Quando você encontra um conhecido, a probabilidade de ambas as partes dizerem que a vida está corrida é altíssima. Estar “na correria” é a resposta padrão e dificilmente alguém vai admitir que está sem fazer nada. Mas a realidade não é bem assim. As relações entre tempo e trabalho podem levar à ociosidade, que é um fantasma invisível pairando nas organizações e muitas vezes não é
fácil identificar, mas é fácil perceber seu impacto na produtividade e no faturamento.
Sua equipe está ociosa? Não responda ainda
Um caminho para identificar se o tempo e o trabalho estão bem equacionados na sua empresa é separar o que é ócio, o que é tempo de lazer e o que é procrastinação. Podemos definir ócio como o tempo que os colaboradores supostamente deveriam estar trabalhando e disponíveis para novas tarefas, mas estão sem nada o que fazer. Esse ócio nocivo para uma boa gestão pode ser um período entre projetos, a espera para que uma etapa anterior seja concluída ou até problemas técnicos.
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No caso específico de um atraso de alguém afetar na produtividade de outra pessoa, a resposta é o sistema ágil. Já abordamos aqui essa forma moderna de gestão, que nasceu no desenvolvimento de softwares e ganhou a administração e o marketing. Mas mesmo ambientes que adotaram o Ágile Marketing podem sofrer de ociosidade se o gestor não ficar atento ao desempenho de cada indivíduo em relação ao tempo e trabalho.
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Um rombo de US$ 100 bilhões
Em uma pesquisa recente de Teresa Amabile e Andrew Brodsky, até os autores se surpreenderam com o prejuízo causado pela perda de tempo no trabalho nas empresas americanas. Em uma amostra com mais de mil pessoas de 29 diferentes ocupações, eles identificaram que 78% dos trabalhadores relataram uma experiência de ociosidade em relação a tempo e trabalho.
Ao converter as horas estimadas de ócio reportadas em valores que são gerados por cada profissional, chegou-se à estimativa alarmante de US$ 100 bilhões por ano. Esse é o custo da ociosidade para a economia.
E a pesquisa não ficou só no rombo, mas fez uma análise do comportamento dos profissionais em relação ao tempo e trabalho. O resultado é que o ócio não é doloroso apenas para as contas da empresa. Ele também é doloroso para os colaboradores. Assim como não gostamos de ser sobrecarregados de trabalho, não gostamos de ser sub-aproveitados. Segundo Amabile no artigo da Harvard Business School, “algum ócio pode ser bem recebido por alguém que esteve trabalhando duro. Mas nós humanos ficamos entediados rapidamente”. Então, como praticamente um mecanismo de defesa, o medo do ócio gera a procrastinação e a queda de produtividade.
O estudo identificou que, ao se dar uma tarefa repetitiva para uma pessoa e por muito mais tempo que o necessário, o indivíduo preferia alongar essa tarefa tediosa ao invés de se ver sem fazer nada.
Em uma primeira análise, não há ócio; o funcionário está apenas demorando mais para cumprir as tarefas. Mas a causa dessa morosidade é o ócio iminente. Agora, imagine o problema que é gerir uma equipe ociosa. Fica nebuloso equilibrar a quantidade de profissionais com a demanda de trabalho, organizar equipes e cobrar prazos.
Agora vamos colocar nessa equação o tempo de lazer. No estudo de Amabile e Brodsky, foi acordado com o colaborador que, ao terminar a tarefa repetitiva, seria dado a ele um tempo de lazer, ou de descanso, com acesso a uma sala de descompressão contendo videogames, internet e outras diversões. Então, voltamos às taxas reais de produtividade e o gestor pode ter a real noção do tempo necessário para realização das tarefas. Essa transparência vale ouro para uma gestão eficiente.
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Ócio criativo é outra coisa
Os benefícios de uma pausa no fluxo de trabalho como componente do processo criativo é inegável. Domenico de Masi, autor do famoso livro Ócio Criativo e tantos outros títulos que abordam a chamada Economia Criativa, defende essa descriminalização do ócio. Para De Masi, a ideia difundida de “trabalho” está associada ao conceito cristão. Trabalhar é mais do que obrigatório, é socialmente e eticamente necessário.
Nesta entrevista, Domenico relaciona o conceito ao catolicismo, ao protestantismo e ao calvinismo. Já na sociedade pré-industrial, o trabalho é uma forma de expurgar o pecado original. Por consequência, o ócio é subversivo e a escolha dos que não querem ser salvos. Essa linha de raciocínio guiou a formação de gestores americanos, impregnou a literatura de administração e economia e difundiu a ideia de trabalho duro para todo o mundo.
Analisando a origem do conceito de que trabalhar muito é o certo, fica clara a necessidade da defesa do ócio dito “produtivo”. É preciso parar para maturar ideias, se distanciar dos problemas para ter uma visão diferente sobre o tema e poder formular respostas inéditas. Pode não parecer, mas quando estamos estudando, vendo exemplos ou oxigenando nossa mente estamos sim trabalhando. No entanto, o cuidado que precisamos ter é separar esses dois tipos de ócio: o criativo e o improdutivo.
Quando há tolerância de tempo para um colaborador que, entre seu fluxo de trabalho, inclui momentos de ócio para colocar as ideias em ordem, o gestor está aproveitando os benefícios do ócio criativo. Quando há tolerância de um trabalho arrastado, porque o funcionário sabe que ainda não há uma nova tarefa em vista e ele não quer admitir que está “sem trabalho”, logo o gestor irá colher os prejuízos de uma equipe ociosa.
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Tempo e trabalho: foco na entrega, controlando as horas
Você pode, estrategicamente, usar o tempo de lazer para criar um elo de transparência com os colaboradores. Valorizar o trabalho entregue de fato. É uma outra abordagem para a gestão de tempo e trabalho. Falamos aqui sobre análise de desempenho, técnicas que estimulam e motivam os colaboradores, enquanto aumentam a produtividade da equipe.
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