O Runrun.it é uma ferramenta que busca simplificar a vida dos gestores. Além de oferecer um ambiente onde todo o fluxo de trabalho e de recursos é controlado, existem alguns relatórios que irão ajudar na gestão de projetos, gestão de custos/investimentos e na mensuração da produtividade na sua empresa. Se desejar assistir ao nosso webinar sobre eles acesse esse link.
Os relatórios disponíveis são: Custos, Planilhas (Status Report Geral, Timesheet por Cliente e Tempo por Status), Horas por projeto, Gantt, Esforço por Tipo de Tarefa, Alocação de pessoas, Horas disponíveis e Horas registradas.
Custos
O Runrun.it permite que você controle os custos de seus projetos, desde os gastos com mão-de-obra até fornecedores externos. O administrador da conta deve incluir o custo da hora/homem no perfil de cada usuário do sistema, um orçamento previsto para cada cliente (em horas e dinheiro) e gastos extras de cada projeto.
Em Relatórios > Custos, você vai poder:
- Analisar os custos de um cliente ou projeto, em relação ao tempo investido + custos extras, em um determinado período;
- Comparativo entre orçado e realizado;
Além disso, o relatório pode ser gerado sem os custos, apenas com as horas trabalhadas por usuário. Você ainda poderá salvar este relatório em pdf, imprimir e enviar por email.
Planilhas
Através desse tipo de relatório você consegue exportar algumas planilhas eletrônicas para análises manuais em softwares como Microsoft Excel, por exemplo.
São 3 opções:
Status Report Geral
Essa planilha gera um retrato (“snapshot”) daquele momento. Você pode escolher visualizar todas as tarefas entregues, podendo incluir também as em andamento, desenvolvimento ou não atribuídas, no período e Cliente>Projeto, que foi selecionado nos filtros. Ou seja, você poderá ver a quantidade de horas registradas, o primeiro e último esforço estimados da tarefa, o atual status dela, qual usuário abriu e qual (is) usuário (s) foi alocado na tarefa.
Timesheet por cliente
Você escolhe um período e um Cliente > Projeto através dos filtros e o sistema te envia, por e-mail, uma planilha com as respectivas tarefas selecionadas pelos filtros. Uma tarefa pode ter múltiplas linhas na planilha. Cada linha significa um período trabalhado na tarefa. Ou seja, que um usuário efetivamente estava trabalhando na mesma. Somados, esses períodos trazem o total de horas já trabalhadas na tarefa.
Tempo por Status
Através desse relatório de planilha você vai poder medir durante quanto tempo as tarefas de determinado cliente>projeto, por período determinado ficou aguardando em um mesmo status. Assim você vai poder saber, por exemplo, quando a tarefa #558 ficou aguardando no status “aprovação do cliente”.
O tempo nos relatórios está em decimais, faça a conversão para ter o resultado em HH:MM.
Horas por projeto
Chega de “timesheets” manuais. O Runrun.it faz “tracking” automático do tempo gasto nas tarefas. Nesse relatório você tem exatamente o tempo que cada colaborador gastou por Cliente e por Projeto, de acordo com os filtros selecionados. As informações levam em consideração o tempo contado automaticamente pelo sistema mais as horas incluídas (ou retiradas) manualmente pelos usuários.
É o relatório perfeito para enviar ao pessoal do financeiro que fará o rateio correto dos custos na empresa. Você também pode utilizá-lo para demonstrar a um determinado cliente que seu projeto está tomando mais horas do que as contratadas originalmente.
É um dos pontos fortes do Runrun.it, porque exige pequeno esforço dos colaboradores. Ao invés de fazerem planilhas de tempo diariamente ou semanalmente, agora devem apenas indicar em qual tarefa estão trabalhando e pronto, o Runrun.it faz o resto automaticamente. Não precisa nem pausar nos horários não úteis como almoço ou fora do horário de trabalho. O Runrun.it já pula essas horas automaticamente.
Ou seja, esse relatório trará as horas realmente úteis trabalhadas para Clientes e/ou Projetos.
Gantt
Quem está acostumado com a visualização em metodologias mais antigas de gestão de projetos, pode ver as tarefas de uma pessoa, um cliente ou mesmo um projeto através de um gráfico de Gantt. Nada mais é do que a representação das tarefas em uma linha do tempo.
Você pode clicar nas tarefas e seus detalhes serão mostrados. Se passar o mouse por cima das barras você vai conseguir ver as seguintes informações: cliente>projeto, horas registradas, esforço estimado e barra de progresso em porcentagem.
Esforço por tipo de tarefa
Tipo de tarefa é uma variável do Rurnun.it que você cria da forma que melhor se encaixa na realidade da sua empresa. Cada tarefa necessariamente tem que ter um Tipo definido. Desta forma, você terá o relatório que permite visualizar qual o percentual de horas gastas por Tipo de tarefa, agrupando por Cliente ou Equipe, identificando gargalos e melhorando seu fluxo de trabalho.
Por exemplo: uma agência de publicidade pode criar tipos como: criação de peça gráfica, peça digital, finalização, atendimento ao cliente, processos de aprovação, etc. Cada nova tarefa terá um desses tipos e os gestores da agência conseguirão ver quais os Tipos consomem a maior parte do tempo das equipes, podendo otimizar processos ou contratar novos recursos para os setores corretos.
Alocação de pessoas
Através desse relatório você vai poder analisar em quais Clientes>Projetos os seus colaboradores estão trabalhando. Saiba quanto cada cliente está demandando das equipes, compare onde há excesso de funcionários, onde alocar seus colaboradores e mostre para seu cliente quantas pessoas estão trabalhando no projeto dele.
Horas Disponíveis
Esse relatório responde à seguinte pergunta: Quando as pessoas ou equipes terão algum tempo livre de novo?
Dessa forma, você pode ver quando eles estarão disponíveis para novas demandas e se em uma mesma equipe existe equidade de alocação entre integrantes, conseguindo antecipar problemas na distribuição de tarefas.
Em vermelho está marcado o tempo que vai ser utilizado e em branco ficam as horas disponíveis de cada alocado selecionado nos filtros.
Horas registradas
Através desse relatório você vai acompanhar o tempo registrado, manual e automaticamente, por cada usuário.
Assim, você vai poder saber quem não está registrando horas no Runrun.it, ou seja, quem não está dando “Play” nas tarefas.
Além disso, veja quanto tempo os colaboradores investiram por Cliente>Projeto ou por Equipes.
