O termo “enxuto” foi definitivamente incorporado ao vocabulário corporativo. É operação enxuta para cá, gestão enxuta para lá… E não é para menos: com tantas inovações tecnológicas acessíveis, não faz mais sentido manter algumas práticas de antigamente. Principalmente aquelas que tornam as atividades mais pesadas, engessadas. Pois, quanto mais enxuta for a empresa, mais rapidamente ela poderá agir e mais competitiva será. Tal pensamento vale também para o meio contábil. E é para enxugar a sua operação nesse campo que agora vamos compartilhar dicas e aprendizados sobre software para escritório de contabilidade.
Já abordamos o tema neste artigo sobre sistemas para escritórios de contabilidade. Mas, agora, vamos trazer as dicas que Antonio Carlos Soares, co-fundador e CEO do Runrun.it, apresentou no Congresso Brasileiro Online de Contabilidade, no dia 20 de junho. Ou seja, é quem tem bastante experiência em termos de otimização falando especificamente de boas práticas e ferramentas para o campo contábil.
“Tudo o que você está fazendo na sua empresa agora é parte de um projeto”
Antes de entrar no âmbito de exemplos de software para escritório de contabilidade, AC refletiu sobre a forma como você deve encarar qualquer atividade em sua empresa. Qualquer uma. “Porque tudo o que as pessoas estão fazendo neste momento, na sua empresa, tem custos e tem um cliente, interno ou externo. E você precisa descobrir se esse cliente é lucrativo ou deficitário”.
De acordo com ele, tudo faz parte de um projeto. E tudo deve ser medido para que se verifique se esse projeto é ou não rentável. Porque é aqui que você entende se o que está sendo investido, em termos de tempo e recursos, está dentro do planejamento.
Evitando que o dinheiro “escorra por entre os dedos”
Principalmente levando-se em consideração que o seu maior gasto é com os salários: “é o custo das pessoas que você tem no seu time”, conta AC. Você paga por um volume de tempo que é relativamente fixo, geralmente oito horas de “trabalho focado”.
Assim sendo, você precisa verificar se o time está focado em tarefas que são para o cliente final, mas não são cobradas; ou se os colaboradores estão ocupados com tarefas internas em uma medida que você não consegue controlar. AC afirma que são esses os principais ralos de recursos de um escritório de contabilidade, e encontrá-los é fundamental para enxugar gastos da sua gestão.
Horas produtivas X horas de overhead
A seguir, AC aponta para a necessidade de classificar e quantificar as horas de cada colaborador. Para isso, você pode utilizar o bom e velho timesheet, “seja por meio de planilhas de Excel ou por arquivo Sheets do Google Docs”, conta ele. Ou, melhor, automatizando esse processo com uma ferramenta como o Runrun.it, que permite quantificar exatamente o tempo investido por seu time em todas as tarefas exercidas.
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Para AC, o indispensável, aqui, é dividir o número total de horas trabalhadas em dois grupos: aquelas produtivas que são cobráveis e aquelas de overhead, ou seja, que não são cobráveis. Caso você não faça essa divisão, conta ele, “é muito difícil saber se você está cobrando seu cliente direito ou não”. O importante é manter sempre uma forma de controle sobre isso.
A criação de modelos como forma de economizar e reduzir riscos
Antonio Carlos Soares também chama a atenção para a importância de ferramentas que padronizam tarefas repetitivas e contínuas. A ideia é superar o desafio da criação de standards para a operação, por meio dos quais colaboradores de perfis diferentes (seniores ou juniores, recém-contratados ou com experiência na casa) possam atuar de maneira uniforme, otimizada.
“Este é o ‘Santo Graal’ de uma parcela grande das atividades que temos dentro dos escritórios de contabilidade. Se conseguirmos padronizar com ferramentas como checklists, planilhas, árvores de decisão e outras metodologias específicas, será possível economizar muito tempo e melhorar a capacidade de cumprimento de prazos”.
Ele lembra também que, com essas ferramentas, a entrega ocorrerá com mais precisão e eficiência – independentemente de quem a realize, seja o colaborador mais jovem ou o mais experiente. Todos atuarão dentro do padrão e a operação certamente ficará mais leve, enxuta.
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Como o Runrun.it pode te ajudar nisso?
O Runrun.it é uma ferramenta de gestão que pode ir no cerne dos problemas citados pelo AC, reduzindo desperdícios e otimizando a sua gestão. Com ele, é possível controlar prazos, mensurar os recursos investidos em cada tarefa, colocar a casa em ordem e, enfim, enxugar para valer a gestão. Sem modismos e com resultados. Teste grátis agora mesmo e comprove: http://runrun.it
