Diz o ditado que cada escolha é uma renúncia. Para muitos gestores, a tomada de decisão é um momento de angústia. Ela envolve sair da zona de conforto, assumir responsabilidades e, o que é mais grave, aceitar consequências. O que empresas, colaboradores e os próprios gestores podem fazer para que o processo decisório seja mais fácil?
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Fazendo o dever de casa
“Não há conhecimento que não seja poder”, disse o filósofo Ralph Waldo Emerson. Quanto mais sabemos, mais podemos. Um processo decisório eficaz deve ser composto da combinação de dados e de competências. Um gestor experiente deve utilizar a maior quantidade de informações disponíveis para a tomada de decisão.
Em empresas bem organizadas, estes dados podem ser apresentados nas mais diversas formas. Os dados que selecionamos para nossas decisões podem ser chamados de KPIs. Já conhece a sigla? Vamos lá…
KPI é a abreviação de Key Performance Indicator, ou Indicador Chave de Performance. São números que mostram se uma ação ou estratégia está atendendo efetivamente aos objetivos da empresa. Para uma boa tomada de decisão, você deve escolher KPIs relevantes para a questão que deseja resolver. Se você não fizer a pergunta certa, a resposta estará sempre errada. Na hora de escolher seu KPI ideal, pense que ele deve ser:
1. Disponível, abundante e mensurável
Não adianta você buscar um dado que não possa ser encontrado facilmente, em quantidade suficiente, ou que não possa ser medido.
2. Importante para a base do negócio
O KPI deve fazer sentido com o que você já sabe. Se você tem dezenas de relatórios dizendo que suas vendas aumentaram após certa ação, e seu KPI diz o contrário, ele foi mal escolhido.
3. Relevante para a questão
Toda equipe de marketing fica feliz com likes e seguidores. Mas muitas vezes estes dados não servem para o que estamos medindo. Foque no que é importante, mantenha-se no assunto que você quer tratar, independente de volume.
4. Ingrediente para uma decisão inteligente
Boas informações são aquelas que te ajudam a tomar boas decisões. Se você tem bons dados, mas não consegue organizá-los ou utilizá-los para uma tomada de decisão eficaz, eles podem ser dispensados.
5. Frequente e periódico
Na maioria das vezes, KPIs mostram tendências. Montam um filme, não uma foto. Você precisa escolher dados que possam ser medidos várias vezes e comparados.
Saiba como deixar de ser um gestor indeciso em neste artigo.
A análise swot – Uma grande aliada
Quem tiver mais familiaridade com o mundo corporativo deve conhecer o termo “análise swot”. Gestores adoram siglas. Esta palavra esquisita é a abreviação para strenghts, weaknesses, opportunities e threats, ou seja, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A análise swot é uma ferramenta tradicional para organizar sua empresa segundo o cruzamento de componentes externos e internos, positivos e negativos. Explicamos abaixo:
Forças: Fatos positivos internos, como diferenciais da sua empresa ou produto, vantagens sobre a concorrência, expertise da equipe, vantagens regionais, poder econômico ou marca amada pelo público.
Fraquezas: Fatos negativos internos, como lacunas de treinamento, altos custos, administração engessada ou ineficiente, danos à marca, falta de conhecimento do mercado ou produtos desatualizados.
Oportunidades: Pontos positivos externos, como um aumento da demanda pelo seu tipo de produto, melhoras no cenário econômico, notícias na mídia que favorecem seu negócio ou fatos que enfraqueçam a concorrência.
Ameaças: Pontos negativos externos, como crises econômicas, decisões políticas ou judiciais que impactem seu ramo, fortalecimento da concorrência ou mudanças negativas no comportamento do consumidor.
Simples, não? Como dissemos antes, quanto mais informação, melhor a tomada de decisão. Então, lembre-se de considerar a análise swot na hora do processo decisório.
