Onde você anota as coisas que você (e sua equipe) precisa fazer ao longo do dia, da semana ou do mês? Uma parte no caderno, outra em post-its, outra na agenda do celular, e outra ainda, em papéis avulsos, espalhados pela mesa… Se este cara é você, é prudente cogitar um organizador de tarefas profissional para salvar, hierarquizar e mensurar todo o trabalho que a sua equipe desempenha. A verdade é que uma empresa funciona como alguém, cheio de afazeres e prazos e orçamento limitado. Para escolher o organizador mais otimizado para suprir tantas necessidades, vamos conferir qual o tripé de funcionalidades essenciais. Assim você poderá se decidir pela melhor ferramenta:
1. Repositório
Informações salvas podem salvar um projeto. Seja quando um novo gerente chega à empresa e deve estar inteirado das negociações anteriores, ou quando é preciso encontrar um arquivo e não é viável perder tempo caçando-o em mil pastas. Por isso, escolha um organizador de tarefas que contenha um repositório online de todos os comentários e documentos compartilhados entre os colaboradores. Assim, será sempre possível recombinar um compromisso sem, porém, contestar que não houve combinado. Com um bom organizador de tarefas, os dados estarão arquivados e o projeto, a salvo.
2. Hierarquia
Não dá para trabalhar em paz, focado, se não houver critério. Adivinhar o que é prioridade é o maior inimigo da produtividade e é justamente o que acontece quando tarefas são delegadas de todas as partes, parecendo que a empresa tem vários chefes. Opte por um organizador de tarefas através do qual o gestor possa desenhar hierarquias no fluxo de trabalho, autorizando, afinal, quem pode delegar tarefas para quem – e quem pode receber de quem.
3. Relatórios
Esta é a grande sacada de um organizador de tarefas profissional, em comparação com um organizador pessoal – que você já deve ter usado. Mais do que guardar as informações trocadas e nortear as prioridades de sua equipe, deve ser possível gerar rapidamente relatórios detalhados de tempo e custo investidos nos projetos. Agora não se trata só da sua própria produtividade, mas de toda a equipe.
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