Não faz nem sequer um mês, perdemos Warren Bennis. Era psicólogo, conselheiro de presidentes e grande estudioso norte-americano dos conceitos contemporâneos de liderança que estimulamos aqui no Runrun.it. Bennis dizia que “o gestor pergunta como e quando. O líder pergunta o que e por quê”. E o que isso quer dizer? Que o desdobramento do seu trabalho (e seus problemas) só acontece de uma maneira produtiva e saudável se você, antes, fizer as perguntas certas. É aí que você vai precisar de um software de tarefas: para saber as respostas certas. Confira agora cinco motivos para usá-lo e extrair o melhor de seus colaboradores sem abrir mão do seu bem-estar:
1. Poupe
E-mails e reuniões infinitas só para tentar entender quando as tarefas serão realmente entregues.
Por quê? Segundo pesquisa da McKinsey, ler e responder e-mails ocupa mais de 2h em uma jornada de 8h de trabalho. Se parte do tempo que resta for gasta em reuniões, quanto sobrará para produzir?
Como? Com um software de tarefas, os briefings podem ser esclarecidos com comentários dentro das tarefas. Da mesma forma, as datas de entrega ficam visíveis e são automaticamente reestimadas quando há atrasos ou alteração de prioridades.
Quando? Antes que se multipliquem os atrasos nas entregas e o estresse na equipe que, mesmo trabalhando pra valer, não entrega bons resultados.
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2. Formalize
As demandas desordenadas de tarefas.
Por quê? Com pedidos “urgentes” chegando de todas as partes, os colaboradores terão dificuldade de priorizar o que é importante. Assim, a entrega das suas tarefas reais corre risco de atraso ou erros.
Como? Determine quem pode delegar tarefas para quem e informe a essas pessoas de quem elas poderão receber tarefas. Um software de tarefas tornará essas permissões bastante claras.
Quando? Antes que você se dê conta de que sua equipe está trabalhando para vários chefes além de você.
3. Classifique
Todas as tarefas que compõem os projetos da empresa e rotule as mais demoradas.
Por quê? Dê um show de organização, visualizando sua lista de tarefas, divididas por status como “trabalhando”, “pendente de aprovação”, “esperando material”, “negociando”, “em teste”, “entregue”, entre outros.
Como? Um bom software de tarefas provê status automáticos e ainda permite que você crie os seus, para manter organizadas as etapas dos projetos.
Quando? Sempre que um projeto se tornar complexo e for necessário ter uma visão rápida de cada tarefa.
4. Comprove
O capricho da sua empresa ao cuidar de seus clientes.
Por quê? Acompanhar o andamento do projeto deixa seus clientes e investidores mais seguros e dispostos a recomendar o trabalho de sua empresa.
Como? O desempenho da equipe aparece nos mais variados tipos de relatórios gerenciais de produtividade. Entre eles, há o que indica quanto tempo cada equipe dedicou a um projeto, ou quanto ele custou realmente à sua empresa, ou ainda, o conhecido gráfico de Gantt.
Quando? Você, gestor, pode surpreender seus clientes interpretando e demonstrando relatórios antes mesmo do que ele esperava.
5. Reconheça
O trabalho duro de seus colaboradores mais dedicados.
Por quê? A motivação pode passar bem rápido. Recompense seus melhores colaboradores para investirem em seu talento, incentivando os outros a buscarem por esse prêmio.
Como? Crie um sistema de medalhas e premie conforme alguns critérios, como o número de tarefas entregues, se entregues no prazo ou dentro da média de esforço necessário, se foram refeitas etc.
Quando? Diariamente, conforme acompanhar o desempenho de seus colaboradores ou sempre que acabar de interpretar seus relatórios.
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