Ao longo destes meses de isolamento social, o trabalho a distância se tornou uma opção praticamente inevitável para grande parte das empresas. Se o home office era uma tendência, hoje o modelo se consolida como uma nova forma de atuação no mercado de trabalho pós-pandemia. De acordo com a pesquisa realizada por nós, do Runrun.it, com mais de 300 líderes de empresas de serviço (tecnologia, consultoria, marketing e publicidade) 80% não pretendem voltar ao presencial, mesmo após o fim do isolamento social.
Mas nem todos estão ainda habituados ao cenário e, mesmo desempenhando as mesmas funções, trabalhar a distância pode ser muito diferente de trabalhar no escritório. Uma pesquisa do Centro de Inovação da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (FGV-EAESP) mostrou que de 464 entrevistados 56% encontraram dificuldade moderada ou muita dificuldade em equilibrar as atividades profissionais e pessoais no trabalho remoto durante a pandemia.
Pensamentos como “quando tudo voltar ao normal” entram em xeque neste novo ritmo de trabalho. Por isso, organizamos dicas de adaptação para melhorar a produtividade e o bem-estar no dia a dia no trabalho a distância diante de tantos desafios. Vamos juntos?
- Comunicação eficiente no trabalho a distância
- Boas práticas para videoconferências
- Evite a microgestão no trabalho a distância
- [Bônus] Dicas (realistas) para o trabalho a distância
Comunicação eficiente no trabalho a distância
A comunicação que antes se dava de forma natural – um indo na mesa do outro ou conversando com o colega ao lado – passa a acontecer somente através de ferramentas de chat. Todos, em certa medida, já estão habituados a conversar por aplicativos como WhatsApp, Telegram ou Google Hangouts, mas não o tempo todo, certo? Pois, convenhamos, há certas coisas que é bem mais fácil resolver pessoalmente. Mas como isso agora não é mais possível, é preciso se adaptar às novas formas de comunicação sem dar aberturas aos ruídos.
Separamos algumas dicas para otimizar a sua comunicação com a equipe no trabalho à distância:
Com a sua atenção sendo requisitada a todo momento, e em diversos canais, fica bem mais difícil se concentrar nas tarefas profundas que exigem mais foco
Isso sem falar nas conferências em vídeo: as famosas “calls”. No trabalho a distância, é comum que os gestores tenha a impressão de que as coisas estão soltas e que a todo momento é preciso reunir a equipe em uma call para realinhamento – reuniões online que podem se estender mais do que deveriam e tomar boa parte do seu dia.
- Defina a complexidade do assunto que você precisa tratar. Algumas decisões podem ser tomadas por meio de diálogos rápidos, mas há temas em que necessitam ser aprofundados com detalhes. Será que não é o caso de fazer uma videoconferência? Ou será produtivo elaborar um material explicativo?
- Delegue tarefas compreensivas e concisas. Faça uma escrita fluída que facilite a compreensão. Se possível, utilize material de referência para ajudar o entendimento.
- Centralize as informações em um lugar. As ideias nem sempre se desenvolvem de uma maneira linear, um pouco está no chat, outra parte na troca de e-mail e a finalização se deu no call, mas na hora de demandar uma tarefa transcreva as informações e não deixe a cargo da memória. Todo mundo já teve dificuldade de encontrar algum arquivo no meio dos amontoados de materiais recebidos.
- Esteja disponível para resolver dúvidas. Mesmo com todos os cuidados ainda ficam pontas soltas na comunicação, por isso, seja acessível para explicar tarefas e funções que ainda não estão claras para os demais.
>> Leitura recomendada: Cultura de resultados: só se gerencia o que se mede
Boas práticas para videoconferências
“Sem as videoconferências, o mundo estaria sofrendo ainda mais durante a pandemia”, ressalta o fundador do laboratório de Interação Humana Virtual da Universidade de Stanford, Jeremy Bailenson, em entrevista ao El País. As famosas “calls” otimizaram as reuniões, pois o modelo de contato freia interações paralelas aos temas tratados nas conversas. A diretora de Projetos na CP+B Brasil, Nathália Beividas, complementa essa perspectiva indicando que os atrasos também se dissiparam na videoconferência. No webinar, Vulnerabilidade: sua maior força como líder, promovido pelo Runrun.it, Nathália contou que as pessoas são mais pontuais para as conversas, gerando reuniões produtivas.
Assista ao webinar Vulnerabilidade: sua maior força como líder, com Nathália Beividas:
Aqui separamos algumas dicas para você ir bem nas videoconferências do trabalho:
- Defina com cautela o tempo investido em uma videoconferência. A rotina produtiva dos participantes será impactada com o compromisso, é importante que o tempo estimado esteja coerente com o de fato necessário para a reunião.
- Explique o objetivo da reunião para que os participantes possam preparar material e dúvidas. Videoconferências de última hora podem acontecer, afinal assuntos importantes não marcam hora, mas não deixe no suspense os temas a serem debatidos em calls agendados. Será mais produtivo para a equipe.
- Deixe as informações mais palpáveis. Compartilhe a sua tela, organize as informações em uma apresentação. Pense que o conhecimento a distância sofre interferências por ser menos visual.
- Muitas informações valiosas são transmitidas nas calls, isso significa que uma parte do conhecimento e decisões não estão escritos. Pensando nisso, além de fazer anotações, peça a permissão para gravar algum conteúdo explicativo que você ache relevante rever em outro momento.