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Sabendo a hora de dividir responsabilidades
A segunda parte da nossa dupla dinâmica de tomada de decisão, além de informações de qualidade, organizadas e bem utilizadas, é a competência com que estes dados serão trabalhados. É trabalho do gestor conhecer a fundo a área em que trabalha, mas uma ajudinha de colaboradores ou até mesmo de gestores de outras áreas pode ser muito bem vinda.
Como saber quando usar cada processo decisório? Vamos listar as vantagens e desvantagens de cada um:
1. Processo de decisão individual:
VANTAGENS
- Maior velocidade de decisão;
- Maior liberdade para tomar decisões impopulares;
- Maior agilidade para localizar e identificar a responsabilidade.
DESVANTAGENS
- Caso o gestor centralize autoridade, mas seja indeciso, ele pode se tornar um gargalo e paralisar a organização;
- Aliena colaboradores, que podem se sentir ignorados;
- Os dados utilizados na tomada de decisões são limitados ao repertório do gestor.
2. Processo de decisão em grupo:
VANTAGENS
- Maior quantidade de dados, resultado da combinação do repertório dos envolvidos;
- Chega a decisões mais elaboradas, utilizando-se de competências mais diversas e complementares;
- Torna as decisões mais fáceis de implementar, já que elas foram “pré-aprovadas” pelos membros da organização;
- Motiva os membros da equipe através do reconhecimento de suas opiniões.
DESVANTAGENS
- Decide de forma mais lenta e burocrática, negociando com egos e personalidades diferentes;
- Tem dificuldade para tomar decisões que prejudiquem qualquer um de seus membros.
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Encarando o processo decisório de frente
Existem muitos modelos de tomada de decisão. No universo corporativo, o mais utilizado é o modelo racional. Este modelo funciona muito bem em situações bem estruturadas e ambientes organizados, com regras que garantam uma implantação da decisão. Outra vantagem é que, por ser um modelo sistemático, pode ser reproduzido diversas vezes, em variadas situações.
Sobre ele, afirma Stephen P. Robbins, o autor mais vendido do mundo na área de gestão e comportamento organizacional: “Quando empresas enfrentam problemas simples, com poucas alternativas de ação ou quando o custo de procurar e avaliar alternativas são pequenos, o modelo racional oferece uma descrição bastante precisa do processo decisório”.
Se fizermos um roteiro de como aplicar o modelo racional de tomada de decisão, teremos:
1. Detecção do problema
O que está acontecendo com a empresa que vai contra os objetivos planejados?
2. Início do fluxo do processo decisório
Coleta de informações: KPIs, análise swot, aumente seu repertório sobre o problema detectado ou qualquer coisa que possa guardar relação com ele;
Análise criteriosa de informações: Relacione as informações coletadas com variáveis do ambiente, desenhando tendências e identificando padrões;
Elaboração de alternativas: Liste as soluções possíveis, se possível com critérios que facilitem a seleção, como “pesos” de importância para a organização.
3. Tome a decisão segundo a mecânica que foi definida
Decisão em grupo, individual, por consenso, por consulta – para assegurar a legitimidade da escolha.
4. Monitore as consequências da decisão
Acompanhando os resultados obtidos, tanto os positivos quanto os negativos.
Mais sobre líderes que ouvem os outros em:
- “As características, vantagens e problemas da liderança liberal – e outros tipos“
- “Como um líder democrático deixa seu legado para a equipe – a experiência de 5 líderes“
Tomada de decisão inteligente com dados organizados
Definir a melhor forma de tomada de decisão é apenas parte da tarefa. Como falamos, os dados que o gestor vai utilizar fazem muita diferença. Para coletar essas informações, ordená-los em relatórios claros ou até mesmo acompanhá-las no dia a dia da empresa, você pode contar com softwares de gestão como o Runrun.it. Com a ferramenta, gestores e outros envolvidos na tomada de decisão podem enxergar a empresa de forma objetiva e organizada, facilitando a adoção de novas estratégias. Experimente grátis: http://runrun.it
