conseguem conversar, isso pode causar grandes problemas no futuro. Além de um verdadeiro “ping pong de responsabilidade”, já que quando as áreas não conseguem saber o que está acontecendo nos projetos, fica mais fácil jogar a responsabilidade de um atraso ou refação no outro.

Um sistema de gestão empresarial é fundamental para centralizar todas as informações e, assim, melhorar a comunicação entre as equipes já que tudo fica registrado no mesmo lugar.

[Bônus] Como automatizar o fluxo de trabalho com o Runrun.it

O Runrun.it é um sistema de gestão empresarial que te permite gerar relatórios, controlar o tempo através do time tracking integrado, criar modelos de projeto, definir o fluxo de trabalho e centralizar todas as informações da sua empresa. Para saber mais, assista ao vídeo abaixo:

Tipos de sistema de gestão empresarial

As opções de sistema de gestão empresarial são diversas. No entanto, algumas se destacam, seja por sua eficiência, tradição ou prevalência no mercado. Vamos a eles?

Business Process Management

Frequentemente chamado por sua abreviação BPM, ou gestão de processos, esta ferramenta de gerenciamento sistematiza processos organizacionais complexos, dentro e fora das empresas. Ela coleta e organiza informações de como os processos são executados, oferecendo melhor visualização e oportunidades de aperfeiçoamento.

De forma geral, a principal vantagem do BPM é a melhora contínua de processos, aumentando a eficiência e a capacidade de mudança das organizações. No entanto, embora o BPM possa trazer inovação, flexibilidade e maior integração com a tecnologia, a ferramenta sofre críticas por eventualmente trazer maior burocracia e regras excessivas para a organização.

Um dos destaques no mercado de BPMs é Dapulse. Este software se destaca por sua interface mais visual e amistosa, mais semelhante aos softwares e sistemas operacionais modernos. Com pacotes de preços que começam em 25 dólares mensais, o sistema é acessível mesmo para pequenas empresas.

Enterprise Resource Planning

Mais conhecido por sua sigla ERP, é o sistema empresarial mais comum na área financeira de empresas de todos os segmentos. Pode-se dizer que ele seja uma evolução da planilha de Excel. Como diz o nome, seu foco principal está nos recursos gerenciados. Entre suas funções, ele garante o controle financeiro, fiscal e contábil da empresa, consolidando dados de entrada e saída de receitas e despesas e calculando tributos em cada operação.

Normalmente, um sistema de gestão empresarial do tipo ERP é dividido em três camadas:

  • Aplicação: Interface com as funcionalidades, processos, cadastros, formulários divido em campos e demais dados necessários para a operação da empresa;
  • Banco de Dados: Local onde os dados gerados na camada de Aplicação ficam armazenados, de forma lógica;
  • Framework: Na camada mais profunda é possível configurar o sistema e também personalizar o ERP.
    Além desta divisão, também há uma segunda separação entre os módulos departamental e por segmento.

 

O ERPFlex, por exemplo, é um ERP parceiro do Runrun.it. Se quiser dar uma olhada, fizemos este ebook em conjunto: Empresa 2.0: Práticas essenciais para a modernização da sua empresa.

Tudo ao mesmo tempo agora

Embora ERP e BPM cheguem até a ser confundidos, eles têm funções bem distintas nas empresas. A melhor maneira de diferenciá-los é pensar que o ERP lida com recursos ($$) e estoque, enquanto o BPM trata de automação e gerenciamento de processos. Um gestor pode utilizar os dois tipos de sistema de gestão empresarial simultaneamente, dependendo da área em que trabalha. No entanto, a melhor forma de fazer isso é aplicar o BPM ao ERP, e não o inverso.

Se a associação for realizada de forma correta, os dois se complementam e preenchem as brechas funcionais um do outro. Você pode automatizar o gerenciamento de processos de monitoramento de recursos e atribuição de tarefas. Ao mesmo tempo, você vai conseguir centralizar todos os seus dados em um mesmo local.

Quer conhecer mais ferramentas para impulsionar seu negócio? Recomendamos a leitura deste texto sobre gestão empresarial e a baixar 5 templates muito úteis para organizar sua sua empresa e tirar o máximo proveito da tecnologia.

O futuro dos sistemas de gestão empresarial

A tendência é que os sistemas de gestão empresarial sejam capazes de processar cada vez uma grande quantidade de dados, trabalhando 24×7 para identificar padrões, tendências, falhas, fraudes e se comunicando através de textos, imagens e até por voz, gerando informações estratégicas que vão te ajudar na tomada de decisão e na definição de metas.

Segundo dados divulgados pela consultoria IDC, 75% dos empreendimentos digitais terão o valor de mercado avaliado por meio de indicadores de engajamento do usuário na plataforma e capacidade analítica do sistema.. Além disso, 40% das iniciativas no meio digital contarão com a ajuda da inteligência artificial, sendo suportadas por recursos cognitivos. A estimativa é que em 2021 existam cerca de 25 bilhões de equipamentos conectados e gerando informações (para 2019, a estimativa era de 14,9 bilhões).

Ou seja, todos esses dados coletados e processados por sistemas de gestão serão fundamentais para aumentar a produtividade e fazer projeções mais próximas do real, automatizando processos e facilitando a vida de gestores.

>>Leitura recomendada: Inteligência artificial na gestão: onde estamos e para onde vamos?

A próxima geração de sistema empresarial

O Runrun.it .it é um software de gestão empresarial que permite uma visão mais abrangente da empresa: formaliza a comunicação, controla o desempenho das pessoas, mensura o tempo investido nos projetos e gera relatórios com todas as informações relevantes para os gestores. Isso, sem dúvida, simplificando a comunicação entre os departamentos.

Ao mesmo tempo, ele funciona como uma eficiente ferramenta de controle dos recursos do seu negócio, proporcionando uma gestão fluente e descomplicada. Tudo isso para você e sua empresa terem um ambiente de produtividade e criatividade. Teste grátis: http://runrun.it

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4 thoughts on “Bater escanteio e cabecear ao mesmo tempo: dicas para gestores que fazem de tudo um pouco

    1. Oi Gilberto,
      Trata-se de sistemas que ajudam a automatizar os processos da gestão.
      Podem ser usados para gerenciar a área financeira ou os processos organizacionais.
      Volte sempre.
      Um abraço!

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