Evite a microgestão no trabalho a distância
Com a comunicação acontecendo, mas de forma muito fragmentada, os líderes podem ter a sensação (às vezes até com uma pontinha de paranóia!) de que as coisas estão fugindo do controle. O gestor pode ficar com a impressão de que não sabe o que a equipe está fazendo – mesmo depois de várias calls de alinhamento – e que as informações estão se perdendo dentro dos diversos canais. Nessa hora, o gestor também precisa tomar cuidado para não cair no erro da microgestão.
Selecionamos dicas para você evitar a microgestão no trabalho a distância:
- Como todo mundo a distância, é um pouco mais difícil saber o que cada um está fazendo. E, se a sua empresa não tem ferramentas para saber quais atividades cada pessoa está desempenhando, as cobranças do líder podem se tornar arbitrárias. Uma ferramenta de gestão do trabalho pode te dar todas as informações necessárias para cobrar apenas nas horas apropriadas.
- Um ferramenta de gestão de tarefas e projetos pode te ajudar a distribuir as demandas e enxergar melhor o desenvolvimento das atividades de cada pessoa do seu time. Se essa ferramenta for um pouco mais robusta, como o Runrun.it, também te dará uma visão clara da velocidade das entregas dentro dos projetos.
- As ferramentas de gestão de tarefas funcionam como uma fonte única da verdade. Na plataforma, você consegue ter a visão do todo, obtendo as informações necessárias para tomar decisões e executar ações.
- Saiba os horários nos quais a sua equipe está trabalhando. Plataformas informais de comunicação, como WhatsApp, não devem ser usadas de forma abusiva. Converse com o time no período de trabalho e não na hora de lazer deles.
Nesse webinar, falamos um pouco mais sobre como o Runrun.it pode ajudar na gestão do trabalho remoto:
[Bônus] Dicas (realistas) para o trabalho a distância
Você deve ter visto por aí inúmeras cobranças e incentivos para que você seja produtivo, organizado e concentrado no trabalho a distância. Sim, é importante tentar manter o foco e a organização para conseguir desempenhar suas atividades no trabalho remoto. Mas é preciso lembrar que o contexto é adverso e, por isso, devemos ser mais respeitosos e cuidadosos com os outros e com nós mesmo. Todos foram pegos de surpresa e cada leva um tempo para se adaptar à nova realidade.
Apesar dos desafios, segundo uma pesquisa da Behup, com 1.561 participantes de todas as classes sociais e regiões do país, 63,2% dos entrevistados sentem que a saúde está melhor ou muito melhor e 39,1% se sentem um pouco mais ou muito mais saudáveis. Isso porque a rotina frenética que muitos brasileiros enfrentavam para se deslocar e alocar funções pessoas na hora do almoço ganhou um freio no isolamento social. Saúde não pode se resumir ao contágio ou não de Covid-19, é preciso sempre praticar o autocuidado.
>> Leitura recomendada: 5 benefícios que a empresa pode oferecer para o home office
Pesquisa confirma tendência de trabalho remoto
Segundo pesquisa realizada por nós, do Runrun.it, com mais de 300 líderes e gestores de empresas de serviço (dos setores de tecnologia, consultoria, marketing e publicidade) 80% dos líderes não pretendem voltar ao presencial, mesmo após o fim do isolamento social.
Por mais que trabalhar a distância já fosse considerado uma tendência e que muitas empresas tivessem aderido a essa modalidade, para a grande maioria dos entrevistados essa é a primeira experiência trabalhando remotamente.
Anterior ao período de isolamento social, os adeptos ao home office (20%), em sua maioria, trabalhavam fora do escritório apenas 1 vez por semana (24,2%).
Atualmente, 88% das empresas está trabalhando de forma 100% remota e a tendência é que, mesmo após o relaxamento das medidas de isolamento social, esse número continue crescendo, já que 80% dos gestores de agência afirmaram que gostariam de continuar trabalhando em home office em uma frequência de 3 (19,6%) a 5 (17,3%) dias por semana.
“O home office foi uma grande mudança que aconteceu de forma repentina, mas que veio para ficar. Desde o nascimento do Runrun.it, acreditávamos que trabalhar remotamente seria uma ótima proposta para proporcionar mais bem-estar para os colaboradores e agora, após a realização da nossa pesquisa, descobrimos que realmente trata-se de algo positivo e que pode até mesmo aumentar a produtividade. O segredo é encontrar equilíbrio para empregadores e colaboradores”, pontua Antonio Carlos Soares, CEO e co-fundador do Runrun.it.
Use o Runrun.it para fazer a gestão do trabalho a distância
Como você pode ver nesse artigo, adotar um gerenciador de tarefas pode te ajudar e muito a implementar o trabalho a distância na sua empresa. Com o Runrun.it, você pode fazer o acompanhamento em tempo real do andamento dos projetos, assim como ver as tarefas que estão sendo desenvolvidas pela sua equipe e o tempo investido em cada uma delas.
Dessa forma, mesmo com todos trabalhando de casa, você não perde seu fluxo de trabalho de vista. Além disso, a ferramenta facilita a comunicação entre os colaboradores e o acesso às informações, pois tudo fica centralizado em um só lugar. Crie uma conta grátis agora: http://runrun.it
