Use uma ferramenta de gestão e aumente sua produtividade

Use uma ferramenta de gestão e aumente sua produtividade

Às vezes seu trabalho vai só acumulando e você não resolve nem os problemas mais simples? Quando isso acontece, pode ser que até outros setores da empresa sejam afetados, o que resultaria em uma queda geral de produtividade. A resolução parece muito complicada, mas a chave pode estar no uso eficiente de uma ferramenta de gestão de tarefas. Muitas vezes, esse acúmulo de responsabilidades é gerado a partir de uma falta de organização e planejamento. Graças ao ritmo acelerado, é muito comum que as tarefas sejam repassadas, sem que se pare, por um momento, para que seja feita uma análise, ou um planejamento mais elaborado, sobre a distribuição de funções dentro da empresa.

E é justamente aí que entra a utilidade de uma boa ferramente de gestão. Essa é uma alternativa mais simples e eficiente de controlar o fluxo de trabalho, e fazer com que as pessoas foquem nas coisas que realmente importam, conseguindo, assim, uma maior produtividade, sem ter que contratar mais.

Para ilustrar melhor essa situação vamos usar um exemplo. Imagine uma empresa em que a equipe de projetos faz a primeira parte do trabalho, planejando os produtos ou serviços a serem desenvolvidos, e depois passa para a equipe de produção colocá-los em prática.

Imagine agora que o número de clientes começa a crescer e, com isso, aumenta também a demanda. Então, os prazos começam a ficar mais apertados e o produto ou serviço não é sempre entregue a tempo. Aí, você faz uma análise rápida, e detecta que os projetos são passados na data certa, mas os prazos de conclusão da produção não são cumpridos. Qual é a reação lógica? Contratar mais gente para a produção.

A verdade é que essa lógica não é tão certa quanto parece. Em contato com algumas empresas, vi um caso muito semelhante a esse, mas o que acontecia de fato, era outra história. A equipe de projetos corria para cumprir seus prazos, e acabava enviando alguns planejamentos com erros. A equipe de produção tinha que devolver as peças, para que fossem corrigidas e só depois começavam a trabalhar nelas. Uma análise mais rasa não apontou esse retorno, já que apenas a data da primeira entrega, e a conclusão do produto ou serviço era computada. Para resolver o problema, contratou-se mais pessoal no setor final dessa companhia, e o resultado foi exatamente o mesmo. Nesse caso, só foi percebido o real problema quando começou a ser utilizada uma ferramenta de gestão. Através disso, pôde-se perceber, de maneira mais clara, onde realmente estava a dificuldade e, assim, cortar o mal.

O Runrun.it é uma alternativa de ferramenta de gestão de tarefas que pode ajudá-lo bastante, não importa qual o segmento de sua empresa. Através de um sistema de organização e priorização de tarefas, você poderá controlar o fluxo de trabalho com maior facilidade, fazendo com que as pessoas foquem naquilo que realmente importa, atingindo assim seu verdadeiro potencial.

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