Embora sejamos os mais engajados com o trabalho de toda a América Latina, só 27% dos brasileiros se considera feliz com o que faz. É o que aponta um estudo global da renomada empresa de pesquisa de opinião Gallup. Por falta de conhecimento, muitos gestores, para descobrir as origens dessa “desconexão com o ambiente de trabalho”, apelam para as planilhas. E acabam cobrando que a equipe preencha o tempo gasto com cada tarefa. Mas não, a solução não é vigiar. Pelo contrário, a solução é orientar. E é por isso – e outras facilidades – que você deveria aprender a usar um software de tarefas. Confira as várias soluções:
Como não fazer
Os erros comuns que parecem normais, mas são justamente os vilões da vontade de trabalhar:
- Esperar por uma planilha de horas preenchida à mão todos os dias (ou toda semana), a cada tarefa cumprida;
- Precisar de (inúmeros) e-mails para passar o briefing e compartilhar documentos;
- Convocar reuniões de acompanhamento para saber quando as tarefas serão entregues;
- Procurar em mil pastas por um arquivo quando o cliente cobra por resultados;
- Levar um tempão combinando planilhas para chegar a um relatório geral do projeto.
Como fazer
Em vez de perpetuar esses atrasos e confusões do dia a dia, você pode unificar todo o fluxo de trabalho da sua empresa e conduzi-lo dentro de um software para tarefas.
Não precisa nem sequer mantê-lo aberto o tempo todo para trabalhar. Tudo que você tem de fazer é acessá-lo e clicar para trabalhar e para entregar uma tarefa.
Se você optar por um software que usa a metodologia de prioridade, seus colaboradores ainda poderão se concentrar em uma tarefa de cada vez, seguindo a lista, sem gastar tempo decidindo se começam pelo urgente ou pelo importante.
A partir da sua lista de tarefas, o sistema deverá calcular a data e a hora das próximas entregas. O software também será o lugar onde todos compartilharão documentos e comentários úteis.
Automatizado, o fluxo de trabalho da equipe assume um estilo completamente novo, bem mais ágil e transparente. E, dependendo da ferramenta, você poderá usá-la para tarefas agendadas, para criar uma sequência automática de responsáveis e até definir permissões para delegar e receber tarefas.
Ou seja, aprender a usar um software para tarefas vai te ajudar consideravelmente a organizar as demandas e produzir muito melhor. Ah, e sabe aqueles relatórios gerenciais que você tanto custou para montar? Bastam poucos cliques para que o sistema gere vários deles na sua tela. Agora, caberá a você interpretá-los (e, provavelmente, celebrar o significativo salto na produtividade de todos).
Se você se identificou, não só lendo a lista dos erros perigosos no dia a dia, mas também as soluções que te apresentei, conheça agora o Runrun.it.
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